La Comunicacion organizacional. Ensayo

LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.

        Antes de conocer que es la comunicación organizacional o en la empresa tenemos que definir que es la comunicación propiamente dicha.

        La comunicación es el proceso bidireccional mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información, percepciones o conocimiento por medio de símbolos con significado para ambos.

        En la sección anterior se puede comprender, que la comunicación, es una actividad diaria que realizan todas las personas. Y así como es importante y cumple funciones esenciales en las relaciones personales, lo es también en las distintas organizaciones y empresas.

        En el ambiente de las organizaciones, la comunicación consiste en el proceso de emisión y recepción de información dentro de una compleja organización. En dicho proceso existen relaciones comunicativas tanto con el ecosistema interno como con el externo en que se desenvuelve la empresa. Por eso se clasifican dos niveles de comunicación empresarial:

• Interna: la que se da en el universo mismo de la organización, de la empresa con sus empleados.

• Externa: la que se da en el universo de la sociedad, de la empresa hacia el público en general, sus clientes potenciales y proveedores.  

COMUNICACIÓN INTERNA.  

        Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia también conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre sí para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informado, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

        En la empresa actual, es muy importante hacer llegar la suficiente información a los trabajadores para que se sientan implicados en los distintos proyectos. Además, hay que contar con su opinión.  La responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicación recae en los directivos.

TIPOS DE COMUNICACIÓN.

        Si la comunicación fluye por los canales formales creados por la organización o no, la comunicación puede ser:

1. Comunicación formal: es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos de acuerdo con algún criterio previamente autorizado para tratar de alcanzar los objetivos de la organización. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo y comunicada a todos a través de manuales, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. Sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizativa.

2. Comunicación informal: es la que surge espontáneamente y fluye libremente entre los miembros de una organización movidos por la necesidad de comunicarse, puede surgir en cualquier parte y los causes que emplea no son los fijados oficialmente por la organización, lo cual permite agilizar muchos tramites, y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización. Este tipo de comunicación sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.

        En función del camino que recorre la información del emisor al receptor, la comunicación interna en la empresa presenta cuatro sentidos:

1. Comunicación Descendente: Es la comunicación que fluye desde los niveles más altos de una organización hasta los más bajos. Estas van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos: instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la noción de una misión por cumplir.

        Esta utiliza como medios de información o canales los circulares, boletines, manuales de empresa, tablones de anuncio, cursos de formación, conferencias y folletos de bienvenida.  Su efectividad depende de lo extensa que sea la jerarquía de la empresa, por ejemplo: en empresas de gran tamaño puede llegar a tener menos efectividad debido al distanciamiento y esto puede llevar a una distorsión de la información.

2. Comunicación Ascendente: Fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los más altos (desde los empleados o mandos intermedios hacia la dirección o gerencia). Los canales de comunicación incluyen buzones de sugerencias, encuestas, sondeos de opiniones, informes a la gerencia,  reuniones de grupo y procedimientos de presentación de quejas. El alcance y la eficiencia de esta dependen de la cultura de la organización.

Ventajas:

• Permite a los mandos superiores conocer los problemas del personal.
• Facilita la integración y participación de los trabajadores.
• Influye en una adecuada toma de decisión.
• Promueve la mejora de calidad.

Desventajas:

• Los canales ascendentes no suelen estar formalizados dentro de la empresa.
• La información fluye distorsionada.
• Los jefes no admiten de buen grato las críticas a su gestión.

3. Comunicación Horizontal: Es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de comunicación se puede obtener a través de juntas, debates, asambleas, grupos de estudio, visitas a departamentos, etc.

Ventajas:

• Optimiza el compañerismo y el espíritu de equipo.
• Evita malos entendidos.
• Enriquece la formación y experiencia de los trabajadores.
• Facilita la coordinación.
• Propicia el consenso en la toma de decisiones.
• Ayuda a eliminar rumores, distorsiones de la realidad y malos entendidos.

4. Comunicación Diagonal: es el flujo de información que se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de comunicación forma parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una relación de dependencia entre ellas.  

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