Manual De Funciones

MANUAL DE FUNCIONES

Una vez realizados los análisis ocupacionales de cada uno de los cargos resulta fácil elaborar el manual de funciones para la empresa.

Este instrumento facilita la ubicación y orientación del personal además de que Permite establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada cargo.

Que aspectos se debe tener en cuentas para desarrollar un manual de funciones para una empresa limitada o que pasos se deben seguir para desarrollarlo

La existencia y desarrollo de un manual de funciones no depende del tipo de sociedad (limitada, anónima etc.). La finalidad del este manual es la de definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerárquicas, en consecuencia para la elaboración de un manual de funciones se deberá:

1. Definir estructura organizacional de la empresa

2. Definir la denominación y número de cargos que conformarán la estructura.

3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden

4. Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas.

5. Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos.

6. Aprobar y divulgar el manual en la empresa

Veamos lo que podría ser un modelo de manual de función para el cargo de secretaria ejecutiva. MANUAL DE FUNCIONES Elaborado Por: E-mail info@difementes.com © Ps Milton Leonardo Cubillos B. 1997 DIFEMENTES.COM Página 3 de

TITULO DEL CARGO: SECRETARIA EJECUTIVA

UBICACION : Gerencia

SUPERIOR INMEDIATO; Gerente

RESPONSABILIDAD POR PERSONAS; Mensajero, conductor de gerencia, auxiliar de archivo.

FUNCIONES

1. Mecanografía textos en original, copias, etc, tales como cartas, memorandos, documentos, actas, etc.

2. Toma dictados en taquigrafía directamente o con la ayuda de un "cassette" grabado y los transcribe en máquina.

3. Atiende y coordina al público bien personal o telefónicamente indicándole horas de atención, trámites de documentos, citas,, reuniones, etc.

4. Opera el PBX télefax y correo electrónico en comunicaciones nacionales e internacionales.

5- Coordina las labores y trabajos encomendados al mensajero, al conductor de la gerencia y a la auxiliar de archivo.

6. Vela por la atención de la Junta Directiva (actas, archivo, citaciones, correspondencia, etc,.

7. Realiza las demás funciones propias de su cargo que le son indicadas por la gerencia1 . MANUAL DE FUNCIONES Elaborado Por: E-mail info@difementes.com © Ps Milton Leonardo Cubillos B. 1997 DIFEMENTES.COM Página 4 de 4

PASOS PARA REALIZAR MANUAL DE FUNCIONES

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

1. ¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

El manual de organización y funciones (MOF) pretende:

Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente.

Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.

2. ¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

2.1. Equipo técnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el equipo técnico que va a elaborar el MOF.

2.1.1. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo

La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución.

Para

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