Manual Operativo De Ejecutivo De Ventas Banquetes

Título del puesto: _________Ejecutivo de Ventas/Coordinador de Eventos________________

Nombre del Ocupante: ______________ _____

Título del Puesto del Jefe Inmediato: ____Gerente de Banquetes.__ _________

Departamento: ________________Banquetes ________________________________

Ubicación Organizacional:

I. Objetivo Principal/Propósito:

Vender, Planificar y Coordinar las necesidades del cliente, así como supervisar la logística de los eventos especiales y corporativos hasta el cierre del mismo.

II. Funciones y Responsabilidades:

Principales Áreas de Responsabilidad

• Dar seguimiento, negociar y cerrar ventas de eventos sociales.

• Control del File de todos y cada uno de los eventos especiales y corporativos.

• Seguimiento al diseño y planeación de eventos especiales y corporativos.

• Envío de información solicitada por el cliente.

• Elaboración de carta confirmación

• Elaboración de carta contrato

• Elaboración de instructivos

• Seguimiento y modificación de presupuesto

• Supervisión de logística de eventos especiales y corporativos.

• Cobranza de eventos especiales y corporativos

• Cierre de Eventos (Liquidación del cliente y dar de baja en el sistema de Amadeus)

• Bloqueo de habitaciones para eventos

• Colaboración en pruebas de menú

• Comunicación con proveedores.

• Elaboración de check- lista de proveedores, servicios y necesidades del evento.

• Seguimiento a la evaluación del cliente

• Revisión e impresión de lista de invitados.

• Servicio de trámites para ceremonia civil.

A. Procedimientos (describa los procedimientos que son su responsabilidad)

Que hace, Como lo hace, para que lo hace, donde lo hace y a través de que lo hace)

• Dar seguimiento, negociar y cerrar ventas de eventos sociales.

Al momento de mandar la información el responsable de Call Center, inicia el seguimiento, negociación (por medio de rangos asignados de precios) y cierre, por parte del ejecutivo de ventas y se genera un file con contrato, datos del cliente, presupuestos tentativos y control de ingresos de Amadeus

• Control del File de todos y cada uno de los eventos especiales y corporativos:

Recibir el file ya revisado por el jefe de coordinación de eventos especiales, almacenarlo y complementarlo con la información adicional que se obtenga en el transcurso de planeación del evento; después del evento, archivar el file y mantenerlo almacenado mínimo un mes después del evento por si surge cualquier aclaración.

• Seguimiento al diseño y planeación de eventos especiales y corporativos:

Seguir las ideas de diseño del evento durante todo el proceso de planeación, asegurándose de estar de acuerdo con el cliente y de tener al proveedor adecuado para cumplir con lo requerido.

• Envío de información solicitada por el cliente:

Enviar por medio de e mails, cuando así sea requerida, la información que solicite el cliente sobre procedimientos, costos, diseños, etc. Todo lo que el cliente pueda necesitar aclarar antes del día de su evento. El coordinador de planeación debe asegurarse de mantener una estrecha relación con el cliente por este medio.

• Elaboración de carta confirmación:

Basándose en la hoja de detalles, el coordinador de planeación debe redactar en computadora la carta confirmación para el cliente asegurándose de incluir todos los detalles previamente acordados con el cliente, debe además, establecer la fecha y hora de cita para obtener la firma de cliente en la carta confirmación del evento. La firma de carta confirmación es necesaria para evitar confusiones, malentendidos y sobre todo para asegurarse que se ha llegado a un acuerdo con el cliente sobre lo que espera de su evento.

• Elaboración de carta contrato:

Una vez que se tenga la carta confirmación firmada, elaborar la carta contrato, en la cual se deben incluir todas las políticas y condiciones aplicables a la renta de Casanueva Mañanitas, se deben mencionar también, los detalles acordados en la carta confirmación. De ésta

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