PROCEDIMIENTO DE PLANEACION ESTRATEGICA

1. OBJETIVO

Definir un procedimiento para gestionar la dirección y control del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa realizando las siguientes planificaciones:

• Planeación Estratégica

Identificar, establecer, implementar y mantener la misión, visión, política de calidad, directrices de calidad, objetivos de calidad, cuadro de mando y sus  indicadores de gestión, según las necesidades de AVCOM El documento que recopila todo ello es el cuadro de mando.

• Planeación de los procesos

Identificar cada uno de los procesos necesarios para la prestación del servicio (Mapa de procesos o guía o red o ruta de procesos), establecer, implementar y mantener procedimientos, instructivos, protocolos o guías y caracterizaciones, para el desarrollo y gestión de cada procesos.

• Planeación de cambios o actualizaciones

Identificar los cambios y mejoras a realizar en AVCOM  con el fin de establecer, implementar y mantener la forma como se realizarán estos cambios o actualizaciones al Sistema de Gestión de  Calidad, para posteriores seguimientos y control. Apoyándose en el registro planificación de cambios y mejoras.

• Planear la mejora continua

Establecer la ruta a través del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), implementar y mantener los requisitos para la mejora continua de AVCOM. Acciones preventivas, correctivas y de mejora.

1. ALCANCE

Inicia con el análisis DOFA para determinar los factores positivos y negativos que afectan de manera interna o externa a la empresa, con el fin de establecer el contexto estratégico, la política de calidad en coherencia con la misión y la visión teniendo en cuenta como directrices de los objetivos de Calidad preestablecidos y que salen de la política de calidad.

Definición de los procesos que se gestionan en AVCOM para la prestación de servicios y comercialización del producto,

Definición y creación e implementación de indicadores de gestión.

La planificación de los cambios que afectan el Sistema de Gestión de Calidad y termina con la revisión gerencial y la toma de acciones para la mejora continua del Sistema.

1. RESPONSABLE

El Gerente General de la organización es el responsable de liderar el proceso y proveer los recursos necesarios para la gestión del Sistema de Gestión de Calidad.

El Comité Gerencial es quien define y divulga la misión, visión, política y demás directrices de la organización, realiza el seguimiento al cumplimiento de las mismas, implementa, mantiene y hace seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad, es el responsable de controlar las actividades que se describen en este documento.

Planificar acciones correctivas, preventivas y de mejora, tomar decisiones y generación de recursos ante resultados de la revisión por la dirección.

Es el encargado de realizar el acta de la revisión por la dirección y seguimiento en compañía del Gerente General y/o Gestor de Calidad.

Encargado de realizar seguimiento a la implementación de procesos, protocolos etc.

Planificar cambios o mejoras junto con el Gerente General, apoyándose en el registro Planificación de cambios y mejoras.

El Gestor  de Calidad es el encargado de elaborar los documentos de planificación del Sistema de Gestión de Calidad, con los dueños de proceso y velar por el cumplimiento de las actividades del Comité Gerencial. Pero es responsabilidad del líder, liderar los comités.

1. DEFINICIONES

Tomadas de la Norma NTC-ISO 9000 FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

• Política de Calidad

Directrices y objetivos generales de la empresa con respecto al sistema de gestión de calidad expresados de manera formal por las directivas de la compañía.  

• Directriz                  

Conjunto de Orientaciones de la Organización que define la Política de Calidad.

• Proceso                  

Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman entradas en salidas.

• Procesos Gerenciales

Son procesos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. Permiten llevar adelante la organización. Involucran personal de primer nivel de la organización. Afectan a la organización en su totalidad.

Procesos de operativos

Son procesos que permiten generar el servicio que se entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la satisfacción del cliente final. Son procesos que valoran los clientes y los accionistas.

Procesos de apoyo

Apoyan los procesos de la cadena de valor. Sus clientes son internos

Procedimiento

Documento que describe el objeto, alcance, las actividades, los responsables, los controles necesarios y en general las condiciones para realizar con eficacia los procesos que forman parte del sistema de gestión de calidad implementado por la compañía.

• Indicador

Es la medición de una característica de un proceso.

• Indicadores de eficacia

Miden la extensión en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

• Indicadores de eficiencia

Mide la relación entre los resultados alcanzados y los recursos utilizados.

• Registro                  

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

• Documento                

Información y su medio de soporte.

• SGC

El  Sistema  de  Gestión  de Calidad es el sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

• Mejora continua

Actividad permanente para aumentar la capacidad para cumplir con los requisitos.

• No conformidad

Incumplimiento de un requisito.

• Hallazgo                      

Cumplimiento o no cumplimiento de criterios establecidos.

• Gestión de la Calidad

Actividades   coordinadas    para    dirigir   y   controlar     una organización en lo relativo a la calidad.

• Planificación de Calidad

Parte de la Gestión de Calidad enfocada al establecimiento de  los  objetivos  de  la  calidad  y  a  la especificación de los procesos    operativos    necesarios    y    de     los    recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.

• Control de la Calidad

Parte de la gestión de Calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

• Aseguramiento de la Calidad

Parte  de  la  gestión  de  la  calidad (3.2.8) orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos (3.1.2) de la calidad.

• Adecuado: apropiado para un uso especifico
• Conveniente: Provechoso y útil para un propósito
• Eficaz: capacidad de lograr lo deseado con el mínimo de recursos posibles viables.
• Ciclo PHVA: El Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) es una concepción gerencial que dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y busca controlarlos con base en el establecimiento, mantenimiento y mejora de los estándares, tarea que se adelanta mediante la definición de especificaciones de proyectos (estándares de calidad), especificaciones técnicas de proceso y procedimientos de operación.

1. DESARROLLO

4.1.  DIRECCION ESTRATEGICA

La dirección mediante nombramiento realizado por el Comité de Gestión o Directivo, designa a un líder en este caso el Gerente General, dicho comité se reúne periódicamente (preferiblemente mensual) mediante consenso de cada uno de sus integrantes. Las decisiones tomadas y las tareas previstas y designadas para cada comité se registran en el registro Acta de Comité.

Para planificar el Sistema de Gestión de Calidad el Comité de Gestión se reúne y para ello es necesario recopilar la siguiente información:

4.1.1. Misión

Mensaje cortó y preciso de las actividades principales de la empresa (razón de ser).

4.1.2. Visión

Proposiciones para el futuro desarrolladas conforme a las actividades y valores de la empresa (a donde quiere llegar la organización).

Contexto estratégico

Se determinó por medio del Análisis DOFA las debilidades y fortalezas que afectan de manera interna y las amenazas y oportunidades que afectan de manera externa la empresa y de esta manera poder  establecer las estrategias. Realizando un análisis del contexto estratégico para gestionar acciones que conlleven a la mejora.

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