PROPUESTA DE MEJORA DISTRIBUIDORA ITATA

PROPUESTA DE MEJORA

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                                                                Nombre: Constanza Lepe S.

Concepción, 09 de octubre de 2020

PROBLEMAS DETECTADOS

Uno de los problemas detectados dentro de la empresa, es el referente al material P.O.P ya que, si bien no concentra pérdidas monetarias para la institución, crea desperdicios en cuanto a tiempo del personal, específicamente hacia a la analista comercial.

El material P.O.P corresponde a artículos de marketing que son de gran ayuda para la venta de productos, estos crean cierto de grado de persuasión hacia el cliente, puesto que permiten publicitar y exhibir los productos de una marca específica.  Frente a esto, este tipo de material es importante para la empresa, ya que al comercializar productos Nestlé, estos le permiten cumplir los objetivos de ventas mes a mes y también fidelizar a sus clientes.

En base a lo anterior, el poco control frente a la rotación de estos productos publicitarios genera una serie de otros problemas, ya que si bien existe un registro de las llegadas no lo hay para sus egresos, creando un conteo irreal de las cantidades almacenadas en bodega impactando directamente a la analista comercial. Esta última, es la encargada de analizar de manera diaria las ventas de cada vendedor y si se van cumpliendo los objetivos establecidos por Nestlé para la empresa, este cargo por otro lado, conlleva la gestión de los packs en el sistema, es decir, cargar y determinar cuántos de estos se han vendido. Generalmente, los packs vienen ligados con algún material publicitario que hace referencia al producto en promoción por lo que,  la encargada debe cargar una determinada cantidad de packs en conjunto con su material P.O.P respectivo, sin embargo, al momento de la carga al sistema se requiere de la gestión de personal de bodega para el conteo del material requerido, no obstante, aquí existe otro problema, que es la escasa organización de bodega en el almacenaje de estos productos puesto que, el material que va llegando se va arrumando dejando a los productos más antiguos sin acceso. Además, se dejan donde haya espacio sin un orden establecido, por lo que también genera un conteo no exacto ya que puede existir más de un mismo producto en otro sector.

Otro punto importante, efecto de esta última problemática, es el proceso de realización de reportes de stock solicitados por Nestlé, ya que el desconocimiento de las cantidades exactas de cada material conlleva directamente a que, al momento de la realización del reporte, la analista comercial deba dirigirse a bodega y contar cada producto requerido siendo este conteo no exacto.

En resumen, dentro de la empresa existen tres grandes problemas ligados al material P.O.P:

1. Desorganización de bodegas de almacenaje de artículos publicitarios.
2. Desconocimiento de las cantidades presentes de cada artículo.
3. Ineficiencia en el proceso de carga de packs y en realización de reporte de stock.

Sin embargo, el primer problema genera las dos últimas problemáticas.

DESPERDICIOS DENTRO DEL PROCESO

Uno de los despilfarros que se presentan, es la pérdida de tiempo de la analista comercial en el desarrollo de carga de packs, puesto que como se mencionó anteriormente, este proceso no es tan eficiente como debiera ser debido al desconocimiento de las cantidades de material P.O.P que se tienen, todo esto es efecto de la desorganización presente en bodega ya que, como se acopian artículos sin respetar ningún orden a medida que van llegando, existen artículos dispersos por todo el sector que muchas veces quedan debajo de otras cajas distintas y por ende pasan al olvido.

Un proceso de carga de packs eficiente debiera ser el siguiente:

Diagrama N°1: “Proceso eficiente de carga de packs”.

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Fuente: Elaboración propia.

El diagrama anterior, refleja un proceso sin presencia de despilfarros, en donde al existir un registro cuantificado real de material P.O.P se evita todo tipo de ineficiencia dentro del proceso.

Para que el proceso sea eficiente, el material P.O.P idealmente debe estar registrado en algún tipo de base de datos actualizada, con objeto de que la analista comercial tenga acceso inmediato a información real y verídica evitando, por ejemplo: Tiempo de espera y movimientos innecesarios.

No obstante, este proceso realmente es:

Diagrama N°2: “Proceso real de carga de packs”.

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Fuente: Elaboración propia.

De lo anterior, se puede observar el proceso real de la gestión de packs dejando en evidencia la existencia de desperdicios, como: Tiempo de espera y movimientos innecesarios. Esto es, producto del desconocimiento por parte de bodega y la analista comercial de la cantidad exacta de cada producto P.O.P debido a la desorganización dentro de bodega.

El proceso real contempla el requerimiento del personal de bodega para el conteo del producto que se necesita, sin embargo, por lo mencionado anteriormente este conteo generalmente no es el real, teniendo como efecto inmediato a que se tenga que cargar una fracción de lo contemplado de manera inmediata y posteriormente, otra porción en caso de que se encuentre más material P.O.P en algún otro sector.

Frente a esto, en mucho de los casos la respuesta de personal de bodega no es inmediata puesto que, deben dejar sus funciones para enfocarse en lo que le piden creándose otro tipo de despilfarro dentro del proceso.

Por otro lado, dentro del proceso de realización de reportes se encuentra otro tipo de despilfarro: Movimientos innecesarios siendo efecto directo de la desinformación de stock de cada producto publicitario.

Un proceso eficiente, debiera ser:

Diagrama N°3: “Proceso eficiente de realización de reporte”.

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Fuente: Elaboración propia.

El diagrama anterior representa el proceso ideal que debería seguir la realización de reportes de stock que solicita cada cierto tiempo la empresa Nestlé, en donde no se observan despilfarros siguiendo etapas de manera fluida.

Diagrama N°4: “Proceso real de realización de reporte”.

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Fuente: Elaboración propia.

El diagrama N°4 demuestra el proceso real que sigue la realización de reportes, existiendo dos tipos de despilfarros que no permiten crean un proceso fluido, sin interrupciones: Tiempo de espera y movimientos innecesarios.

IMPLEMENTACIÓN DE MÉTODO DE MEJORA CONTINUA: “5S”

La metodología 5S, es un procedimiento originalmente japonés muy útil para mejorar las condiciones de trabajo mediante una excelente organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo. Su nombre hace referencia a las iniciales en japonés de las cinco palabras que definen este método que comienzan con “S”:

1. Seiri: Eliminar
2. Seiton: Orden
3. Seiso: Limpieza
4. Seiketsu: Estandarización
5. Shitsuke: Disciplina

Esta herramienta es aplicada en todo el mundo debido a su sencillez y efectividad, ya que produce grandes impactos en un periodo de tiempo corto sin necesidad de grandes inversiones financieras. Además, permite que el personal se comprometa, visualizando los cambios creando una actitud positiva frente a estos.

Imagen N°1: “Método 5S”.

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Fuente: Visual paradigm.

Con objeto de enfrentar las problemáticas anteriores, se implementará la técnica de mejora continua “5S”, que permitirá eliminar todo tipo de desperdicio identificado con anterioridad causados por la mala organización y control de inventario de material P.O.P, además, esta mejora irá en beneficio directo hacia la analista comercial, ya que es la principal involucrada en estos problemas ya que, no le permite gestionar de manera óptima sus funciones.

La implantación de este método, será complejo para la empresa ya que, se tendrá que “quebrar” un sistema de funcionamiento en el cual todos están acostumbrados, por lo que será necesario establecer procedimientos con objeto de que todos puedan cumplirlos.

Es importante mencionar que esta metodología se instaurará en dos bodegas que posee la empresa, en donde la bodega más pequeña será destinada a material publicitario que es de requerimiento diario por personal de ventas y la segunda, con una dimensión mayor a la primera, almacenará productos muchos más grandes y que son útiles para la realización de packs.

A continuación, se explica de manera más detallada la metodología mencionada y como esta será instaurada en la empresa.

1. Clasificación o Selección: Esta primera “S”, consiste en eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios o inútiles para las tareas que se realizan, con el fin de controlar el flujo de cosas para evitar estorbos y elementos imprescindibles que originen desperdicios, como, por ejemplo: Pérdida de tiempo en localizar cosas, elementos o materiales obsoletos, etc.

De lo anterior, se procedió a separar todo material que estuviera obsoleto de lo que no, considerando como productos necesarios aquellos que pudieran ser usados en otros periodos. En el transcurso de periodo de orden, se eliminó una gran cantidad de materiales tales como: Afiches, exhibidores y cenefas obsoletos referentes al año 2019 o marcas antiguas. Además, se eliminaron afiches publicitarios debido a la gran cantidad almacenada de cada tipo, por lo que se determinó que para este tipo de material se dejará 1 paquete de cada afiche por zona teniendo en total 3.

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