PROYECTO COMPRA Y DESARROLLO DE FRANQUICIA DE CAFÉ TIM HORTONS EN MEDELLIN

1. ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO "COMPRA DE 2 FGRANQUICIAS DE TIM NORTONS EN MEDELLIN

DATOS:

Empresa/ Organización

Herramientas para la Gerencia Eficaz de Proyectos

Proyecto:

Compra Franquicia Tim

Hortons Medellín

Fecha de Preparación:

01/01/2018

Cliente:

TRESAMIGOS SAS

Patrocinador Principal

TRESAMIGOS SAS

Gerente del Proyecto:

VIVIANA ZULUAGA RAMIREZ

1, PROPOSITO Y JUSTIFICACION:

En los últimos 10 años en Medellín, los sitios de café han adquirido gran acogida por los ciudadanos, ya que valoran la calidad del mismo, y los sitios como tal se han convertido en punto de encuentro y reuniones. Paralelamente a esto en la ciudad de Bogotá, se inició el posicionamiento de la  franquicia de café canadiense Tim Hortons, la cual ha tenido gran éxito y proyección de crecimiento, razón por la cual se hizo atractivo el realizar un estudio de mercado en Medellín de la posible acogida de ésta franquicia, dicho estudio demostró que es factible y viable adquirir la franquicia y desarrollarla en Medellín. Se espera posicionar  un punto de venta en la milla de oro, ubicado en la avenida el Poblado y  otro en el mal viva las palmas. El proyecto consiste en la comprar de la franquicia para dos puntos de venta, en locales en centros Comerciales que son punto de encuentro en Medellín, con alto tráfico de personas adultas, estrato 6.  Se espera un retorno de la inversión inicial den un periodo de 18 meses y una rentabilidad esperada del 1,8 % mensual sobre el capital. Además de la valorización del negocio, el Know-how, y el posicionamiento de marca. Tim Hortons, es una cadena internacional de cafeterías, fundada en 1964 por Tim Hortons y Jim Charade en Hamilton, Ontario (Canadá). Está especializada en café, donuts y bollería industrial.

El grupo cuenta con más de 3.000 locales en Canadá, cerca de 500 en Estados Unidos y da trabajo a más de 100.000 empleados.1 En su país de origen supera en número de franquicias a McDonald's y ostenta el 60% de la cuota de mercado nacional en cafeterías, superando a la multinacional Starbucks.

Basados en su éxito en el exterior, y fundamentados en un estudio que  proyecta un incremento de consumo de café en los próximos 4 años en el país, se visualiza  como buen negocio la adquisición de una franquicia, para establecer la venta de café a través de  sitios gourmet, con espacios cómodos  para temas de negocio, entretenimiento y de paso (Autohortons), ubicados en zonas de estratos socioeconómicos altos, en donde se tiene mayor preferencia por éste tipo de espacios.

2, DESCRIPCION DEL PROYECTO Y ENTREGABLES

 El proyecto inicia con la constitución de la empresa, incluye los trámites de legales y la asignación de cargos y funciones.

La negociación de la franquicia, constituye todos los trámites legales, asignación del consultor que acompañe el proceso  y obtención de la franquicia lista para convertirse en un negocio local, Adicionalmente la importación del café y los equipos especiales para procesar el café y preparar sus diferentes variedades.

El posicionamiento de la marca a nivel local, se hará a través de pautas publicitarias y comerciales, se realizarán varia jornadas en diferentes puntos de la ciudad en donde se informe el origen del café, el proceso y tratamiento que tiene dando degustación a los clientes. Adicionalmente se dará a conocer los servicios adicionales que tendrán nuestros puntos de venta como el Auto Hortons y los espacios de working business.

La adquisición de los locales incluye el arrendamiento de los mismos, la obtención de las licencias y permisos requeridos para funcionar y las adecuaciones físicas y dotaciones de los espacios. El entregable final del proyecto, son los dos sitios de la ciudad en funcionamiento.

Inicio del proyecto 01-01-2018

Empresa creada 30-03-2018

Franquicia adquirida 30-03-2017

Diseño de Estrategias de conocimiento de marca  diseñada e implementada 28-02-2018

Implementación de Estrategias de conocimiento de marca  30-03-2018

Puntos de venta adquiridos 30-04-2018

Licencias y permisos de funcionamiento tramitadas 31-04/05-2018

Planos de diseño de remodelaciones para puntos de venta 20-04-2018

Puntos de venta remodelados 31-07-2018

Estrategia de posicionamiento de marca diseñada e implementada 30-10-2018

Puntos de venta funcionando 01-11-2018

Informe de posicionamiento entregado  (soporte) y cierre del proyecto 31-12-2018

3.REQUERIMIENTOS DE ALTO  NIVEL (DEL PROYECTO Y DEL PRODUCTO)

REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO: Los exigidos por la franquicia. Solo se puede usar la Marca Tim Hortons

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO: Dar cumplimiento a las políticas, procesos y procedimientos establecidos por la Franquicia.

Se contratarán sólo mujeres cabeza de familia, que serán previamente capacitadas  en el almacenamiento, procesamiento y preparación de todos los productos de la carta de Tim Hortons.

Los puntos de servicio estarán ubicados en zonas comerciales de estrato 6.

4.OBJETIVOS MEDIBLES DE ÉXITO Y CRITERIOS DE ÉXITO ASOCIADO (Alcance/Tiempo/Costo)

Objetivo: Posicionamiento de marca Tim Hortons

Indicador de Éxito: Tener un posicionamiento en el mercado de un 20% superior en ventas a la competencia en un año.

Alcance: Referente a la ciudad de Medellín

Cronograma: Próximos dos años

Calidad: Apertura de 2 puntos de ventas

Objetivo: La creación de la empresa compradora de la franquicia

Indicador de Éxito: Contar con inversionistas el cual confíen en la ciudad y en el éxito de este tipo de negocios en la ciudad como es el caso de la competencia, Juan Valdez, OMA, Starbucks, etc.

Alcance: Referente a la ciudad de Medellín

Cronograma: Desde el inicio 01/01/2017

Calidad: Apertura de 2 puntos de ventas

Objetivo: Adecuación Optima de los puntos de Venta

Indicador de Éxito: Cumplir con las exigencias de diseño, marca y comercialización de productos que exige la casa matriz para una exitosa apertura de la franquicia en la ciudad y posible crecimiento.

Alcance: Referente a la ciudad de Medellín

Cronograma: Desde el inicio 01/01/2017

Calidad: Apertura de 2 puntos de ventas  a través de su diseño, visualización de marca, y exigencias de la casa matriz en Canadá, llame la atención de los cliente

4.OBJETIVOS GENERALES DEL NEGOCIO

*Adquirir un nivel alto (50%) de preferencia en el mercado de café de gourmet en la ciudad de Medellín en los próximos 4 años.

* Presentar a los clientes una propuesta de valor diferente con atención de 24 horas, donde los clientes podrán realizar auto atención a través de su automóvil, el cual denominaremos Auto Hortons.

*Comercializar productos comestibles que acompañen el café y hagan más atractivo el negocio don diversidad de productos para los clientes.

*Ofrecer un servicio de atención más eficiente en términos de tiempo, en los dos puntos de atención de la ciudad de Medellín.

5, PREMISAS Y RESTRICCIONES

PREMISAS: Los sitios elegidos para la ubicación de los puntos de venta, deben continuar siendo ser puntos concurridos y visitados por el público objetivo del proyecto.

Se debe contar con proveedores locales  capaces de hacer mantenimiento y reposición de repuestos a los equipos para hacer el café.

Se deben tener todas las condiciones y permisos necesarios para poder realizar las transacciones y demás trámites para importación del café.

RESTRICCIONES: El costo de diseño y adecuación de los puntos de venta no puede superar el monto de  $300.000.000

Los equipos para preparar el café no deben superar el monto de $150.000.000

El proyecto no debe superar dos años para entregar los 2 puntos de venta en funcionamiento.

6, RIESGOS INICIALES DE ALTO NIVEL

*Que el precio del dólar supere los $3.500 en los primeros 2 años.

*Apertura de puntos de venta de otras franquicias de venta de café, con gran renombre y posicionamiento a nivel mundial.

*Caída, en posicionamiento, de los sitios en donde se tiene previsto la apertura de los puntos de venta.

7, CRONOGRAMA DE HITOS PRINCIPALES

ACTIVIDAD

FECHA

Inicio del proyecto

01/01/2018

Creación de empresa y adquisición de franquicia

30/03/2018

Estrategias de posicionamiento de marca

30/04/2018

Adquisición y remodelación de puntos de venta

31/05/2018

Apertura y entrada en funcionamiento de puntos de venta

01/11/2018

8, PRESUPUESTO ESTIMADO

COMPONENTE DEL PROYECTO

COSTO

Creación de empresa (capital)

$100,000,000

Adquisición de la franquicia

$20,000,000

Equipos para preparación del café

$150,000,000

Muebles y enseres

$120,000,000

Remodelación  de los locales

$50,000,000

FONDOSDEL PROYECTO/ FUIENTE

Monto

Recursos propios

$300,000,000

Préstamo bancario

$500,000,000

9, LISTA DE INTERESADOS (STEAKHOLDERS)

Nombre

Cargo

3 Amigos s SAS

Inversionistas

Empresa Tim Hortons

Departamento de Franquicias y proveedores

Gobierno

Regulación y Normativa

PM y equipo de trabajo

Ejecución del Proyecto

Clientes

Proyecto que proporciona a los clientes un lugar para el esparcimiento, sitio de reuniones o simplemente para saciar un deseo en términos de alimentos y bebidas

10,REQUISITOS DE APROBACION

El gerente del Proyecto  no podrá modificar el alcalde del proyecto, sin acta de reunión firmada por el sponsor donde se haya tomado ésta decisión con fuertes argumentos

Las Decisiones del personal serán enteramente de su autonomía y resorte.

El costo total del proyecto (presupuesto) no podrá superar el 5% de lo programado, para superar éste valor se debe solicitar al sponsor autorización con argumentos de peso.

Podrá ajustar el cronograma del proyecto, sin superar el tiempo total establecido, ya que tiene varias actividades que pueden hacerse simultáneamente.

11,ASIGNACION DE GERENTE DEL PROYECTO (PM)

Viviana Zuluaga Ramirez, es la gerente del proyecto. Desde el inicio 01/01/2018

12, REQUISITOS PARA APROBACIÓN  DEL PROYECTO

Requisitos

Medición

Reconocimiento de la marca en la ciudad

El 55% de la población debe conocer la marca

Posicionamiento de puntos de venta

El 35% El 55% de la población debe conocer los puntos de venta

Cumplimiento de tiempo establecido

No superar la fecha final del proyecto establecida

Cumplimiento del presupuesto establecido

No superar el presupuesto establecido en más de 5%

PLAN INTEGRADO DEL CAMBIO

ENTRADA

PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

La planificación de la franquicia de CAFÉ TIM HORTONS EN MEDELLIN regirá sus acciones lo más ligado posible al cronograma de tiempo expuesto anteriormente en el plan de gestión de cambios, se dirigirá la gestión primordialmente al estudio del mercado ya que con este se verificara la viabilidad en cuanto a la ubicación, producto, clientela etc. Todo esto se controlara minuciosamente mediante un cuadro de actividades de esta manera se asegurara la calidad y que todo valla acorde a los planes y tiempos establecidos.

INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Se asignaran las labores de acuerdo a los cargos y los desempeños que cada trabajador valla a ejercer dentro de la franquicia de igual manera se evaluara el desempeño con esto se podrá evidenciar las acciones correctivas y preventivas al momento de presentarse alguna falla ya bien sea humana o técnica.

SOLICITUDES DE CAMBIO

Por el momento no se hacen solicitudes de cambio pero en caso de que se presente (ya sea mediante un escrito, vía correo electrónico o verbal) se realizaran las acciones correctivas, preventivas y de reparación de defectos.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

. La cultura, estructura y procesos de una empresa u organización.http://ppmci.com/projectmanagement/400/45-realizar-el-control-integrado-de-cambios.html
Sectores industriales, las normas estatales y reglamentos en torno al proyecto y su ejecución.
Infraestructuras de la organización, incluidas las instalaciones, capital, los servicios prestados, etc.
Directrices de recursos humanos, los sistemas de autorización, registros, procedimientos y políticas.
Mercado y las condiciones económicas generales.
Tolerancia al riesgo.
Clima político.
Los canales de comunicación de la organización.
Bases de datos y sistemas de información.
Proyecto de Sistemas de gestión de la información, tales como software de gestión de proyectos y herramientas.

ACTIVOS D ELOS PROCESOSO DE LA ORGANIZACIÓN

Las normas, procesos y políticas de la organización, incluyendo la salud, la seguridad, la ética y las normas y políticas de gestión de proyectos.
Los criterios para realizar propuestas y evaluaciones.
Las plantillas, formularos estandarizados, la estructura de desglose del trabajo y los informes.
Los requerimientos de comunicación, tecnología, medios de comunicación, retención de datos y seguridad.
Directrices para el cierre del proyecto, auditorías, evaluaciones, criterios de aceptación, etc.
Información sobre la presentación de informes de tiempo, gasto, disposiciones del contrato, controles financieros.
Procedimiento de control de cambios.
Procedimiento de gestión de riesgos, análisis de riesgos e informes de impacto.
Lecciones aprendidas.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Cronograma de actividades

inventario

control de ingresos y egresos

como está entre muchas  otras que a medida que se necesite su implementación se van evidenciando

SALIDAS

SOLICITUDES DE CAMBIOS APROBADAS

Los cambio se evidenciaran mediante las solicitudes ya bien sea de clientes, proveedores o integrantes de la franquicia pero también serán los resultados de las acciones preventivas y correctivas  identificadas por algún miembro ya sea interno o externo de la franquicia

REGISTRO DE CAMBIOS

se registraran física y virtualmente todos los cambio  dependiendo su prioridad para su respectiva solución

ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION  DEL PROYECTO

se actualizara dependiendo su necesidad

ACTUALIZACIONES A LOS  DOCUMENTOS DEL PROYECTO

se actualizarán dependiendo los cambios que surjan