Plan de Comunicacion Interna “Construcciones y Soluciones CP”

Contenido

INTRODUCCION        2

1.        La comunicación interna        3

1.1.        Plan de Comunicación Interna de “Construcciones y soluciones  CP”        3

1.2.        Objetivos        4

2.        Selección de Medios        5

3.        Planificación de Acciones        5

3.1.        Análisis previo de la comunicación existente        5

3.2.        Realizar un Diagnóstico de la Situación de comunicación        6

3.3 Establecer Una Línea de Acción        6

3.3.        Diseñar el Plan de Comunicaciones interno        7

4.        Cronograma Plan de Comunicaciones        7

5.        Establecimiento de Responsabilidades        11

6.        Seguimiento        11

7.        Analisis breve de la actividad partiendo de los contenidos especificados en  los elementos de competencia 2        11

INTRODUCCION

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Con la realización de este Plan de Comunicaciones interna, se pretende dar a conocer cuáles son las necesidades comunicacionales que tiene la empresa “Construcciones y Soluciones CP” propietaria de una de las marcas más reconocidas a nivel nacional y mundial, que suple las necesidades al ramo de la construcción, gran generadora de empleo directo e indirecto, caracterizada por ofrecer a sus clientes los mejores productos.

Se han dado cuenta que cuán importante es para nuestras vidas la comunicación, ya que todo lo que emprendemos ya sea la terea más simple requiere actos comunicacionales, sobre todo en la actualidad, en que estos actos son de suma importancia para la empresa, puesto que todas las funciones administrativas  involucran alguna forma de comunicación, ya sea para planear, dirigir, organizar o controlar de forma directa o indirecta, siempre van a estar en comunicación con otros y a través de otros. Una comunicación efectiva es la base para construir las bases de una organización

1. La comunicación interna

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Una excelente comunicación interna de una empresa  u organización se muestra como eje fundamental en el desarrollo de las relaciones de trabajo, a la vez que favorece la mejora de los procesos y la motivación de las personas que la integran; debe ser un proceso de intercambio permanente y dinámico entre los miembros de la organización se trata de involucrar en lugar de convencer o imponer, de fomentar la toma de decisiones a partir de la experiencia de sus propios integrantes y de contar con el personal, como el recurso estratégico para la concesión de los objetivos marcados y el cumplimiento de su Misión y Visión.

1. Plan de Comunicación Interna de “Construcciones y soluciones  CP”  

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1. Objetivos

1. Compartir la información necesaria para reforzar su nueva estructura organizativa y garantizar la calidad de sus productos y el servicio al cliente

1. Propiciar entre todo el personal el desarrollo de una visión común, acerca de su política organizacional y empresarial.

1. Mantener oportuna y adecuadamente informado al personal, acerca de los cambios en el nuevo entorno que incidan en el funcionamiento de la empresa.

1. Establecer canales de comunicación bidireccionales que permitan sentar las bases para el mantenimiento de un clima de trabajo.

1. Objetivos específicos

1. Utilizar diferentes herramientas de investigación tanto para diagnosticar el inicio del proceso, la situación existente en materia de comunicaciones en la empresa, como para evaluar al final del mismo, los resultados obtenidos con los esfuerzos de la mejora.

1. Propiciar la identificación de los colaboradores con la organización, y por lo tanto, el orgullo y sentido de pertenencia, difundiendo los elementos de la cultura corporativa (misión, visión, valores).

1. Asegurar que todo el personal que integran la organización reciban información relevante, suficiente, confiable y oportuna sobre el entorno, la empresa y sobre su trabajo; son muchas las cosas que los colaboradores necesitan saber para sentirse parte de la organización y para desempeñar efectivamente sus tareas.

1. Favorecer la integración de la organización con y entre sus colaboradores, fortaleciendo la comunicación vertical, horizontal y diagonal, fomentar el trabajo en equipo, propiciar el rompimiento de las barreras existentes entre las áreas y niveles, y crear un clima de colaboración y apoyo para el cumplimiento de los objetivos comunes.

1. Selección de Medios

Teniendo en cuenta que existen diferentes tipos de comunicación organizacional como la comunicación formal en donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la empresa, por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal. La comunicación descendente en donde se envían los mensajes de la gerencia a los subordinados con el fin de proporcionar instrucciones  suficientes y específicas  de trabajo.

Por lo anterior, y considerando que la empresa “Construcciones y Soluciones  CP”  es el resultado de la fusión de dos organizaciones,  la forma  eficaz y rápida  de tener la información necesaria para su dirección inicialmente se bebe utilizar la comunicación “Ascendente” por considerar que es aquella que va del subordinado a los superiores, con el principal beneficio de esta comunicación es el de ser el canal por el cual la administración conocerá las opiniones de los subalternos en todos sus procesos de producción y administrativos; al igual algo importante que le permite tener una información sobre el clima laboral actual de la empresa si se tiene en cuenta que el material humano es la base fundamental de toda organización.

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1. Planificación de Acciones

1. Análisis previo de la comunicación existente

En esta fase inicial, la organización debe investigar las necesidades de información/comunicación para lo cual se debe respondes las siguientes preguntas.

1. ¿Cuál es la sensibilización existente sobre la importancia de la comunicación interna en el trabajo?
2. ¿Están bien identificadas las demandas/ofertas informativas?
3. ¿Existe una implicación por parte de la nueva dirección de la empresa?
4. ¿Existen problemas en el sistema de comunicación actual es decir no llega a todo el mundo, se hace un mal uso del mismo,etc.
5. ¿Son adecuados los canales y medios existentes de comunicación?

Para esto, se lleva a cabo un análisis inicial de los siguientes factores

• La oferta y demanda de comunicación a través de la recogida de información con el personal (métodos informales, diálogos en secciones de formación, herramientas de feedback a partir de reuniones informativas etc. y formales como sección, estudios específicos.
• Los documentos generados en la organización como el material normativo o de difusión de empleados.
• Los responsables de las tareas de comunicación
• Las relaciones entre los grupos que existen en la organización.
• El contenido y la forma de los mensajes trasmitidos.
• Los flujos y recursos de comunicación
• Las estrategias de la organización
• La voluntad y capacidad de actuación de la gerencia.

1. Realizar un Diagnóstico de la Situación de comunicación

Una vez concluido el análisis anterior, se analiza el material obtenido, identificando cuales son:

• Los actores generadores y receptores de la información
• Los flujos informativos
• El volumen y tipo de información que reciben y generan dichos flujos
• Las demandas potenciales de comunicación, personas implicadas
• Puntos fuertes y débiles de la comunicación.

3.3 Establecer Una Línea de Acción

Como respuesta a aquellos aspectos de la comunicación identificados como puntos críticos, se definen orientaciones que denotaran la importancia y la necesidad de operar sobre determinados puntos, estableciendo una prioridad en función de su importancia.

1. Diseñar el Plan de Comunicaciones interno

En dicho plan deben quedar incluidos los objetivos, metas y resultados esperados

1. Cronograma Plan de Comunicaciones

Teniendo en cuenta que la empresa “Construcciones y Soluciones  CP” se constituyó legalmente en el mes de noviembre del año de 2012 se da inicio a un cronograma. Para desarrollar el plan de comunicaciones a partir del mes de Enero de la vigencia de 2013 y tratándose  de un proyecto de plan de comunicaciones se anotan fechas supuestas.

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