Planeacion estrategica. Pasos del proceso de control

Introducción

Es momento de que conozcas la cuarta etapa del proceso administrativo llamada Control. Aquí estudiarás las técnicas y métodos que nos ayudan a verificar las actividades de toda la empresa. Aunque la etapa de control es la última del proceso administrativo, las técnicas que veremos en esta Unidad se pueden aplicar también en todas las demás.

Los temas que se verán en esta Unidad son:

• Importancia del control en las organizaciones
• Pasos del proceso de control
• Herramientas de control

• Controles financieros
• Presupuestos
• Auditorías internas y externas
• Administración de operaciones
• Administración de inventarios
• Sistemas de información y control
• Evaluación del desempeño: medición de estándares y acciones correctivas de las actividades principales del Departamento de Recursos Humanos

2. Pasos del proceso de control

El control debe aplicarse de acuerdo con un proceso definido que consta de los siguientes pasos:

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Se deben determinar unidades de medida que sirvan como un patrón, un objetivo o modelo en el cual se efectúe el control. Entre los principales estándares de control dentro de las organizaciones aparecen el rendimiento de beneficios, la posición en el mercado, la productividad, la calidad del producto, el desarrollo del personal y la evaluación de la actuación.
• Medir los resultados. Es el cálculo de los resultados mediante unidades de medida, para ello es importante la efectividad de los sistemas de información y éstos deben ser a tiempo, confiables y válidos. Una vez que se tiene la información se debe comparar con los resultados obtenidos con los estándares establecidos para, de esta manera, determinar si se cumplió el objetivo o no.
• Tomar medidas correctivas. El beneficio del control sólo se puede dar si se emplea una acción para corregir o integrar las desviaciones en relación a los estándares. Los jefes, gerentes, líderes o ejecutivos solamente la pueden aplicar debido a la autoridad que tienen dentro de una empresa.
• Retroalimentación. Siempre es importante que una vez aplicado el proceso de control se realice un análisis y se dé réplica a los implicados.

Además, para implementar un sistema de control se requiere:

• Contar con objetivos y estándares de control.
• Que el personal involucrado comprenda y esté de acuerdo con los controles.
• Que los resultados finales de cada actividad se establezcan con base en los objetivos.
• Evaluar la efectividad de los controles.

Es importante identificar los factores que comprende el control para que sean considerados al momento de diseñar medidas de control. Dichos factores son los siguientes:

• Cantidad: cualquier cosa debe ser medible para poder ser evaluada.
• Tiempo: debe fijarse un horizonte de tiempo con la finalidad de medir el cumplimiento.
• Costo: debe establecerse el costo para determinar si es pertinente aplicarlo.
• Calidad: la calidad es cualitativa, sin embargo, es determinante en el gusto del consumidor.

3. Tipos de control

En las empresas se adoptan diferentes tipos de control para verificar el cumplimiento de los objetivos. Entre los más importantes están el control de políticas, el control de procedimientos, el control del personal, el control de producción y el control de ventas. En seguida se explica cada uno de ellos:

• En el control de políticas es necesario comprobar que cada política en la organización facilite el cumplimiento del objetivo general de la organización. Por ejemplo, la política de personal dice: el personal administrativo debe cumplir con el perfil establecido en la descripción de puestos, sin embargo, al comparar al personal contratado con la descripción de puestos nos damos cuenta de que hay discrepancias, aunque no por ello se deja de contratar a ese personal. En este caso es conveniente remarcar que si la organización tiene políticas establecidas, éstas deben respetarse porque si no lo hacen no tiene caso tenerlas.
• El control de procedimientos dentro de las organizaciones es necesario porque ayuda a estandarizar un proceso dentro de cada actividad.
• Control de personal, existen factores de medición de personal como control de asistencia, control de puntualidad, evaluación del desempeño, detección de necesidades de capacitación, entre otras.
• Control de producción, en el proceso de medición de la producción existen diferentes modalidades de control, las cuales son de calidad, de inventarios, de mantenimiento a máquinas y de equipos de control.
• Control en ventas, una manera de controlar las ventas es a través del presupuesto de ventas anual, mediante las visitas periódicas a los clientes, las encuestas de satisfacción al cliente, entre otras.

Recapitulación de la Unidad

Durante esta Unidad se estudiaron las dos primeras etapas del proceso administrativo: dirección y control. A continuación se resumirán sus conceptos más importantes:

Recuerda que dirección significa gobernar, guiar, vigilar y conducir a los subordinados para lograr ciertos objetivos.

Roles gerenciales

Dentro de los roles gerenciales encontramos los siguientes:

• Rol interpersonal: dirige discursos, confiere honores, preside comités y representa a la empresa.
• Líder: motiva, dirige y valida el trabajo de los subordinados.
• Enlace: representa a la organización ante diferentes instancias públicas y privadas.
• Monitor: revisa y observa el cumplimiento de las metas.
• Difusor: informa dentro de la organización y de manera externa.
• Empresario: autoriza cambios, fija objetivos y formula planes.
• Solucionador de problemas: resuelve conflictos y enfrenta a la competencia.
• Asignador de recursos: aprueba gastos, programas y promociones, fija prioridades.
• Negociador: gestiona acuerdos con clientes, proveedores y agencias.

Habilidades gerenciales

• La habilidad técnica. Es el conocimiento de los procesos y actividades para realizar el producto principal de su empresa
• La habilidad humana. Es la capacidad para trabajar con otras personas dentro de la organización, interactuando, comunicando y motivando, por eso esta habilidad es la más difícil de lograr
• La habilidad conceptual. Es la capacidad de análisis del contexto de los negocios que sirve de base para tomar decisiones

Principios del control

El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de acuerdo con las metas y los planes de la gerencia. Sus principios son:

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