Presentación gestión de proyectos

Gestión de proyectos

1. Ciclo de vida de un proyecto

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. (Lledó y Rivarola (2007))

La administración de proyectos se orienta directamente a objetivos específicos y de carácter finito que una vez cumplidos logran la finalización de su proceso.

Ciclo de vida de un proyecto:

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Las fases de un proyecto se consideran completas cuando se finaliza con los entregables, los cuales son bienes o servicios claramente definidos y verificables que se realizan durante el proyecto o que se generan como resultado.

1. Responsabilidades y competencias de un administrador de proyectos:

El administrador del proyecto es el responsable de lograr el objetivo deseado en tiempo y forma, debe ejercer liderazgo en el grupo de personas que participan en el proyecto y tiene la autoridad y responsabilidad sobre estas lograr que estas se involucren para obtener el resultado deseado. Debe tener una comunicación efectiva tanto hacia adentro del equipo, comunicando claramente los objetivos, el estatus, los retos, etc.; como hacia el exterior para informar a quien deba informar el avance del proyecto.

Debe fomentar el trabajo colaborativo, el respeto, el sentido de urgencia, el enfoque a lograr los objetivos planteados; así como toma de decisiones oportunas para el logro de los objetivos.

El administrador de proyectos debe tener los conocimientos en el área en el que se desarrolle el proyecto (construcción de un hotel, instalación de una planta industrial, remodelación de un restaurante, ampliación de una universidad, etc.).

Durante la realización del proyecto el administrador debe realizar presentaciones efectivas, negociar y realizar análisis y solución de problemas, tanto con su equipo con el exterior.

1. Etapa previa al inicio de un proyecto

Antes de iniciar un proyecto debemos realizar un análisis técnico-económico.

Este análisis comienza por identificar las posibles alternativas para cumplir con el objetivo del mismo, para cada alternativa se determinan las necesidades (tiempo y costo) y se evalúa el impacto en diferentes aspectos como calidad, seguridad, productividad, etc., así como la incertidumbre que tiene cada una.

La evaluación la realiza el grupo de interés del proyecto y se decide por consenso por “la mejor” para que así todos se comprometan con el proyecto seleccionado y evitar futuros conflictos.

1. Etapa de Planificación - alcance del proyecto

Una vez que se ha decidido la mejor alternativa, se da la autorización formal para comenzar el proyecto propiamente.

Se inicia con la primera etapa del proyecto, la etapa de planificación.

La etapa de planificación es fundamental ya que es cuando el administrador del proyecto puede influir más en el tiempo, costo y calidad del proyecto.

             En esta etapa es cuando nos aseguramos de considerar todo el trabajo requerido para  realizar el proyecto exitosamente, por lo mismo, entre mejor desarrollemos esta etapa nos será más fácil cumplir.

En la etapa de planeación debemos especificar por escrito los siguientes puntos:

• Definición del objetivo del proyecto
• Misión del proyecto.
• Necesidades del cliente (producto o servicio deseado).
• Alcance del proyecto (justificación, descripción y entregables).
• Estructura de la división del trabajo.
• Agendas y cronogramas.
• Recursos (personas, equipo, materiales, servicios).
• Análisis de riesgo.
• Sistemas de control.

Para definir con claridad estos puntos debemos dar respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué hay que hacer?
2. ¿Cómo hay que hacerlo?
3. ¿Quién y cuándo lo va a hacer?
4. ¿Cuánto costará?

Es recomendable prestar especial atención en anticipar riesgos e inconvenientes que pudieran presentarse y elaborar un plan B para imprevistos. Lamentablemente hoy por hoy, muchos líderes de proyecto no toman en cuenta las restricciones o las injerencias externas que puedan tener las actividades que componen el proyecto y esto provoca el incumplimiento de tiempos de entrega, objetivos o alcances del proyecto, etc.

Todo proyecto tiene una fecha límite, presupuesto y resultado deseado. Consta de tareas repetitivas con el fin de obtener un resultado final que dé respuesta a la necesidad del cliente o negocio, mediante la utilización de recursos y tiempo determinado.

El alcance del proyecto se refiere al trabajo necesario para lograr el objetivo del proyecto, funciona como indicador de su tamaño y esfuerzo necesario para terminarlo.

1. Estructura desglose del trabajo y sus características (EDT)

Una vez que se ha establecido el alcance del proyecto, hay que definir las actividades necesarias para lograrlo, quién las hará, cuánto tiempo tomará y cuánto costará; también se definen los entregables para cada etapa.

Hitos: puntos identificables que resumen la conclusión de las tareas; es decir, los hechos relevantes en un proyecto.

Se recomienda que el desglose de actividades lo realicen personas familiarizadas con el proyecto y con las tareas que se van a desarrollar.

Una vez que se ha definido lo anterior, esta información se presenta formalmente al equipo de trabajo del proyecto mediante un documento denominado “Charter” (acta de constitución del proyecto) en la junta de “arranque de proyecto” (Kickoff Meeting) donde se explica a detalle las bases del proyecto, el nombre de los integrantes del equipo, sus roles y contribuciones.

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1. Gestión de tiempos

1. Proceso de la gestión de tiempo

Según la guía internacional PMBOK (Project Management Body of Knowledge) se cuentan con seis etapas para la gestión del tiempo dentro de un proyecto. [pic 4]

1. Secuencia y estimación de recursos

Todas las actividades necesarias para realizar el proyecto se deben especificar así como la secuencia entre ellas, es decir, su tipo de dependencia.

Podemos identificar 3 tipos de dependencia:

1. Dependencia obligatoria: son actividades que por lógica requieren ser en secuencia. Por ejemplo no puedes pintar una pared sin antes haberla construido.

1. Dependencia discrecional: las actividades que definen su secuencia de acuerdo al líder de proyecto o al director, es decir, están asignadas por la prioridad de la autoridad dentro del proyecto.

1. Dependencia externa: es cuando las actividades dependen de entidades externas al proyecto o a la institución. Por ejemplo, cumplir aspectos legales, créditos, etc.

En la etapa de planeación se realiza la estimación de recursos a utilizar dentro de cada actividad, los recursos son todo lo necesario para realizar la actividad, puede ser personal, equipo, tiempo, etc. Normalmente los recursos son limitados, por lo que es responsabilidad del administrador del proyecto estimar las necesidades del mismo de manera eficiente para que el proyecto se concluya satisfactoriamente.

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