Proceso Administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado. Este término tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice.

¿Qué es un proceso administrativo?

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc. con los que cuenta la empresa.

El proceso administrativo se lleva a cabo por diferentes funciones, las cuales son: planeación, organización, integración, dirección, control.

Definir las dos fases del proceso administrativo:

Mecánica o Estructural: Se refiere a la estructuración o construcción de la organización hasta llegar a integrarla en su plenitud funciona esta para el desarrollo .

Dinámica u Operativa: Es aquella donde totalmente estructurada desarrolla de manera eficiente y ética las funciones operaciones en toda su variedad pero coordinada complejidad.

Las etapas del proceso administrativo pertenecen a las siguientes fases:

Planeación ------ Mecánica

Dirección ------ -- Mecánica

Organización --- Mecánica

Integración ------ Dinámica

Control------------- Dinámica

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO…

Planeación. ¿Qué voy a hacer?

Determinar que vamos ha hacer antes de realizarlo, consiste en fijar el curso concreto de acción derivada de la etapa de previsión .

Pronósticos: Determina algo en un tiempo determinado "suposición de lo que vamos a hacer".

Tipos de planes:

Planes a corto plazo. Un día, una semana, un mes.

Planes a mediano plazo. Pueden ser de dos años y menores de 5 años

Planes a largo plazo. Son mayores a cinco años.

Plantación estratégica. Construcción de escenarios en el futuro "es planear desde futuro y construir escenarios".

Organización. ¿Cómo se va hacer?

Se encarga de que en su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

Tiene tres acepciones, dos etapas y cinco elementos.

Integración. ¿Con quién?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

Las etapas de la integración son las siguientes:

* Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener una bolsa de trabajo.

* Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.

* Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte en el trabajo.

* Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz

Dirección ¿Vigilar que se haga?

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador.

Toma de decisiones. Tener autoridad para tomar decisiones.

Control. ¿Cómo se efectuó?

Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos, en pocas palabras medir y evaluar.

INVESTIGAR LAS SIGUIENTES DEFINICIONES QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Planeación.

Filosofía de la empresa: La filosofía de la empresa identifica la “forma de ser” de una empresa, y se habla que la cultura de la compañía tiene que ver con sus principios y valores, todo ello es tanto como concluir que es “la visión compartida de una organización”.

Misión: Es un conjunto de creencias básicas que se derivan de la identidad corporativa y de los objetivos de la compañía, su valor agregado en el mercado y sus empleados. Una misión debe ser concisa, clara y sencilla, redactada con palabras que inspiren un desafío. La misión de una empresa es un instrumento con un alto poder motivacional y entusiasta.

Visión: Es la expresión de la empresa a futuro, hacia donde quiere llegar la empresa y como deberá lograrlo.

Valores: Define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestión de la organización. Constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional. El objetivo básico de la definición de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organización.

Estrategia: Son acciones que se llevan a cabo con el fin de alcanzar determinados objetivos, pero que presentan cierto grado de dificultad en su formulación y ejecución, es decir, son acciones que al momento de formularlas, requieren de cierto análisis; y que al momento de ejecutarlas, requieren de cierto esfuerzo.

Políticas: Son las normas que rigen la conducta de los trabajadores de la empresa, la forma de realizar las distintas actividades, estas normas pueden estar determinadas en función a la cultura de la organización, su manera de hacer las cosas.

Programas: Es un conjunto de instrucciones en orden secuencial que conducen a la solución de un problema o a la producción de una información. se recomienda que las empresas tengan un programa ya que es previo a lo que se piensa realizar.

Presupuestos: Es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Los presupuestos nos permiten planificar actividades, planificar objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudándonos a reducir la incertidumbre y los cambios.

Organización.

División del trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud.

Descripción de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Integración.

Recursos humanos: “La integración de personal consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerzas de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas” (Koontz y Weihrich)

- Reclutamiento: Es allegarse candidatos idóneos para trabajar en la empresa. Se llama reclutamiento al conjunto de procedimiento que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar puestos dentro de la organización. Una de las tareas más importantes del reclutamiento es la identificación, selección y mantenimiento de las fuentes de personal más adecuadas para la organización. Estas fuentes pueden ser internas (la propia empresa) y externas (el mercado de trabajo).

- Selección: Significa escoger al mejor candidato disponible. Se ha definido como el proceso mediante el cual se evalúan capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relación con un puesto vacante, para elegir al más apto. Los procedimientos de selección de personal, por lo general, comprenden los siguientes pasos: solicitud de empleo, entrevista inicial, pruebas psicológicas, investigación de antecedentes del candidato, entrevista con el posible jefe inmediato, examen médico y negociación final.

- Contratación: Es el momento en que se perfecciona el vínculo contractual. El último paso en el procedimiento de contratación es asegurarse de que el solicitante entiende en realidad lo que se espera que haga. etc.

- Inducción: Cuando una persona se integra a una organización, requiere una inducción a la misma, es decir, un acoplamiento a las prácticas, cultura, servicios, estructuras administrativas, etc. La inducción se realiza en tres ámbitos: a la organización para dar a conocer al personal nuevo qué es, su misión, su historia, la naturaleza de su actividad, instalaciones; al equipo de trabajo, es decir, la presentación a los colaboradores más cercanos, y al puesto, para indicar a los nuevos elementos las particularidades de su actividad.

Recursos materiales: Son las cantidades a suministrar de materiales que se usan directamente en la producción de bienes y servicios. Es importante definir características y volúmenes de recursos materiales requeridos. Investigación de posibles fuentes de abastecimiento. Solicitud de cotizaciones o concurso de compra.

Así como recursos físicos necesarios para el funcionamiento de la organización. Como son el equipo de oficina e instalaciones para que entidad pueda funcionar.

Recursos técnicos: El impacto de la tecnología es visible, con los nuevos productos, herramientas, materiales y servicios que provee. Por eso es importante hacer una elección de los recursos tecnológicos adecuados para la organización, considerando: tipo de proveedor, soporte, respaldo, instalación e implementación, así como necesidades futuras.

Recursos

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