Ensayo: “Propuesta de mejora al Proceso de Abastecimiento y logística, de la Universidad Francisco Gavidia”

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

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DIRECCION DE POSTGRADOS

GERENCIA Y LIDERAZGO

NOMBRE DEL DOCENTE: Jaime  Ramírez Ortega

TEMA:

Ensayo: “Propuesta de mejora al Proceso de Abastecimiento y logística, de la Universidad Francisco Gavidia”

Integrantes:

Martínez Martínez, Alma Jaqueline                 MM106916

Reyes de Erroa, Gloria Elena                        RR104916

 18 de septiembre 2016

San Salvador.

“Propuesta de mejora al Proceso de Abastecimiento y logística, de la Universidad Francisco Gavidia”

Por: Alma Martínez y Gloria Reyes

La Universidad Francisco Gavidia es una de las universidades que tienen un gran prestigio en lo que a temas de innovación y calidad se refiere, ya que ha sido una institución que desde sus inicios se ha preocupado por implementar procesos y servicios innovadores, haciendo uso de todos los recursos con los que cuenta. Es por ello que es importante realizar un acercamiento al actual proceso de compras institucionales con el propósito de identificar aquellos puntos de mejoras, para posteriormente realizar una propuesta, con la cual esperamos implementar una innovación que permita a la institución ahorrar recursos, así como agilizar el proceso de forma general.

Los procesos establecidos que son parte de una organización se vuelven una parte fundamental para el desarrollo y crecimiento de las mismas, ya que de estos depende el que se logre alcanzar el éxito. Según la definición de la ISO 9001:2008, “Un proceso es una actividad apoyada por recursos y gestión que transforma entradas en salidas. Las salidas de una función de la organización frecuentemente son las entradas para otra. El enfoque de gestión de procesos consiste en la identificación y gestión sistemática de los diferentes procesos, y en particular de su interacción”. (Sistema Nacional de Aprendizaje, s.f.)

En razón de lo anterior podemos decir que un proceso sea cual fuere,  tiene como fin último entregar un producto  tanto a clientes internos como también  a clientes externos, este producto puede ser catalogado  como un bien o servicio; que a su vez puede ser utilizado para consumo final o servir como insumo para la ejecución de otro proceso o elaboración de otro producto dentro de la misma institución o fuera de ella, y puede ser percibido de mala o buena calidad, dependiendo de la apreciación del cliente o usuario del bien o servicio final.

La Universidad Francisco Gavidia, es una institución de Educación Superior, que “desde el año 2003, tiene implantado un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) certificado bajo la norma ISO 9001, actualmente en su versión 2008. Esta certificación ha sido otorgada por la empresa LATU Sistemas Quality Austria (LSQA)”. (Universidad Francisco Gavidia, s.f.).

Esta Certificación le permite a la Universidad adquirir realce, prestigio y sobre todo calidad al momento de gestionar los servicios que ofrece al público, además está a la vanguardia con la tecnología, y siempre permanece en la búsqueda de la mejora continua de todos sus procesos; teniendo siempre presente  la misión, visión, valores Política de Calidad y Objetivos Estratégicos.

La Universidad, a través de su estructura organizativa, le da soporte a toda la gestión Institucional. Dentro de esta estructura organizativa se encuentra la Dirección Administrativa, que es la encargada de “administrar las actividades relacionadas con la adquisición y provisión de materiales y equipos necesarios para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas internas. Una de las unidades bajo su responsabilidad, por mencionar una, es la Sección de compras” (Universidad Francisco Gavidia, s.f.).

La sección de compras se encarga de proveer bienes y servicios a las diferentes unidades dentro de la Institución, y para ello se ha desarrollado el Sistema de Compras, Activo Fijo e Inventario (SCAI); Sistema al cual tienen Directores y Decanos de las diferentes unidades para realizar requisiciones de compras. (Universidad Francisco Gavidia, 2016)

Dentro de la Sección de Compras, se busca atender oportunamente las solicitudes, siempre con productos de calidad y a un costo razonable; es por ello que se hace necesario conocer la demanda de bienes, que las diferentes unidades se proyectan realizar durante un período determinado; razón por la cual se hace necesario solicitar a las diferentes unidades los presupuestos de bienes; con el objetivo de abastecer la bodega central y responder oportunamente.

En la actualidad las diferentes unidades, también denominadas centros de costos, envían sus presupuestos, de forma manual y paralela al SCAI, lo que hace que se disponga de una información útil, sin embargo, la gestión de productos no se realiza en forma ágil, ya que la información alimenta directamente al Sistema, pues la sección de compras y las diferentes unidades no pueden monitorear lo presupuestado contra lo consumido.

Esta forma de trabajo, que se realiza actualmente a pesar de realizarse eficientemente y de forma oportuna, consideramos que es una deficiencia del proceso; debido a que se generan ciertas limitaciones a las cuales se someten las diferentes unidades involucradas; sin embargo, puede transformarse en una oportunidad de mejora, para implementar una innovación cuya principal ventaja sea provisionar a los diferentes centros de costos, información que requieren de manera constante y en tiempo real, lo que permitiría que el proceso se vuelva más ágil.

Una innovación, no solamente se refiere a crear algo que no ha existido, la innovación dentro de una compañía u organización también significa implementar mejoras a los procesos que ya se realizan, los cuales sirven no solo para reducir costos, sino que también le permiten a la organización adquirir una mayor competitividad, y por otro lado, vuelven a los procesos más dinámicos y con mayor utilidad en la toma de decisiones.

Tomando de base lo anterior, y aunado a las herramientas tecnológicas con las que actualmente cuenta la Universidad Francisco Gavidia, nuestra propuesta de mejora, tiene como principal objetivo dinamizar el proceso de abastecimiento y logística de la institución y maximizar los recursos tecnológicos, específicamente en el Sistema CAI, obteniendo el mayor provecho del mismo.

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