Areas Funcionales

INTRODUCCION

La presente Ficha de Cátedra tiene por objetivo:

 Que los alumnos comprendan la importancia, funcionamiento y contribución a los fines organizacionales y de las áreas funcionales, pudiéndolas identificar en organizaciones típicas y no tan típicas.

o Presentar a los alumnos una descripción general de las áreas funcionales que se presentan en la mayoría de las empresas productivo/comerciales de gran tamaño. Es tarea para el alumno adaptar las presentes descripciones a una organización en particular, ya que las mismas por su capacidad de diferenciarse internamente pueden adoptar diferentes procesos de trabajo, departamentalización y por lo tanto estructura.

Es necesario destacar ciertos aspectos:

 La descripción de las áreas será en términos “puros” para una gran empresa productiva/comercial, es decir una descripción independientemente de la forma específica que pueda adoptar una organización en particular. Pueden existir y de hecho existen otras áreas funcionales (básicas y de apoyo) en otros tipos de organizaciones).

 El presente material, cuenta con una pequeña guía de trabajos prácticos, que tienen como objetivo verificar la comprensión de los temas desarrollados.

Agradecimientos especiales:

Estas personas han contribuido en la presente realización de la Ficha de Cátedra:

Nombre Currículo Resumido Área Funcional

Ing. José A. Paris Profesor Titular de administración de la Comercialización II Comercialización

Ing. José Luis Infante Profesor Titular de Administración de la Producción. Producción

Lic. Ercilia Olivera Profesora Adjunta de Administración de RRHH, UNLP. Personal

Lic. Castrto

Lic Anibal Alvares Profeso Titular de Administración de los Recursos Informáticos. UNLP Sistemas de Información

Cr. Gustavo Muñoz Profesor Titular de Finanzas y Control

DESARROLLO

Para el desarrollo en detalle de las áreas funcionales es importante presentar una metodología de descripción de las mismas, de manera tal de homogenizar los contenidos. Asimismo es necesario destacar que si bien no se mencionan específicamente, este tema guarda estrecha relación con el resto de los contenidos del programa.

Descripción del Área

 Función o Misión: es la razón se ser del área, lo que justifica su existencia dentro de la organización, asimismo esta alineada con el cumplimiento de los fines organizacionales.

 Características del Área: indica si es básica o de apoyo y en que tipo de organizaciones lo es.

 Dependencia: hace referencia a la jerarquía de autoridad, la cadena de mando a quien debe reportar el responsable del área

 Tipo de Autoridad en la estructura: hace referencia a la composición de autoridad del responsable del área, e indica sobre quien tienen autoridad lineal y en que casos tienen autoridad funcional y sobre que aspectos. Pudiendo en ciertos casos combinarse la lineal con la funcional en un mismo responsable Aunque no implica que puedan o no estar presente las tres al mismo tiempo.

o Autoridad Lineal: aquella que está vinculada directamente con la finalidad de la organización. Fluye del máximo nivel hacia los inferiores, siguiendo la dimensión vertical. Este tipo de autoridad deriva del principio de Unidad de Mando establecido por Fayol

Ejemplo el gerente general tiene autoridad de línea sobre los gerentes de Producción, Comercialización, Finanzas y Control, Personal y Recursos Informáticos

o Autoridad de Staff: son organismos asesores, que colaboran con funcionarios de línea. Brinda conocimientos vinculados con un tema específico, pero no adopta decisiones (por lo tanto, no tiene responsabilidad). Alguien que tenga autoridad lineal en la organización pide asesoría a la de staff, para la posterior toma de decisiones. Generalmente no pertenecen a la organización, son externos, no poseen relación de dependencia con la misma. No toma decisiones ni da órdenes. Solo asesora.

Ejemplo el Asesor Letrado que aconseja sobre contratos, relaciones laborales a los máximos niveles de la organización

o Autoridad Funcional: Está vinculado con el conocimiento derivado de la especialización o competencias adquiridas en la realización de una función ( razón de ser del área) específica. Alguien tiene autoridad según la función que está desarrollando. Es una derivación de los capataces funcionales propuestos por Taylor. Hoy se aplica solo combinada con otro tipo de autoridad. La persona que tiene autoridad funcional, en algunos casos, tiene que consultar con otras áreas en algún tipo de decisión.

Ejemplo la incorporación de personal de ventas para el área de Comercialización es competencia del Gerente de Personal

 Objetivos típicos del Área: es por lo que se los responsabiliza a los diferentes gerentes y se mide la eficacia y la eficiencia de su gestión.

 Departamentalización: identificar los criterios de departamentalización más utilizados, los mismos pueden estar en forma “pura” o mixta.

 Descripción del área:

o Funciones:

o Subfuciones:

 Sistema de Información: ejemplo de un sistema de información para el área en cuestión

Contenidos teóricos vinculados con las áreas funcionales:

 Tipos de Funciones en la Estructura.

 Funciones básicas: relacionadas directamente con el cumplimiento de los fines organizacionales, independientemente del tipo o tamaño de la organización. Se hace referencia a la función que permite cumplir con la finalidad, aunque no necesariamente sean las mas importantes en tamaño (cantidad de empleados del sector), complejidad / tecnología / etc.

 Funciones de apoyo: colaboran con las funciones básicas sirviendo de soporte y ayuda, de manera que las básicas se concentren específicamente en el logro de su función o misión, y por lo tanto de la finalidad de la organización.

 Función: son las actividades entendidas, no como proceso de obrar, sino como contribución a un todo. La función es lo que justifica la existencia de una parte de la organización (área funcional), el fin justifica el todo.

 Actividad: Proviene de actis / activas y significa facultad de obrar. Se define como un conjunto de operaciones o tareas (acciones en sentido de proceso) propias de un área, departamento o gerencia, etc, que le sirven para cumplir una función. Cuando se refiere a la organización generalmente se utiliza como “la actividad principal”, es decir como el conjunto de operaciones y procesos por los cuales se presta el fin que justifica su existencia.

 Tarea: Acción que implica esfuerzo físico o mental. Se denota con verbos en infinitivo (pintar, sellar, imputar, contabilizar, etc). En esencia son las operaciones que impone el uso de los medios para cumplir con las responsabilidades del componente de un puesto (tareas + responsabilidades + requisitos = puesto).

 Puesto: el trabajo ejecutado, por y por ende, relacionado con un empleado, obrero o trabajador particular. Cada empleado ocupa un puesto, pero puede haber muchos empleados con el mismo puesto, que implica la misma responsabilidades y deberes. También se define como: la sumatoria de tareas asignadas a uno o varios individuos en una situación de trabajo dada.

 Proceso: secuencia de actividades o acciones que conduce a una meta, objetivo o fin. Se trata de las fases o etapas en la evolución de un objeto.

 Procedimiento: son los pasos para realizar una o varias tareas o el trabajo. El significado es muy parecido al de proceso pero se utiliza para denominar actividades administrativas.

 Tipos de Departamentalización:

 Por funciones: agrupa las actividades de acuerdo con las funciones principales que se desarrolla en la organización. Se realiza en caso de similitud de tareas, trascendencia de una actividad, brindando como beneficio la especialización. Se trata de homogeneizar las habilidades de las personas que llevan a cabo la tarea y las técnicas a utilizar.

o Ventajas:

 Permite un seguimiento intenso de las tareas especializadas bajo una misma jefatura.

 Las funciones se mantienen identificadas e independientes.

 Se simplifica la capacitación del personal.

 Facilita la determinación de objetivos y el control.

o Desventaja:

 La capacidad del personal se sobre especializa y estrecha.

 Se complica la coordinación entre áreas.

 Genera una gran competitividad entre áreas, en principio buena, que al llegar a los extremos se torna mala.

 Cada área actúa como sistema cerrado, con límites relativamente impermeables.

 La responsabilidad de las utilidades se concentra en la cima.

 Lenta adaptación a las nuevas condiciones.

 Por producto: se agrupan todas las actividades necesarias para realizar un producto o prestar un servicio. Sirve para tener en un mismo sector máquinas y herramientas. Fija responsabilidad por la salida del sistema. Tiene un cierto retraso por la agrupación de diferentes especialistas. Generalmente aparece en áreas de producción o comercial. Se utiliza el gerente de producto, el que realiza todas las actividades de comercialización salvo la venta.

o Ventajas

 Se concentran los esfuerzos en la línea de productos.

 Facilita de determinación de objetivos y la identificación de responsables.

 Mejora la coordinación de actividades necesarias para realizar el “producto”.

 La responsabilidad de las utilidades recae en las divisiones.

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