Caso de estudio “Reingeniería del proceso de bajas temporales”
Enviado por Osvaldo Salazar • 7 de Noviembre de 2019 • Apuntes • 1.732 Palabras (7 Páginas) • 158 Visitas
Nombre del alumno (considerar acentos): Luis Osvaldo Rodríguez Salazar | Formato: Project Charter |
Nombre del curso: Lean Six Sigma Yellow Belt | Elaborado por: Mtro. Héctor Manuel Hernández Ramírez |
Nombre de la organización: Centro de Enseñanza Técnica Industrial | Entregable: Proyecto Final |
Fecha:29/07/2019 | |
Bibliografía: |
Caso de estudio “Reingeniería del proceso de bajas temporales”
Nombre del Proyecto
Reingeniería del proceso de bajas temporales de los alumnos del centro de enseñanza técnica industrial – Plantel Colomos
Problemática
La Mtra. Mariana Aguirre González encargada del departamento de servicios de apoyo académico esta angustiada por la problemática que presentan los tramites de baja temporal en el plantel, ella tiene un año desempeñando el puesto como jefe de departamento, pero hace algunos meses se presentó un problema con un alumno el cual tuvo problemas al realizar dicho trámite, el problema fue que no encontraban sus documentos en el archivo escolar donde se finaliza este trámite en teoría este trámite debería de procesarse en un máximo de 5 días hábiles , el alumno al ver que no encontraban sus documentos decidió poner una queja en la dirección del plantel por lo cual le llamaron la atención a la Mtra. Mariana al percatarse de esta problemática Mariana decidió hacer una revisión del desempeño de la persona que se encarga de procesar las bajas temporales para detectar el problema y solucionarlo, pero se dio cuenta que existían problemas similares con otros trámites de bajas temporales los cuales ni siquiera había revisado cuando ya deberían estar listos para entregar, Mariana quiere evitar un problema mayor con una instancia superior por lo que se inicia el proceso para poder revertir y mejorar este proceso que es muy molesto dado que necesita varias firmas de los jefes encargado de distintas áreas del CETI y es difícil encontrar a estos para recabar las firmas correspondientes
El CETI es una es una institución con carácter regional, que ofrece servicios educativos en los niveles medio superior y superior en 3 planteles: el plantel Colomos ubicado en la zona metropolitana de la ciudad de Guadalajara y los planteles Tonalá y Río Santiago ambos ubicados en el municipio de Tonalá Jalisco. En las últimas décadas ha destacado en su entorno como una institución educativa dedicada a la formación de tecnólogos profesionales y de ingenieros que han alcanzado un amplio reconocimiento en los ámbitos social y productivo, durante el último año el departamento de servicios de apoyo académico conocido como “Control Escolar” presenta problemas en el área de ventanilla con el trámite de baja temporal, el cual consta de hacer una solicitud en el sistema escolar, un documento con 6 firmas que tenemos que recabar en las diferentes dependencias del CETI, además una carta justificación por el cual solicitamos la baja temporal y no tener adeudos en el semestre actual o anteriores
Ante esta situación la encargada del departamento de servicios de apoyo académico solicito a Luis Osvaldo Rodríguez Salazar llevar a cabo una auditoria para de esa manera tener claro que es lo que está sucediendo, después de llevar acabo esta auditoria Luis aplico un proyecto de mejora continua y aplicar técnicas de Lean Six Sigma empezando aplicando la técnica de los 5 porqués
¿Porque el tramite no está finalizado? no está llenado a adecuadamente
¿Porque no está llenado a adecuadamente? Los datos como fecha y las firmas no están correctamente capturados
¿Porque los datos como no están correctamente capturados? El estudiante los lleno mal
¿Porque el estudiante lleno mal el documento? No entendía cómo llenarlo
¿Porque no entendía cómo llenarlo? El personal de ventanilla no le indico correctamente el llenado del tramite
Se inició por solicitar al área de cálculo una base de datos de los alumnos con situación en baja temporal la cual arrojo una muestra de 117 alumnos con situación de (BT) de un total de 5043 alumnos correspondientes al plantel Colomos, se solicitan los expedientes al encargado de bajas temporales para detectar los problemas que presenta dicho proceso. Al finalizar el estudio de los 117 alumnos se encuentran los siguientes CTQ’s y calcular el nivel sigma para darnos cuenta del panorama de cómo están las cosas en el área de bajas temporales
CTQ’s (oportunidad de error) | OPORTUNIDAD | DEFECTOS |
Falta el expediente | 1 | 1 |
Falta la fecha | 1 | 7 |
Falta firma de biblioteca | 1 | 2 |
Falta firma división de carrera | 1 | 21 |
Falta firma de padre o tutor | 1 | 9 |
Falta firma de director | 1 | 0 |
Falta firma de personal de ventanilla | 1 | 3 |
Falta ficha de pago del semestre actual o anterior | 1 | 23 |
Total | 7 | 66 |
DPMO = 66 defectos *1000,000 estándar mundial /117 unidades * 7 oportunidades = 80586.0805
Nivel Sigma = 0.625
Esto quiere decir que este proceso está en números rojos la persona no está haciendo su trabajo por lo cual se tomó la decisión de sistematizar este proceso en la plataforma escolar y para ello se generó el siguiente plan de trabajo
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