Informatización En La Empresa

Introducción.

En este apartado veremos cuáles son los aspectos más sobresalientes que deben considerarse en un proyecto de automatización, para poder alcanzar los objetivos preestablecidos de forma eficaz y eficiente.

Tendremos una visión general e integral, de la mayoría de los aspectos que intervienen en la automatización de una empresa.

Beneficios Esperados En La Automatización

Uno de los primeros aspectos a considerar, en todo Proyecto Informático, es el de determinar cuáles son los beneficios que se esperan obtener al realizar una automatización determinada. Por lo tanto se debe tener claro cual es el objetivo de la automatización, a fin de poder orientar los esfuerzos en dicha dirección y así evitar que los recursos y los esfuerzos, de las personas involucradas en el proyecto, se dispersen en el intento.

Veamos algunos ejemplos en los que la automatización, de distintas actividades en una PYME, puede ayudar al logro de diferentes objetivos:

Si se tiene como objetivo Mejorar los servicios al cliente, la automatización aplicada al registro directo de pedidos, puede ayudar al logro del mismo. En esta aplicación ,el objetivo que se persigue al aplicar un sistema computado, es el de buscar una disminución del consto de entrada del pedido y una disminución en el tiempo del procedimiento.

Otro objetivo puede ser el de Obtener Información del mercado, para ello el desarrollo de un sistema que permita un mejor conocimiento del comportamiento de la oferta, realizada por nuestros competidores y del comportamiento de la demanda, permitirá con total seguridad mejorar la política de precios, acorde a la prestación requerida por los clientes.

Si el objetivo es el de Mejorar la comunicación con nuestros proveedores; aplicando Tecnología de la Información en la relación proveedor - cliente, se puede esperar una mejora en los procedimientos de compras y de existencias; esto llevaría, sin lugar a dudas, a una disminución tanto de los costos de

adquisición, de los costos de inventario, como también a una disminución de los tiempos del procedimiento de compras.

También se pueden buscar nuevas oportunidades de competencia, usando a la Tecnología de la Información, como generadoras de barreras de entrada, barreras de salida o para cambiar las bases de la competencia.

Estos son, como dijimos anteriormente, algunos de los ejemplos en los cuales la Tecnología de la Información puede ser aplicada para la consecución de los objetivos organizacionales.Por lo tanto, lo que queremos rescatar en este punto es que, la Tecnología de la Información se vuelve un aspecto estratégico en el planeamiento organizacional.[McFarlan78]

El Compromiso De Los Administradores.

Al realizar la automatización de un proceso organizacional, se espera obtener una mejora de dicho proceso. Una característica básica de todo proceso de mejoramiento de la calidad, es que el camino hacia la calidad no se puede comprar, es la propia empresa la que tiene realizarlo. Los encargados de llevar adelante todos y cada uno de los proyectos organizacionales, claro está que en este concepto están involucrados también los proyectos informáticos, son los administradores.

En otras palabras, un proyecto informático no es un problema exclusivo de los técnicos en informática, ellos solo manejan los insumos y las herramientas propias de su profesión. En todo proyecto informático, que se pretenda alcanzar con éxito sus objetivos, tiene que existir un compromiso de toda la dirigencia.

Definición De Las Necesidades De Informatización

Dos aspectos importantes que deben considerarse al iniciar una automatizacion, son los de determinar: cuales son las verdaderas necesidades de informatización y el de asignarles; a cada una de las necesidades, un grado de prioridad.

El primer paso en este sentido, es el de hallar y especificar cuales son los factores críticos de suceso; en otras palabras, se deben definir cuales son los factores de los cuales depende el buen funcionamiento de la empresa. Los factores críticos de suceso, son aquellos factores que, le permiten a la empresa, mantener los niveles de competitividad necesario para mantenerse en el negocio y continuar así la supervivencia de la organización en el mercado.

No solamente basta con identificar a los factores críticos de suceso, también se deben determinar cuales son las dificultades, relacionadas a la información, que se deben afrontar. Esto permitirá contar con una metodología para abordar y solucionar los problemas que se presenten, y así poder alcanzar los objetivos previamente definidos.

Por último, se deben identificar cuales son las actividades que tienen prioridad en la informatización; el nivel de prioridad dependerá de la capacidad que tenga cada área para contribuir en el aumento de la competitividad.

Definición De Los Tipos De Datos.

Una vez que se tiene definido el tipo de información que se le requerirá al sistema, se debe especificar cuales serán los datos necesarios que permitirán obtener ésa información requerida.

Para poder armar una verdadera base de conocimiento, los datos deben mantener una estructura lógica. Solo de esta manera se podrá acceder a los mismos, a través de las consultas y de los informes, y de esta manera transformarse en la información requerida.

Los datos referidos a registros de entidades y recursos relacionados a la actividad de la empresa, como es el caso de: Clientes, productos, materias primas, proveedores o personal; son clasificados y denominados como Datos Maestros.

Los datos referidos a las operaciones realizadas por la empresa, como el caso de: Compras, ventas, pagos, cobranzas, órdenes de producción; son clasificados y denominados como Datos de Transacciones.

Los datos que permiten evaluar al desempeño de la empresa, y que son extraídos de los datos maestros y de los datos de transacciones, tal el caso de: Ventas por producto, ventas por cliente, compras por proveedor, costo de reposición o control de la producción; son clasificados y denominados como Datos de Control.

Por último aquellos datos que representan a los niveles esperados de los Datos Maestros y de los Datos de Transacciones; y que son obtenidos y estudiados a partir de los últimos tres descriptos, como en el caso de: Programa de compras, pronóstico de ventas, programa de producción, flujo de caja; son clasificados y denominados como Datos de Planeamiento:

Necesidades De Información.

La aplicación de la Tecnología de la Información, puede generar tres tipos básicos de aplicaciones:

Una son las aplicaciones orientadas al Apoyo de las Decisiones, es el caso de las actividades de planeamiento, evaluación de inversiones, o el aplicado a los procesos de análisis ( punto de equilibrio, elasticidad precio, etc.).

Otras aplicaciones están orientadas a la Productividad Personal, muchas de ellas sin mayor grado de complejidad; como en la utilización de procesadores de texto aplicados a la redacción, o la utilización de planillas electrónicas para la elaboración de cálculos, o el uso de las bases de datos para el registro y control de la información.

Por otro lado también están las aplicaciones que dan Apoyo Administrativo, tal es el caso de los sistemas de gestión contable para el área financiera; o los sistemas de control de existencias, compras, ventas, que asisten al área de producción; o los sistemas de facturación, control de pedidos y entregas, que asisten al área de Ventas.

Selección Del Software

Cuando llegue el momento de seleccionar el Software de Aplicación, se deben tener dos consideraciones.

La primera es que el software de aplicación va a requerir de un software De Base, o sea precisa de un Sistema operativo (Windows, DOS), para poder funcionar.

Y la segunda apreciación, depende de las características propias del uso al que se le puede asignar al software De aplicación. Y éste puede ser de uso Genérico: procesador de texto, planilla de cálculo, base de dados, CAD etc. o bien de uso Específico: facturación, controle de existencias, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad, liquidación de Sueldos, planeamiento y control de la producción etc.

Formas De Obtener El Software.

Existen dos formas para obtener un Software de aplicación; o bien se realiza a través de un Desarrollo propio, o por el contrario es Desarrollado por terceros.

Las Ventajas del Desarrollo propio son: provee exactamente las informaciones deseadas, esta integrado con la empresa y el conocimiento adquirido en su desarrollo facilitará el mantenimiento del mismo.

Las Desventajas son: su elevado costo y el mayor plazo de desarrollo comparado con la alternativa del desarrollo de terceros.

Por otro lado la Adquisición De Paquetes De Software Desarrollados por terceros, presentan las siguientes ventajas: bajo costo y disponibilidad inmediata. Y como Desventajas se puede enumerar: la empresa debe adaptarse a lo que el software ofrece y dificultad de mantenimiento.

Selección De Los Proveedores De Software

La alternativa de la obtención del Software desarrollado por terceros, nos obliga a llevar adelante un procedimiento de compra. En este procedimiento, debemos identificar claramente las siguientes etapas: identificación de los proveedores, realizar una solicitud de cotización, y hacer una evaluación del los paquetes de software, antes de decidir la compra.

Es importante destacar que el modelo de compra de software de aplicación, no escapa a los lineamientos generales de cualquier otro modelo de compra organizacional; y también, como es sabido por los administradores,

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