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ACTA DE ENTREGA

Fecha: 24 de Abril de 2015

Mediante el siguiente documento, hago entrega de mi cargo como Analista Contable, en el cual desempeñe las siguientes funciones:

Expedición de Paz y Salvo de empleados, para expedir un paz y salvo es necesario:

1. Dejar soporte físico de la solicitud enviada por nomina mediante correo electrónico.

2. Solicitar a tesorería si el empleado tiene tarjeta amparada y el saldo de la misma (dejar soporte físico de esta solicitud).

3. Se genera un balance de prueba de todas las cuentas por el link de alcaraván, del mes que se va a retirar al empleado, se ingresa el número de cedula y se toma la opción auxiliar nivel 8, que es el detalle de todas las cuentas auxiliares.

GL-Balance de Prueba - Administrador de informes

4. En la capeta de Datos Empleados se encuentra la datos empleados 2015, en donde está el archivo de Paz y Salvo exempleados 2015, se diligencia la base de datos de los empleados, de acuerdo a lo enviado por nomina (cedula, nombres y apellidos, fecha de retiro y de ingreso, cargo, base y fecha de solicitud); luego se crea una copia del ultimo paz y salvo generado y se cambia el numero de cedula del cual se va a expedir, y se ingresa los datos del empleado, junto con los saldos a su favor o en contra.

Datos Empleados\Datos Empleados 2015\PAZ Y SALVO EXEMLEADOS (2015).xlsx

5. Se debe tener en cuenta las cuentas de acuerdo de pago, 1365300201 Saldo Relación de Gastos a Favor de Mamut, 2380950102 saldos a favor de empleado, 1330150101 anticipos de empleado y 1365950201 acuerdo de pago.

6. Debe ser firmado por quien lo elabora y quien lo revisa.

7. Por último se hace el respectivo comprobante de contabilidad de los ajustes que requiera el paz y salvo.

8. Se entrega a nomina (se envía correo electrónico relacionando los paz y salvo a entregar).

Informe de vencimiento de empleados quincenal, se toma el último informe generado, y solo se deja la hoja del smartlist, que es el historial de los anticipos desde el año 2013, se filtra dejando solo el mes actual, luego se genera un smartlist en GP de tal manera que se filtre por fecha (mes actual) y la cuenta 1330-15-01-01, después este se exporta a Excel y se copia encima de la última información del smartlist del libro de Excel en el que se va a generar el informe.

Luego se genera un balance de prueba por el link de alcaraván de la cuenta 1330-15-01-01, y se compara que el saldo de este sea el mismo que el del smartlist generando. Y se revisa uno a uno de los empleados, de tal manera que por medio del smartlist se identifique el detalle de cada anticipo que aparece sin legalizar.

Después se confronta el smartlist con el cuadro de las relaciones de gastos que fue entregado, de tal manera que las relaciones de gastos no contabilizadas se puedan cruzar con los anticipos que estén pendientes, esto se hace en una nueva hoja del libro en el que se esté generando el informe.

relaciones de gastos\RELACION DE GTOS 2015

Así mismo, se verifica que los bonos girados sean reclasificados por financiero- legalizaciones de gastos (se genera un archivo plano si son varios y se sube al sistema como una caja menor, luego se edita uno a uno de los anticipos para poder cruzarlos y se genera el lote) o solo se genera el comprobante por financiero- legalizaciones de gastos.

RA1-14 Solicitud de anticipos a empleados - Auditoria, para descargar el archivo de la intranet y asi verificar los bonos que se han solicitado, por medio del concepto de los anticipos

Y por último en otra hoja del libro, se ingresa los anticipos reales que a la fecha estén pendientes por legalizar. Luego se envía al Director Luis Francisco Hernández.

Ejemplo de informe: Datos Empleados\VENCIMIENTOS 19 DE ABRIL DE 2015.xlsx

Informe de novedades 1365300201 saldos de relaciones de gastos a favor de mamut/ 2380950102 saldos a favor empleados mensual, este reporte se genera así:

- De alcaraván, se genera un balance de prueba de la cuenta saldos de relaciones de gastos a favor de mamut, y se exporta a Excel.

GL-Balance de Prueba - Administrador de informes

- De alcaraván, se genera un balance de prueba de la cuenta saldos a favor empleados, y se exporta a Excel. Se pueden unificar en un solo libro, pero se detallan en hoja por aparte.

GL-Balance de Prueba - Administrador de informes

- Luego se crea una hoja de análisis de novedades, en donde se deja por empleado una columna para saldos de relaciones de gastos a favor de mamut y otra para saldos a favor empleados, de tal manera que al final de estas columnas se cree otra que se llame saldo (aquí a la columna de saldos de relaciones de gastos a favor de mamut se le resta el valor de la columna saldos a favor empleados y así quede el valor neto por empleado.

- Luego se filtra la columna saldos a favor empleados de mayor a menor, y se empieza a verificar uno a uno de los empleados, se puede generar un smartlist por cada empleado de cada una de estas dos cuentas, y revisar si el valor realmente corresponde.

- Por último se verifica que el empleados haya legalizado todos los anticipos de ese mes, ya que si no ha legalizado del todo los anticipos no se le reportara el saldo a su favor, pero el 1365300201 Saldo Relación de Gastos a Favor de Mamut siempre se reporta así el empleado no haya legalizado todos los anticipos del mes a reportar.

- Se envía el correo para revisión y aprobación a Diana Carolina Curaca y al Director Luis Francisco Hernández. Y después de la aprobación se envía a nómina.

Ejemplo de informe: Datos Empleados\novedades de marzo de 2015 reportadas en abril de 2015 enviado a nomina.xlsx

Informe de acuerdos de pago quincenal, se genera un balance de prueba por alcaraván y se envía los saldos al Director Luis

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