PLAN DE CONTINUIDAD PROCESO DE COMPRAS DIALYSER

PLAN DE CONTINUIDAD PROCESO DE COMPRAS DIALYSER

Iván Darío Suárez Betancourth

Continuidad de Negocios

Universidad Externado de Colombia

Bogotá D.C., Octubre 01 de 2009

1. ANTECEDENTES

Descripción de la empresa

Dialyser S.A es una compañía joven fundada hace 4 meses cuya actividad económica es la prestación de servicios integrales para la prevención, capacitación y tratamiento de la Enfermedad Renal Crónica.  Para la ejecución de sus actividades y procesos, Dialyser cuenta con 2 sedes en el País.

La sede de servicios médicos, se encuentra ubicada en la ciudad de Medellín, y se trata de  una unidad renal en la cual se presta atención al paciente en todo lo que tiene que ver con el tratamiento de la enfermedad. En adición a lo anterior, la unidad renal posee una bodega en la cual se almacenan los insumos médicos para el desarrollo de las actividades de Diálisis. En la actualidad, la sede Medellín cuenta con 30 empleados que atienden un promedio de 20 pacientes diarios en los servicios de Diálisis, Hemodiálisis Crónica, Diálisis aguda y consulta externa. La información referente a los pacientes y a los servicios que les son prestados, la cual es la base para el funcionamiento de la compañía, es registrada en un Sistema de Información vía Web, el cual fue desarrollado por el director de TI de la empresa y que se encuentra instalado en un servidor de aplicaciones ubicado en la ciudad de Bogotá. Para el manejo de los procesos de la cadena de valor de la compañía, se implementó un sistema ERP el cual es controlado también en Bogotá por el departamento de TI.

La sede administrativa se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá, desde allí se coordinan todas las actividades de gestión empresarial (Gerencia, mercadeo, compras) y de TI de la compañía. Esta sede cuenta con un personal de 5 empleados que tienen que viajar constantemente a la ciudad de Medellín para dar soporte a los procesos administrativos de la compañía.

Misión

Ser un socio estratégico para los aseguradores, en el manejo integral de los pacientes que padecen Enfermedad Renal Crónica, con tratamientos basados en productos de calidad, buenas prácticas médicas, calidad humana con los pacientes y procesos administrativos ágiles.

Visión

Seremos reconocidos como una de las mejores opciones en servicio para el manejo de la Enfermedad Renal Crónica, ubicando 4 sedes en todo el país, buscando satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros usuarios e implementando los más altos estándares de calidad y tecnológicos.

1. PROCESO DE COMPRAS DE INSUMOS MÉDICOS

Responsable: Jefe de Compras

Descripción del Proceso

El proceso de compras es ejecutado por el departamento de compras de la compañía. Comienza cuando la Jefe de la unidad renal en Medellín elabora y envía vía correo electrónico una requisición de insumos médicos al departamento de compras en la ciudad de Bogotá. El departamento se encarga de realizar 3 cotizaciones como mínimo con diferentes proveedores. Luego de recibir las cotizaciones, el jefe del departamento selecciona el proveedor más conveniente para la adquisición de los insumos. Después de tener seleccionado el proveedor, el departamento genera una orden de compra a través del ERP y luego se la envía al proveedor, éste a su vez, genera una factura de pago que es enviada a la ciudad de Bogotá y realiza el despacho de los insumos a la ciudad de Medellín.  Cuando los insumos llegan, son inspeccionados, se realiza la firma de recibido, se ingresan en el inventario, algunos son almacenados y otros distribuidos al cliente interno. Por último,  se realiza la causación de la factura recibida en el ERP y tesorería procede a realizar el pago de la compra al proveedor.

1. ANÁLISIS DEL PROCESO

Para el análisis de este proceso se han identificado cuatro factores principales: Clientes, Proveedores, Finanzas e Inventario, los cuales fueron evaluados con el jefe de compras. Las son de 1 a 5 donde 1 es el valor para menor impacto y 5 el valor para el mayor impacto.

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