Capacitación - Proceso

ETAPAS

ACCIONES

RESPONSABLE

DNC (Detección de Necesidades de Capacitación)

* Reunión de Planeación y Organización para la logística de la DNC ,

• Diseñar instrumentos de difusión y Guías. Resaltando le utilización de la Cédula de Desempeño inmediata anterior.

*Solicitud de universo de personal PAAE Y designación de un “Enlace de Capacitación” por nivel educativo de áreas administrativas.

* Reunión de Organización para la logística de la DNC: designación de Enlaces de Seguimiento por Nivel de áreas administrativas y escuelas.

*Reunión con “Enlaces de Capacitación” para retroalimentación o capacitación respecto a la aplicación de la  DNC, así como establecer coordinación entre enlaces para el seguimiento de áreas centrales.

* Acompañamiento y Seguimiento en apertura de Kioscos, difusión y aplicación de DNC en Áreas Centrales (Administrativas).

* Difusión para registrarse en la DNC en Áreas Centrales (Administrativas) y Escuelas.  

*Asesoría, orientación para la solución de problemas durante el registro en la DNC, vía telefónica, correo electrónico o presencial.

*Seguimiento de avance.

* Validar cédulas registradas y validadas por jefa o jefe inmediato.

* Guardar en carpeta electrónica cada cédula como soporte documental.

* Obtener productos de la DNC:

a) Reporte general, PAC,

b) Cursos de Mayor demanda,

c) Funciones por puesto

d) Niveles de escolaridad

Análisis de Información

DX. y Planeación

1. Retomando el Reporte de Cursos de Mayor Demanda de la DNC, elaborar y sistematizar la información de los productos de la DNC:

1. Jerarquizar Cursos internos y externos de mayor demanda por nivel y una general con total de demanda.
2. Análisis de Necesidades Institucionales de Capacitación.
3. Evaluación y Definición de capacidad de operación (Tiempo, recursos humanos, espacios, materiales, equipos de cómputo y materiales) de capacitación Interna, Externa y en Línea, y determinar los cursos que se programarán y la cantidad de acciones de capacitación durante el año.
4. Elaborar el Programa Anual Acciones de Capacitación Operativo SEP-SFP.

1. Gestionar la Capacitación Externa con las Instituciones correspondientes.
2. Definir el Programa Externo de Capacitación. Y reglas de operación.

(Seguimiento de Asistencia, listas de asistencia con Calificaciones y entrega de expediente de evidencias por curso)

1. Elaborar cronogramas de acciones de capacitación Externa, Interna, Presencial y en Línea, especificando por semana y mes, asignando sede, y facilitador o facilitadora responsable.

1. Solicitar Dx, PAC y cronogramas a Enlaces de Capacitación

1. Programar Facilitadores de Apoyo a solicitudes de Enlaces de Capacitación de los Niveles (A.C.)

1. Integrar el PAC general y registrarlo en el Sistema.

Logística para la conformación de grupos

Modificar las bases de datos de la DNC de acuerdo a las necesidades por Nivel Educativo o Unidad Administrativa

Crear o actualizar Directorio de Centros de Trabajo con Correos electrónicos.

Conformar y/o actualizar archivo de apoyo con directorio, croquis de las sedes y formatos que se manejan en el envío de correos electrónicos para la capacitación interna, externa y en línea. (Manual MODLE, Cédula de Inscripción, )

Designar responsables (3) para filtrar por nivel o área administrativa al personal para cada curso interno y externo, enviarlo al responsable de integrar las listas.

Con información del personal filtrado, elaborar las listas de cada curso interno y externo programado por semana, enviar copia para el o la facilitadora responsable de ese curso e imprimirlos agregando columnas de seguimiento. (Confirmación-justificación por correo o teléfono, asistencia, Calificación, Tipo de Constancia recibida)

Enviar cada lista al personal Directivo de los Centros de Trabajo a los cuales están adscritas las personas enlistadas, con los datos de identificación del curso, vía correo electrónico con 6 días hábiles antes de que inicie el curso.

Enviar correo electrónico al personal programado en la lista con las indicaciones correspondientes, con 6 días hábiles antes de que inicie el curso.

Dar seguimiento en listados impresos a correos recibidos con Confirmación o justificación de asistencia la semana anterior al inicio del curso programado.

Verificar vía telefónica que hayan recibido el correo electrónico en el Centro de Trabajo y su asistencia al mismo en los casos en que no se tenga respuesta de los correos enviados. Registrar la información en los listados impresos, y pasarla a la persona responsable de dar seguimiento a las bases de datos.

Logística para Cursos en Línea

Filtrar  por nivel al personal para cada curso en línea; Solicitar listados de personal a Enlaces de las Áreas administrativas y elaborar listas de acuerdo al formato oficial.

Crear usuarios y contraseñas para cada lista y enviar al CEDIAR para registrarlos.

Recibir listado autorizado y enviar correo con usuario y contraseña al personal de cada lista, a su jefa o jefe inmediato y a Enlaces de las Áreas Administrativas los listados que les correspondan; anexándoles el Manual para ingresar a la plataforma y las indicaciones precisas la semana previa al inicio del curso.

Recibir y dar respuesta a correos de confirmación, o solicitud de apoyo y asesoría.

Recibir información del CEDIAR sobre personal acreditado, elaborar sus constancias y registrar información en listados impresos. (Con columnas de seguimiento agregadas: Confirmación-justificación por correo, Calificación, Tipo de Constancia recibida)

Entregar a Enlaces las Constancias correspondientes a Áreas Administrativas.

Seguimiento a toda la información generada en los listados impresos, registrando en las bases de datos el curso/fecha en que fue programada cada persona, asistencia, Calificación, Tipo de Constancia recibida.

Crear y alimentar Base de Datos de Historial de Capacitación.

Logística para Cursos Internos.

AULAS Y EQUIPO

De acuerdo al cronograma de cursos, elaborar y colocar letreros de identificación de aulas por semana y colocar en el pizarrón (de la escalera) el primer día de curso media hora antes de su inicio.

Facilitar el primer día de Curso a primera hora, las Listas de registro de participantes (con la identificación de los cursos) al personal de Registro en Planta Baja, para agilizar su ingreso al edificio a las 8:40 hrs. El viernes previo enviarlas vía correo electrónico a Responsable del Depto. de Materiales.

Verificar mínimo 20 minutos antes del inicio de cada curso que el espacio cumpla con los requerimientos de higiene, ventilación, iluminación, mobiliario necesario, movilidad y equipo. Así mismo, las condiciones en que se encuentra al término del mismo, registrando la información en el formato correspondiente. Gestionar con el Departamento de Materiales si es necesario.

Verificar que la colocación del mobiliario, del servicio de cafetería (en Cursos Externos), así como el cableado que se utiliza, sea de acuerdo a las normas de Protección Civil.

• Al término de cada curso, verificar o realizar la entrega (cuando así se requiera) de equipo o mobiliario prestado (incluyendo control remoto de aire acondicionado).

Logística para la entrega de Constancias en clausura de Cursos Internos

Crear formato de “Seguimiento de Clave de Curso Impartido”, con base en el cronograma de cursos internos agregando columnas de “Clave, Asistencia, Constancias de participación, Constancias de Acreditación entregadas”, e ir registrando la información que se genere.

Recibir lista de personal programado y confirmado, elaborar la lista de asistencia y enviarla vía correo a la facilitadora o facilitador.

Recibir de la persona responsable del curso las Cédulas de Inscripción el día lunes al término de la sesión del curso, y el martes durante el receso del grupo.

Capturar datos de las Cédulas de Inscripción en el programa para elaboración de constancias, cotejando información con talones de pago.

Elaborar las Constancias e imprimirlas el día jueves, o viernes antes de las 10 a.m. para cursos del turno matutino y vespertino.

Pasar las constancias a firma y sello.

Elaborar Acuse de recibo de constancias con los nombres de las personas que las recibirán.

Entregar constancias y acuse de recibo a la Facilitadora o Facilitador responsable del curso.

 Crear formato de seguimiento con clave correspondiente a cada curso, asignando clave a los cursos programados por Enlaces de las Áreas Administrativas.

Impartición de Cursos.

Logística

Recibir lista del personal programado en el curso (martes anterior a inicio de curso programado).

Realizar llamadas telefónicas para confirmar la recepción de correo y la asistencia de cada participante (del martes al jueves de la semana anterior al inicio del curso).

Proporcionar los datos de confirmaciones, justificaciones, cambios, etc. a la responsable de elaborar la lista de asistencia del grupo, para que realice los ajustes correspondientes.

Actualizar lista de asistencia realizando los ajustes necesarios, enviar vía correo electrónico a Facilitadora o facilitador responsable de cada curso, a Responsable de elaborar listados para que realicen los ajustes necesarios en las bases de datos correspondientes.

De acuerdo a la Lista de asistencia imprimir las Cédulas de Inscripción, Evaluaciones Inicial, Final y Cuestionarios de opinión necesarios verificando que cumplan con los encabezados actualizados.

Planeación Didáctica

Revisión y enriquecimiento del paquete didáctico del curso a impartir.

Diagnóstico preliminar del grupo en base a datos del Reporte General PAC.

Planeación de las sesiones: Inicio, desarrollo y cierre. Elección de Técnicas y material didáctico, organización del tiempo.

Elaboración y preparación de materiales.

Preparar todos los materiales de papelería y equipos que se van a emplear. (viernes antes de que inicie el curso)

Realización

Previo al inicio del curso

Presentarse media hora antes del inicio del curso para trasladar materiales, revisar y preparar equipo que se va a utilizar, acomodar el mobiliario, verificar condiciones de aseo del aula, necesidad y presencia de ventilador, bote para la basura y colocar letrero de orientación a participantes en el pizarrón de avisos y puerta del aula.

Desarrollo de curso

Recibir a las personas participantes en la puerta del aula. Marcando asistencia en la lista para verificar al mismo tiempo que si corresponden a ese curso.

Informar al grupo de la importancia de su Registro en planta baja y de Portar gafete a la vista. Si alguna persona no lo hizo, solicitarle baje a registrarse.

Dar instrucciones de Protección Civil.

Tener la lista de asistencia actualizada a la mano. En caso de emergencia o evacuación se debe llevar para pasar lista.

Guiar el llenado de la Cédula de Inscripción, verificando que la información requerida sea correcta y que no falten datos.

Recolectar las Cédulas con el talón de pago anexo, acomodar en el orden de la lista de asistencia u orden alfabético y entregar al final del día a la responsable de elaboración de constancias de participación. (el primer día de curso y si se presentan personas el segundo día, entregar durante el receso).

Realizar Evaluación inicial con los instrumentos establecidos, revisión rápida y calificar al término de la sesión para retroalimentar la planeación de las sesiones.

Desarrollar el curso de acuerdo a la planeación.

Evaluación continua y Retroalimentación del plan (al final de cada sesión)

Aplicar la Evaluación final el día jueves, calificar y registrar los datos en la lista de asistencia, entregarla ese mismo día a la responsable de elaboración de constancias.

Clausura

Recibir las constancias de participación correspondientes con el formato de acuse, realizar la entrega a cada participante recabando firmas de recibida en el formato correspondiente.

Aplicar encuesta de Opinión.

Entregar el expediente del curso a la persona Responsable de archivarlo un día hábil después de concluir el curso, con los documentos en un folder con broche e identificación de archivo en la pestaña y en el siguiente orden:

1. Lista de Asistencia debidamente requisitada
2.  Acuse de recibo de Constancias con firmas.
3. Expedientes individuales en orden alfabético (Cada expediente individual debe contener en este orden y engrapados: Cédula de inscripción, Copia del Talón de Pago, Evaluación Inicial y Evaluación Final, éstas dos últimas debidamente calificadas)
4. Cuestionarios de Opinión engrapados y
5. Notas informativas cuando así se requiera.

Actualización de Paquetes Didácticos

Diseñar Instrumento de evaluación de la calidad Técnica y pedagógica del paquete didáctico, así como su congruencia con la normatividad correspondiente a la Educación y Marco Teórico que sustenta la información, metodología, técnicas y materiales propuestos.  

Identificar los contenidos a modificar o cursos nuevos a trabajar.

Realizar la investigación bibliográfica sobre los temas y contenidos  detectados, Métodos y Técnicas;  en el marco normativo que rige la Educación que imparte el Estado y norma para la Capacitación de los servidores públicos de la SEP.

Realizar los ajustes necesarios al paquete didáctico, respondiendo al Instructivo del Diseño de Cursos de Capacitación normativo, y justificando cualquier cambio necesario para responder a la normatividad vigente.

En Reunión de Consejo con facilitadores y facilitadoras de cursos realizar una revisión aplicando el mismo instrumento diseñado para la evaluación de la calidad técnica y pedagógica.

Pilotear en 2 grupos y realizar los ajustes pertinentes.

Presentar el Paquete didáctico nuevo o modificado ante la instancia correspondiente para su aprobación

Seguimiento y Sistematización de Información

Generar instrumento de seguimiento de Cursos con los datos necesarios.

Solicitar número de asistencia en cada uno de los grupos a las 9:30 el primer día de curso y cada media hora hasta las 10:30 si no se cuenta con el total de asistencia.

Proceder a hablar vía telefónica a los Centros de Trabajo de las personas que no se presentaron y habían confirmado previamente, para conocer las razones y motivar su participación. Registrar la información y dar seguimiento a la viabilidad del curso).

Sistematizar la información por semana (al inicio del curso y al finalizar), por mes, trimestral y final, dando seguimiento al PAC  y PEC.

Recibir Expediente de Curso, Revisar, subsanar en caso necesario, extraer información para historial de capacitación del personal y registrarla en Base de datos de Historial. Archivarlo.

Diseñar/generar instrumento de seguimiento para sistematizar información del cuestionario de Opinión.  

Mantener la información actualizada como insumos para la evaluación.

Elaborar el informe trimestral y anual.