Caso Control

Technocron International

Technocron International, productor de dispositivos para la supervisión electrónica que se vende a usuarios comerciales y gubernamentales en rápido crecimiento, acaba de contratar a su equipo de consultoría administrativa. Algunas ventas se realizan en forma directa y otras a través de los revendedores industriales. Las utilidades, en el primer caso, se redujeron debido a los aparentemente exorbitantes pagos a unos cuantos vendedores, en especial a los que viajan por todo el mundo en forma que indicaba poca planeación y control. Los revendedores tienen problemas porque no se han establecido contratos estándar y porque cada uno de ellos tiene una relación contractual totalmente diferente. Los horarios de pagos cambian mucho de un consumidor a otro. Además, las utilidades se reducen ante la necesidad de especializar la mayoría de los pedidos, con lo cual la producción en masa es una tarea casi imposible. Sin embargo, no se ha hecho esfuerzo alguno por instaurar componentes intercambiables. Hay enormes problemas de inventario.

Algunas materias primas y algunas partes se adquieren en cantidades tan pequeñas que se coloca pedidos casi todos los días. Otros pedidos, en cambio, son tan grandes que hay poco espacio para almacenarlos. Además, muchos de estos componentes resultan defectuosos e inutilizables, lo cual retrasa la producción. Se han hecho cambio de ingeniería que ha provocado que grandes cantidades de componentes antiguos que todavía se encuentran almacenados hayan caído en obsolescencia. Algunos retrasos se producen cuando los diseños son muy difíciles de instrumentar y los ensambladores se quejan de que sus sugerencias para corregir las dificultades no son tomadas en cuenta por el departamento de ingeniería.

Para ahorrar dinero, se contrata a trabajadores sin capacitación y se les asigna a “compañeros trabajadores” con experiencia, quienes deben capacitarlos sobre la marcha. Sin embargo, muchos de estos nuevos empleados tienen tan poca educación que no pueden comprender sus asignaciones y sus compañeros de trabajo terminan haciendo gran parte de las tareas que le corresponde. Todas estas cuestiones, además de los bajos salarios y la falta de consideración por el departamento de ingeniería, han provocado mucha intranquilidad entre los trabajadores, quienes tienen intenciones de organizar un sindicato. Solo la semana se presentaron nuevas demandas laborales y la U.S Equal Employement Opportunity Commission ha anunciado sus intenciones de investigar dos acusaciones de discriminación por parte de la empresa. También hay un importante problema de flujo de efectivo, pues muchas de las deudas a largo plazo se vencen al mismo tiempo. El problema de falta de liquidez podría reducirse en alguna medida si pudiera cobrarse algunas de las cuentas por pagar.

El director general administra los asuntos corporativos a través de cinco divisiones funcionales: operaciones, ingeniería, comercialización, finanzas y administración de recursos humanos y administración general.

Definición del Problema

Deficiencia en el desarrollo del proceso administrativo, particularmente en las áreas de desempeño del control administrativo.

Descripción del Problema

1) Fallas en la planificación, organización, dirección y control administrativo: De manera global, la empresa presenta los siguientes fallas:

 Planificación: No tienen claro su misión y visión, destacando el incumplimiento de los objetivos principalmente establecidos. Los procedimientos parecen no estar establecidos.

 Organización: El gerente, tiene a su cargo la supervisión total de la división funcional de la empresa. Es decir, el poder está centralizado.

 Dirección: Hay gran deficiencia en la motivación del patrono hacia los empleados. También; la comunicación no es eficaz y el liderazgo se lleva a cabo de manera autocrática y con deficiencia.

 Control: La no fijación eficiente de técnicas y herramientas de control en las distintas áreas de desempeño de la empresa y de precisar estándares. No existe la verificación, confiabilidad ni validez de los registros financieros.

2) Disminución de utilidades: Aparentes exorbitantes pagos a unos cuantos vendedores (viajeros al exterior), debido a no adecuada distribución de las utilidades.

3) Falta de establecimiento de contratos estándar a los revendedores industriales: relación contractual diferente.

4) Descontrol en los horarios de pago de los consumidores (Son variantes): posible falta de supervisión.

5) Desmedidos problemas de inventario: se presenta por la necesidad de especializar la mayoría de los pedidos, generando descontrol financiero, por consiguiente aumento de los costos.

Se presentan 2 circunstancias:

a) Exceso en el pedido o solicitud de materia prima; debido a este descontrol de inventario se generan pérdidas consecuencia de la falta de espacios para almacenarla, el depósito con que cuenta la empresa no es lo suficiente para pedidos extras, esta materia prima excedente entra en un estado de deterioro u obsolescencia generando pérdidas importantes.

b) Adquisición de muy poca cantidad de materia prima; un descontrol así genera riesgos operacionales, de producción y comercialización, engendra directamente perdidas posiblemente reparables, puesto que este tipo de negociaciones puede enfrentar a la empresa a descontrol presupuestario (Finanzas) por la posibilidad de adquirir la materia prima a diversos costos o la incertidumbre de la calidad del producto obtenido.

6) Retraso de la producción: componentes de la producción resultan defectuosos e inutilizables.

Los diseños son muy difíciles de instrumentar. (No aceptan sugerencias de los ensambladores para mejorar).

7) Insuficiente eficacia y eficiencia por parte de los trabajadores: las personas contratadas no cuentan con el nivel de educación ni de experiencia suficiente para la comprensión de las tareas asignadas, privando el desarrollo óptimo de sus labores. Generando aumento de los costos por motivo de la necesidad de capacitación y disminución de la producción, esto se debe al “ahorro de dinero” con bajos salarios.

Añadido a esto la creación de gastos por litigio por las demandas realizadas a la empresa por parte sus trabajadores.

8) Bajo flujo de efectivo: descontrol del plazo de pago de las deudas. Esto se desprende de la coincidencia en las fechas de pagos de las cuentas por pagar, trayendo como consecuencia problemas de flujo de efectivo o liquidez.

9) Falta de supervisores por área determinada. se cuenta con un solo director general administrativo, el cual se encarga de velar por el desarrollo de todos los departamentos, abarcando tanto no puede ejercer con eficiencia la fase de control administrativo.

Análisis del Problema

Con respecto a las, fallas y faltas descritas anteriormente, que presenta la administración de la empresa Technocron International, primero debemos conocer que es una empresa, y según:

José Antonio Fernández Arena.

"Es la unidad productiva o de servicios; constituida según aspectos prácticos o legales, integrada por recursos; y apoyada en la administración para lograr sus objetivos."

Se puede destacar que basándonos en la definición de administración según:

George R. Terry.

"La administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos."

Es decir, que esta empresa se encuentra en una situación crítica a nivel administrativo general, debido a que no se ejecuta con éxito ninguno de estas fases. Como lo hemos señalado anteriormente la administración cuenta con unos elementos en la fase mecánica (Planificación y Organización) y elementos en la fase dinámica (Dirección y Control):

Planificación: consiste en la determinación del camino concreto de acción que habrá que seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuela de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, entre otras.

Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que deben darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales imprescindibles en un organismo social para mejorar la eficiencia.

Dirección: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada persona y grupo de una organización, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.

Control: Consiste en el establecimiento de sistemas o métodos que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. El control puede definirse según:

Robbins (1996).

"El control es el proceso de regular actividades que

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