EL CONTROL COMO HERRAMIENTA GERENCIAL

EL CONTROL COMO HERRAMIENTA GERENCIAL

LA ACTIVIDAD ECONÓMICA, LA EMPRESA Y SU CONTROL INTERNO.

La actividad económica es un hecho real realizada para intercambiar o transferir bienes o servicios. En ocasiones, el hecho económico puede ocurrir con o sin la participación de la empresa.

Empresa es la persona natural o jurídica, pública o privada, con o sin ánimo de lucro, que asume la iniciativa, decisión, innovación y riesgo para coordinar los factores de la producción en la forma más ventajosa para producir o distribuir bienes o servicios que satisfagan necesidades humanas.

Hoy, cuando se habla de las organizaciones inteligentes de rápido aprendizaje y del capital intelectual, unir e incorporar estos elementos al sistema de control interno resulta importante en la perspectiva de contribuir a la protección de los recursos de la organización

La importancia de poseer o implementar un sistema de control interno eficiente y eficaz al interior en las estructuras organizacionales, se ha establecido como un esquema obligatorio en la última década, debido a la trascendencia que implica medir la eficiencia y la productividad en el momento de implementarlos y ejecutarlos.; puesto que la connotación de control se centra en las actividades básicas que realizan las empresas, de ello se desprende su posicionamiento o mantenimiento en el mercado. Las organizaciones que mantengan y verifican las condiciones de control interno, en sus actividades técnicas, operativas, administrativas y financieras, permitirán conocer la situación real de las mismas,, de ahí su trascendencia e incidencia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Para evaluar el control interno de cualquier empresa, grande o pequeña, organizada en forma rudimentaria o sofisticada, es necesario tener en cuenta que ningún aspecto de ella está por fuera de la cobertura del sistema de control interno, ya que dicho sistema considera a la entidad como un todo. Por ello es importante destacar los siguientes aspectos inherentes a toda empresa:

Actividades básicas. Toda empresa realiza las siguientes funciones: técnica, comercial, financiera, contable, de seguridad y administrativa. La ejecución de estas funciones obligan a la implementación de un sistema de información a través del cual se reconozca, calcule, clasifique, registre, resume, y reporte los resultados de sus operaciones.

Riesgos potenciales: Toda actividad básica está sujeta a los siguientes riesgos: transacciones que no están debidamente autorizadas, transacciones contables que no son validas, transacciones realizadas que no están contabilizadas, transacciones que están indebidamente valuadas, que están indebidamente clasificadas, que no están registradas en el periodo que corresponden, o que están indebidamente registradas. Para detectar o prevenir estos riesgos, la empresa establece controles administrativos y controles contables.

Por los cambios tecnológicos. Por la llamada globalización, las organizaciones han venido evolucionando rápidamente y con ello los riesgos, los sistemas de control interno se han rodeado también de nuevos subsistemas integrados en el esquema de la organización por el conjunto de planes, métodos, principios, normas internas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, adoptados con el fin de procurar que todas las actuaciones sean adecuadas así como sus recursos sean utilizados razonablemente.

Neoprotección del Sistema: Las nuevas circunstancias socioeconómicas traen consigo cambios para las organizaciones y por consiguiente para sus estructuras de poder.

En el nuevo ámbito vale preguntarse: ¿qué significa la protección de los recursos de la organización?. Hasta hace algunos años nos remitía la respuesta a la conservación y a la custodia. El nuevo escenario cambia el paradigma y plantea una forma de neoprotección a través del acrecentamiento de los recursos, de la generación de empleo, de la agregación de valor, de un trabajador del conocimiento a cambio de un empleado, orientado por la calidad.

En esos aspectos el Sistema de Control Interno debe confluir para poder efectivamente proteger los recursos de la organización

Minimizar riesgos y maximizar oportunidades: En este nuevo escenario para las organizaciones y para el sistema de control interno surge el interrogante sobre si solamente el sistema se limita a minimizar los riesgos o si adicionalmente debe formularse en función de maximizar oportunidades

Cultura organizacional. De nada nos sirven las herramientas sino sabemos utilizarlas. Poco servicio o efecto puede representar un sistema electrónico de procesamiento de datos si procedemos manualmente; de nada sirven los aplicativos de contabilidad si preferimos utilizar la contabilidad manual y mínimo aporte pueden ofrecer estos sino se posee la destreza para incorporarle información o para obtener el máximo de su rendimiento y utilidad.

Lo mismo sucede con el sistema de control interno, si no se posee la apropiación colectiva sustentada en la capacidad del conocimiento, entrañada de manera cultural y como algo importante, válido y útil para todos, de hecho se está causando a las entidades un detrimento económico y social.

Dada las características del Control Interno se precisa de largos y metódicos procesos pedagógicos, dirigidos a cambiar paradigmas y esquemas mentales construidos en décadas de existencia de la cosa política y que se irradiaron al entorno, creando una atmósfera que catalogó al sector como predestinado a desaparecer o reducirse al mínimo, no obstante abundan ejemplos de entidades públicas lideres e identificadas con aspectos claves como el sentido de pertenencia , el arraigo, los valores éticos que han conducido a crear ambientes de planeación, organización, gestión y controles óptimos.

Es importante tener en cuenta que es el recurso humano el que fortalece o vulnera el sistema, no los procesos en si, ni los demás recursos.

EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL CONTROL

La presencia social del control se remonta al origen del hombre social. Está fuertemente vinculada a las carencias de confianza y sus mayores desarrollos encuentran cuna en sociedades en que esta característica alcanzó manifestaciones culturales incorporándose a sistemas de creencias y valores como las religiones.

Su origen no es único, tiene sus particulares expresiones en distintas culturas, las más conocidas son las occidentales, donde se desarrollan dos grandes corrientes, una latina con origen en el estado y su acción de intervención; otra anglosajona, surgida de las doctrinas del liberalismo clásico, en sus ideas de estado mínimo, de libertad extrema de mercado. Este conocimiento es indispensable para el entendimiento de muchos debates de actualidad.

Existen antecedentes del control en las culturas orientales, los cuales son desconocidos en nuestro medio, de los cuales se perciben sólo algunos elementos incipientes ligados a tradiciones místicas, indicando las preocupación por las causas antes que por los problemas;

Vertiente Latina.

Mientras el enfoque anglosajón tuvo origen en los intereses de las organizaciones privadas, a partir de la creación de las sociedades mercantiles en los albores de la sociedad mercantilista, el enfoque latino surge adherido a las estructuras del estado en las etapas de transición de la civilización, realizando sus primeras síntesis en las estructuras estatales de las ciudades y el estado.

Los antecedentes del control latino no tienen relación con la auditoria y el control. Más bien se relaciona con el nomenclador, que realizaba el control de los esclavos y el censor, como vigilante de la vida privada de los senadores. Ambos tenían el objetivo de cuidar el patrimonio público frente a probables e indebidas apropiaciones, por lo que se dice que este enfoque estuvo orientado mas que todo al cuidado de los bienes públicos, fuertemente ligado al derecho de carácter permanente y autoritario, hechos que lo definen como una actividad básica de vigilancia y castigo, sentido fundamental del control de fiscalización.

Este enfoque se sintetiza en una actividad de control de amplia cobertura, protectora simultanea de los intereses estatales y de los propietarios del capital, con objetivos de interés público, sin preocupación por la especialidad del control, pues desde siempre se estructuró que sus objetivos son garantizar la veracidad de los informes contables, proteger los intereses de los propietarios, el estado y la comunidad.

Vertiente Anglosajona.

En este enfoque se plantea la existencia histórica de dos paradigmas fundamentales de control en razón a su relación con el capital, el trabajo y la administración. Está fuertemente integrado al concepto especializado de auditoria externa que puede resumirse en la función originada por el interés privado para verificar la gestión administrativa y el correcto uso de los recursos a partir de la información que describe tal gestión. En este enfoque el objetivo primario del control es la detección de fraudes mediante el examen de cifras contables para establecer su grado de razonabilidad.

El modelo clásico de control se fortalece y desarrolla con el surgimiento de las sociedades mercantiles, las cuales en gran medida institucionalizan la separación de los factores

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