EXAMEN PARCIAL DESARROLLO ORGANIZACIONAL AVANZADO

EXAMEN PARCIAL

DESARROLLO ORGANIZACIONAL AVANZADO

Gladys Castillo                  8-820-160

La Distribuidora La Estrella es una empresa familiar dedicada a la venta y distribución de productos comestibles y algunas líneas de artículos cosméticos y personal.

La empresa tiene cerca de 30 años de existencia en el mercado, enfrentándose actualmente a una fuerte competencia en todas sus líneas de productos. Su base organizacional esta fundamentada en seis áreas operativas: Administración, Recursos Humanos, Contabilidad, Informática, Operaciones y Logística, Ventas y Compras. En la actualidad, la empresa cuenta con 96 empleados distribuidos así: 9 en Administración y Recursos Humanos, 18 en Contabilidad, 3 en Informática, 44 en Operaciones y Logística, 15 en Ventas y 7 en Compras

Como características de la organización reflejadas en un estudio interno realizado por Recursos Humanos indican aspectos como:

• Se da centralización total de las operaciones de la empresa
• La empresa no ha definido la visión y misión de la empresa, aun que todos saben lo que tienen que hacer en sus puestos de trabajo.
• Informalidad en el manejo de las operaciones, privando los criterios subjetivos y no planificados
• Los empleados se saltan las líneas de autoridad para obtener resultados
• Las áreas operativas funcionan como islas independientes
• No se cree en los recursos humanos.

Los aspectos relevantes de la cultura organizacional

• Falta de identificación de los empleados con la empresa, la cual se demuestra en falta de cooperación con los compañeros y su negativa en trabajar en equipo
• La comunicación en todas las direcciones es deficiente, sobre todo la comunicación descendente desde el nivel más alto y así sucesivamente hacia abajo. Sin embargo, se observa un buen esfuerzo entre gerente de primera línea por coordinar acciones.
• En los departamentos que reciben clientes y proveedores, la atención telefónica y personal de los clientes es regular; mostrándose cierto desinterés en atender sus necesidades
• El desempeño de los empleados se manifiesta en base a sus resultados obtenidos, exaltándose el no cumplimiento en las labores encomendadas y justificando su incumplimiento con la deficiencia de compañeros de otros departamentos
•  Las palabras de elogio y retroalimentación son muy esporádicas.
• Los empleados demuestran falta de cumplimiento de procedimientos establecidos en la empresa, aunque lo conocen a cabalidad

La Gerencia de Recursos Humanos se ha planteado, a solicitud de la Gerencia,  la necesidad de establecer un profundo cambio organizacional para que la empresa sea más productiva y a la vez lograr un verdadero efecto en el comportamiento individual de los miembros de la organización, pero no sabe cómo hacerlo.

Usted ha sido elegido como consultor para guiar los primeros pasos hacia la transformación organizacional…Manos a la obra.

Recuerde que además de la contestación de las preguntas tiene que desarrollarse el esquema de casos (Hechos Relevantes, Análisis de Hechos Relevantes, Problemas Central, Alternativas de Solución y Elección de la Alternativa)

1. ¿Podría usted definir cuál sería ser el objetivo del Cambio Organizacional? Fundamente su respuesta definiendo las razones por la cual la empresa necesita DO, los resultados esperados y el enfoque del cambio recomendaría para lograr los objetivos
2. ¿Qué fuentes de resistencias individual y grupal se pueden estar dando dan en la empresa especificando cada resistencia presente y como se manejarían?
3. ¿Qué tipo de intervenciones utilizaría para hacer el cambio organizacional? ¿Especifique en que consiste el tipo de intervención, cuales sería el desarrollo de las intervenciones (orden de prioridades) y qué situación problemática encontrada atendería?
4. ¿Cuál sería las funciones, el rol asumido y el proceso de investigación que el consultor elegido (usted mismo) debería realizar para obtener los objetivos propuestos (ver primera pregunta)?
5. Elabore un Diagnóstico Organizacional de la empresa considerando los puntos establecidos en el modelo sugerido del Estudio General de la empresa del Trabajo final

Importante que si el caso no les da la suficiente información deduzcan que puede estar pasando en la empresa y actúen en función a esa realidad.

DESARROLLO

1. Desarrollo del esquema de casos

Hechos Relevantes

• Empresa familiar 
• Dedicada a la venta y distribución de productos comestibles y algunas líneas de artículos cosméticos y personal
• Con cerca de 30 años de existencia en el mercado.
• Actualmente enfrentándose a una fuerte competencia en todas sus líneas de productos.
• Su base organizacional está constituida de 6 áreas operativas.
• En la actualidad, cuenta con 96 empleados distribuidos en todas las áreas operativas.
•  La gerencia se ha planteado la necesidad de establecer un profundo cambio organizacional.
• Distribuidos así: 9 en Administración y Recursos Humanos, 18 en Contabilidad, 3 en Informática, 44 en Operaciones y Logística, 15 en Ventas y 7 en Compras
• Centralización total de las operaciones de la empresa
• La empresa no ha definido la visión y misión de la empresa
• Informalidad en el manejo de las operaciones
• Los empleados se saltan las líneas de autoridad
• Las áreas operativas funcionan como islas independientes
• No se cree en los recursos humanos

Análisis de los Hechos Relevantes

• Al ser una empresa familiar y pequeña puede que la organización no esté muy estructurada y es por ello que no se le da la debida atención a temas de recursos humanos. Es posible que la alta dirección no esté enfocada en el desarrollo organizacional de la empresa ni en la importancia de los recursos humanos, por lo tanto es el resultado de la falta de identificación de los empleados con la empresa, la cual se demuestra en falta de cooperación con los compañeros y su negativa en trabajar en equipo.

• La comunicación en todas las direcciones es deficiente, sobre todo la comunicación descendente desde el nivel más alto y así sucesivamente hacia abajo. Sin embargo, se observa un buen esfuerzo entre gerente de primera línea por coordinar acciones. Esto puede ser el resultado de que los empleados se salten las líneas de autoridad.

• A pesar que está estructurada en 6 áreas operativas, se puede ver que cada una se maneja individualmente y que no existe el trabajo en equipo. Sumándole a esto, la comunicación en todas las direcciones es deficiente.

• En los departamentos que reciben clientes y proveedores, la atención telefónica y personal de los clientes es regular; mostrándose cierto desinterés en atender sus necesidades. Este comportamiento indica informalidad en la manera en que realizan sus procedimientos.

• El desempeño de los empleados se manifiesta en base a sus resultados obtenidos, exaltándose el no cumplimiento en las labores encomendadas y justificando su incumplimiento con la deficiencia de compañeros de otros departamentos

• La empresa cuenta con suficiente personal para cubrir las áreas operativas, pero el desempeño de cada uno es deficiente ya que en base a los resultados obtenidos se puede ver que no se cumplen con las laboras asignadas y que se justifican comprometiendo a otros departamentos por su deficiencia.

• Las palabras de elogio y retroalimentación son muy esporádicas. Los empleados demuestran falta de cumplimiento de procedimientos establecidos en la empresa, aunque lo conocen a cabalidad

• Es ahora, cuando la gerencia quiere atacar el problema ya que su nivel de productividad ha bajado como consecuencia del comportamiento de los miembros de la organización y la falta de interés de parte de la gerencia.

Problema Central

Falta de estructura en una empresa familiar

Alternativas de Solución

•  Definir la misión y la visión de la empresa, junto con la estructura organizacional

• Definir los valores de la empresa, en la cual se debe pensar en todo el recurso humano de la organización.

• Realizar un plan de acción basado en todas las oportunidades de mejora que tiene la empresa, ya que están identificadas claramente, bajar ese plan de acción con un buen programa de sensibilización y divulgación que llegue a todos los niveles de la organización, por último darle seguimiento a ese plan de acción para monitorear si se está cumpliendo el plan o si habría que ajustar actividades, no se puede quedar atrás en este plan la definición de indicadores e medición, porque lo que no se mide no se ve.

• Fomentar el trabajo en equipo y interdepartamental.

• Motivar al personal con programas de incentivos para el desarrollo eficiente de sus actividades.

• Implementar programas de capacitación en todos los niveles no solo en servicio al cliente.

Elección de Alternativa

• Es necesario que la alta dirección defina la misión y la visión de la empresa y que esta sea consultada con los empleados con el fin de que ellos también se sientan identificados con la razón de ser de la empresa, por otro lado deben estructura el organigrama de la empresa, luego de ello se debe realizar un plan de acción basado en todas las oportunidades de mejora que tiene la empresa, ya que están identificadas claramente, bajar ese plan de acción con un buen programa de sensibilización y divulgación que llegue a todos los niveles de la organización, por último darle seguimiento a ese plan de acción para monitorear si se está cumpliendo el plan o si habría que ajustar actividades, no se puede quedar atrás en este plan la definición de indicadores e medición, porque lo que no se mide no se ve.

1. Resolución de Preguntas

1. ¿Podría usted definir cuál sería ser el objetivo del Cambio Organizacional? Fundamente su respuesta definiendo las razones por la cual la empresa necesita DO, los resultados esperados y el enfoque del cambio recomendaría para lograr los objetivos.

Los objetivos del cambio Organizacional para esta empresa debieran ser:

• Aumentar el grado de confianza y apoyo entre los miembros de la organización, de ese modo se mejoraría la comunicación, compromiso y respeto a las líneas de autoridad en todos los niveles. Adicional que estaríamos llevándolos a que trabajen en equipo para obtener los resultados, no como islas.
• Aumentar la confrontación de los problemas organizacionales, dentro y entre los grupos, en lugar de ocultarlos, esta empresa venia identificando estos hallazgos y para no entran en confrontación simplemente, permitían que los colaboradores actuaran sin respetar procedimientos y líneas de autoridad. En la medida que surjan los problemas se deben atacar de inmediato en sitio y tomar las medidas necesarias para solucionarlo ya sea a corto, mediano o largo plazo, pero se debe actuar sobre todo con problemas operativos.
• Crear un ambiente estructurado en el que la autoridad designada para esa funciona aumente su autoridad al basarse en el conocimiento y la habilidad social, si logramos este objetivo estaríamos enfocando en los problemas de líneas de autoridad, incumplimiento de procedimientos, informalidad en el manejo de las operaciones y la falta de compromiso para la obtención de los resultados. Una vez logremos este objetivo todos los niveles estarían trabajando alineados a los objetivos de la empresa.
• Fomentar una cultura de comunicación, debiesen ser laterales, verticales y diagonales, debe haber comunicación en todos los niveles de la organización, ya que vemos que hoy día la empresa tiene oportunidad de mejora en este aspecto y más aún porque la empresa está centralizada, solo un grupo tiene poder de la información. Cuando logremos este objetivo se fomentará el trabajo en equipo, comprensión y compromiso, estarían alineados con los objetivos de la organización y verían el compromiso que la Organización tiene con el recurso humano.
• Incrementar el nivel de entusiasmo y satisfacción personal en la organización, de ese modo estarían mucho más comprometidos y orientados a los resultados de la organización.
• Incrementar el nivel de responsabilidad individual y grupal en el planteamiento y en la implementación, de ese modo todos estarían involucrados en los cambios que se quieren lograr, las soluciones e ideas creativas para la resolución de los problemas se debe involucrar al personal.

1. ¿Qué fuentes de resistencias individual y grupal se pueden estar dando en la empresa especificando cada resistencia presente y como se manejarían?

Resistencias Individuales

• Hábitos: Informalidad, no cumplimiento en las labores encomendadas, deficiencia de algunos colaboradores, atención a los clientes regular. Para esta resistencia, se debe crear equipos de trabajo donde cada unidad es responsable de informar a cada encargado de otros departamentos, con el fin de que todos en conjunto logren realizar el trabajo correctamente y que todos manejen la información actualizada, aún cuando no les afecte directamente.
• Procesamiento selectivo de la información: Por la centralización que hay de la información. Esto da como resultado la falta de cooperación y negación para trabajar en equipo ya que los empleados no se sienten identificados con la empresa. Si se incluye a cada trabajador o equipo de cada área operativa y se les brinde información acerca de la empresa, con el fin de motivarlos a hacer su trabajo de la mejor manera, cada trabajador se sentirá más cómodo al momento de brindar el apoyo a otros compañeros de otros departamentos y cooperar voluntariamente al resolver cualquier situación inusual.

Resistencias Grupales

• Inercia Estructural: Es evidente que no hay una buena estructura y se puede percibir cuando los colaboradores se saltan las líneas de mando. Con la adecuada definición estructural en el organigrama y bajado a todos los niveles se mitigará esta resistencia.
• Amenaza a las Destrezas: Hay muchas deficiencias en el recurso humano y lo utilizan como excusa para no lograr los objetivos de la empresa. Se deben crear entrenamientos frecuentes exclusivos para el personal que maneja clientes externos con el fin de lograr satisfacer sus necesidades. Es importante en este punto, brindar un entrenamiento especial a todos los trabajadores, sobre el manejo de clientes internos o externos de la empresa.

• Amenazas a las relaciones establecida de poder: Al ser una empresa tan centralizada no se maneja información en todos los niveles, lo que provoca el problema de comunicación en la empresa. Con esta resistencia se debe establecer el organigrama de cada departamento públicamente para que cada trabajador de cada área sepa a quien debe reportar cualquier situación. También, se debe reunir a cada departamento por área operativa y explicarles el nivel jerárquico de mando con el fin que sea seguido por todos ellos.

• Amenaza a la asignación establecida de recursos: La empresa cuenta con suficiente personal para cubrir las áreas operativas, pero el desempeño de cada uno es deficiente ya que en base a los resultados obtenidos se puede ver que no se cumplen con las laboras asignadas y que se justifican comprometiendo a otros departamentos por su deficiencia. Establecer una descripción actualizada de cada puesto que se maneje en la empresa y reunirse personalmente con cada individuo, con el fin de explicares nuevamente sus funciones. Asegurarles que tendrán a una persona a quien reportar libremente cualquier situación, esto les ayudará a elevar el nivel de compromiso de cada individuo de cada área.
  

1. ¿Qué tipo de intervenciones utilizaría para hacer el cambio organizacional? ¿Especifique en qué consiste el tipo de intervención, cuales sería el desarrollo de las intervenciones (orden de prioridades) y qué situación problemática encontrada atendería?

Los tipos de intervenciones que utilizaremos para hacer el cambio organizacional son las siguientes:

• Intervenciones en procesos humanos

Las intervenciones en procesos humanos están dirigidas fundamentalmente al personal de las organizaciones, así como a sus procesos de interacción, como comunicación, solución de problemas, liderazgo y dinámicas de grupo. Como su nombre indica, se enfocan en los aspectos humanos de las organizaciones.

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