Gestión De Compras

GESTION DE COMPRAS

Cada compañía debe enfrentarse al hecho de que necesita relacionarse con las demás empresas para poder llevar a cabo su función a cabalidad, en primer lugar necesita de un proveedor, de su relación con el dependerá la mayor parte de su producción o prestación de servicio, como se ha dicho, quien compra bien, venderá bien.

La parte que esta directamente relacionada con los proveedores es la que se ha denominado gestión de compras, para empezar daremos unas cuantas definiciones de gestión de compras:

- “La planeación de las compras en el resultado de las necesidades presupuestadas de las demás funciones de la empresa y su propósito fundamental, es el de obtener lo suministros adecuados, en el momento oportuno y el precio justo, teniendo como perspectiva el desarrollo de la empresa y el bienestar del sistema general, al cual le presta su servicio” (Gómez Saavedra, Eduardo. 1994. Aseguramiento de calidad en compras)

- “es el conjunto de operaciones que pone a disposición de la empresa en las mejores condiciones de cantidad, calidad, precio y tiempo todos los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma, de acuerdo con los objetivos que la dirección de la empresa ha definido” (Escobar Refusta, Javier. El primer eslabón en la logística: el aprovisionamiento. Revista zona logística edición 39)

Con lo anterior podemos establecer que la gestión de compras es el proceso que se encarga de definir lo que necesita la empresa y seleccionar el mejor proveedor en cuando a calidad, servicio, capacidad de respuesta y precio

OBJETIVOS DE LA GESTION DE COMPRAS

Los objetivos de la planeación de compras son el resultado de la planeación estratégica de la empresa y deben concentrarse en los siguientes puntos

- Lograr la satisfacción de sus clientes internos, mediante la entrega oportuna de los productos o servicios solicitados, en las calidades requeridas y al valor justo.

- Adelantar las negociaciones pertinentes con los proveedores de tal forma que se logre un beneficio económico entre las partes

- Investigar las fuentes de suministro mas confiables en el mercado y llevar a cabo programas de desarrollo con los proveedores seleccionados

- Planear, programar y controlar las compras de la compañía de tal forma que se cuente con los suministros necesarios cuidando de los inventarios y su rotación

- Administrar adecuadamente el sistema de compras, con el fin de maximizar la productividad de la gestión de compras

- Adelantar programas relacionados con el valor evaluación económica de las compras y costos de los suministros con el propósito de tomar decisiones sobre datos y valores reales.

FUNCIONES DE LA GESTION DE COMPRAS

La función principal de compras es la de adquirir los bienes y servicios de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas, en las fechas, cantidades y precios correctos, logrando de esta manera un beneficio equilibrado entre la empresa y el proveedor. Las funciones complementarias

- Investigar las fuentes de suministro y mantener al día un sistema de información y registro de proveedores.

- Seleccionar y desarrollar proveedores confiables con el fin de conseguir un respaldo efectivo al proceso productivo de la empresa.

- Negociar los contratos teniendo en cuenta: las especificaciones técnicas y las certificación y garantía de calidad de los productos.

- Administrar el proceso de compras de tal forma que se cumpla con los objetivos de eficiencia y eficacia.

- Definir y coordinar un sistema estadístico de información que incluya: cumplimiento, calidad, quejas y reclamos.

- Respaldar las funciones asignadas mediante el conocimiento, la capacitación y la ética de las personas involucradas en el sistema de compras.

- Establecer unas relaciones en la confianza y el largo plazo.

PASOS PARA LA GESTION DE COMPRAS

La definición de las necesidades de compra: En esta fase, el comprador debe trabajar con el usuario que requiere la compra para conseguir plasmar de forma concreta y detallada todos los factores y cuestiones que deben responder los proveedores potenciales en las ofertas que presentan.

La petición de ofertas: En este paso es crítico cubrir todos los puntos importantes a los que se comprometerá el suministrador a la hora proveer el producto o servicio objeto de la compra: las especificaciones del producto o servicio, los plazos y las condiciones de entrega, la calidad requerida y las penalizaciones por incumplimiento. También es importante estructurar la forma en la que los proveedores responden a la petición de oferta de manera que se facilite la comparación entre las diversas ofertas recibidas.

Selección de proveedores: Este componente se va a explicar mas detalladamente adelante.

Análisis de las primeras ofertas recibidas: Una vez recibidas las primeras ofertas de los suministradores, el comprador tabula las ofertas y analiza los detalles con el usuario, para asegurar que las ofertas comparadas son todas válidas. Si es preciso, se contacta con los proveedores para pedir aclaraciones, puntualizaciones o modificaciones sobre las ofertas recibidas. Cuando se han descartado aquellas ofertas que no cumplen los requisitos, usuario y comprador, bajo la supervisión de los responsables de compras, realizan la comparativa de ofertas recibidas, y juntos establecen los objetivos y la estrategia de negociación.

La negociación y adjudicación: La negociación la debe realizar únicamente el comprador. El comprador negocia hasta que llegue a un resultado satisfactorio o estime agotado el potencial de negociación. Llegado este punto, usuario y comprador se reúnen de nuevo para, analizando el resultado de las ofertas recibidas tras la negociación del comprador, juntos consensuar la decisión de adjudicación.

La formalización contractual:

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