Gestión y administración de compras

INDICE

I- INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………3

II- ORGANISMOS ÁREAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO…………………………………………………………………...4

III- PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS (Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)……………………………………………………………….5

3.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES…………………….………………………………….. 6

Definición……………………………………………………………14

Alcance...…………………………………………………………….14

Políticas y Normas…………………………..…………………………………..14

Actividades:

Núm.1: Cotizar Compra …………………………………………………………….23

Núm.2: Evaluar Solicitud de Compra …………………………………………..…25

Núm.3: Elaborar y Entregar Orden de Compra ………………………………….27

IV- RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS ……………………………………………….30

V- HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS………………………………………………31

VI. ANEXOS: ………………………………………………………………………...32

- FORMULARIOS

- HISTORIAL CAMBIOS A DOCUMENTOS

I- INTRODUCCIÓN

En el presente Manual quedan previstas las políticas y normas, así como el procedimiento para las compras de: materiales, piezas, mobiliario y equipos. Tiene como objetivo disponer de una guía que nos permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin de lograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al más bajo costo.

Las principales mejoras incluidas en este manual están enmarcadas en los siguientes aspectos:

1. Segregación de funciones, acorde a la naturaleza de las operaciones.

2. Rediseño de formularios actuales.

3. Diseño de nuevos formularios.

4. Control en recepción solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos.

Con su aprobación y su posterior implementación procuramos edificar, estandarizar y optimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las áreas implicadas en su ejecución.

Agradecemos a la Contraloría, Auditoría General, Direcciones Generales de Tecnología, Operaciones, Banca Personal, Administrativa, Dirección de Compras y de manera muy especial a la Su administración General Administrativa, representada por el Ingeniero Eros Caamaño, quienes hicieron aportes para la mejora de los procedimientos incluidos en este manual.

El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en el mismo.

III- PROCEDIMIENTO

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

3.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES:

(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

COMPRA DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS

1. El sistema de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos estará sujeto a los principios de economía, eficiencia, publicidad, transparencia, igualdad de oportunidades para oferentes, flexibilidad y fluidez en los procesos, tecnología moderna y la responsabilidad de los Ejecutivos encargados del sistema.

2. Toda dependencia con facultad para recomendar la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos para la Institución, así como para autorizar los mismos, tiene que ajustarse a las normas y procedimientos previstos. A tales fines, deberá definir los precios, garantías, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de interés.

3. Todas las compras o contrataciones deberán realizarse tomando en consideración, en primer orden, las necesidades que justifiquen la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos, los precios suministrados por el mercado, las especificaciones técnicas del bien a comprar y las normas de calidad.

4. El contrato para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, será válido cuando se realice conforme al ordenamiento jurídico y cuando el acto definitivo de adjudicación y la constitución de la garantía sean cumplidas. Se perfeccionará por la recepción de la Orden de Compra por parte del suplidor o por la firma de las partes del contrato a intervenir.

NIVELES DE AUTORIZACIÓN

5. Los niveles de autorización de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos quedan establecidos en el siguiente orden ascendente:

a) Gerente de Compras

b) Director de Compras

c) Director General Administrativo

d) Subadministrador General Administrativo

e) Comité Administrativo

f) Consejo de Directores

6. Los topes para aprobación atribuibles a los Ejecutivos que autorizan las compras, vía la Dirección de Compras, serán establecidos por el Consejo de Directores.

COTIZACIONES

7. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente de Compras, Director de Compras, Director General Administrativo o el Subadministrador General Administrativo, según sus niveles de autorización, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones. Las mismas podrán realizarse mediante fax, correo electrónico, escritas o por la vía telefónica.

8. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Comité Administrativo, según niveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones por escrito, y presentadas a dicho Comité, junto a cuadro comparativo de cotizaciones.

9. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Consejo de Directores, según niveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones por escrito en sobres lacrados que serán abiertos previamente por el Comité Administrativo y presentados posteriormente al Consejo de Directores del Banco, junto a cuadro comparativo de cotizaciones. Este Organismo decidirá sobre la necesidad o no de realizar concurso público para la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos.

10. Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en el mercado, el número de suplidores participante sea inferior a tres (3), se dejará constancia expresa de esta situación en el expediente que corresponda.

APROBACIÓN DE COMPRAS

11. El Comité Administrativo es el Organismo que tendrá la responsabilidad de abrir los sobres cerrados y lacrados con las cotizaciones recibidas para ser conocidas por este y el Consejo de Directores. Posterior a su apertura, tomará nota y solicitará a la Dirección de Compras preparar cuadros comparativos para la elección del suplidor.

12. Las compras a ser conocidas por el Consejo de Directores, serán presentadas por el Subadministrador General Administrativo, vía el Administrador General.

13. Ninguna compra, con el fin de satisfacer una necesidad o dar curso a un proyecto, podrá ser fraccionada para evadir el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos.

14. Las instancias con autoridad para la aprobación de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos, podrán requerir cuantos informes técnicos consideren precisos, y se relacionen con la compra. Cualquiera que sea su opinión sobre el contenido de los indicados informes, deberá ser motivada y expresada por medio escrito.

15. En los casos de las compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos que luego de su ejecución se requiera de una inversión extra, que en total (compra más inversión extra) supere el tope de autorización de la instancia que aprobó en primer término, deberá presentarse a la instancia con límite de autorización suficiente para su ratificación, dejando documentadas las circunstancias que motivaron la erogación extraordinaria.

16. En caso de compra de bienes, que se realice bajo la modalidad de “Subasta o Remate”, se presentará a la instancia de aprobación correspondiente, la recomendación para adquirir el bien de interés, dejando documentadas las circunstancias y proceso empleado para aprovechar la oportunidad presentada.

17. Para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos bajo la modalidad de “Urgencia”, que como consecuencia de esta condición, tenga que aprobar una instancia inferior a la que tiene la capacidad para autorizarla, deberá contener la declaración de urgencia hecha por quien aprueba. En todo caso, la instancia que aprueba bajo esta condición, presentará informe a la instancia con mayor nivel de autoridad, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, para ratificación.

18. Los requerimientos de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos hechos por todas las dependencias, a ser atendidos bajo la facultad atribuida al Gerente de Compras, Director de Compras y Director General Administrativo, que no cuenten con su voto favorable, deberán presentarse

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