GESTION DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

La misión general del aprovisionamiento consistirá en obtener del exterior a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.

Los objetivos serán validos para cualquier tipo de empresa ya sea de tipo industrial o comercial, en función de la estrategia competitiva de cada empresa se pondrá al acento en los aspectos cualitativos o cuantitativos. Por ejemplo, la empresa que desarrolle su actividad en un mercado “maduro” (muchos competidores y poca diversificación ) tendrá que poner el énfasis en la obtención de unos precios mínimos, por el contrario la empresa innovadora que no surge esta presión sobre los precios, centrara sus preocupaciones en la investigación, preocupándose en la obtención de información sobre el comportamiento de nuevos materiales, nuevas tecnologías, etc.

El fin concreto de la gestión de compras consistirá en cubrir (satisfacer) las necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, “maximizando el valor del dinero invertido”(criterio económico)pero este objetivo de corto plazo(inmediato) debe ser compatible con la contribución de compras en “armonía” con el resto de los Departamentos para lograr los objetivos de la empresa, bien sean coyunturales (mejora del beneficio) o estratégicos(mejora de la posición competitiva).

Toda empresa, por sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir ciertos recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

En este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientes funciones:

Detección de la necesidad solicitud y análisis de alternativas de compra negociación con los proveedores colocación de órdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha operación) .

Seguimiento y activación de órdenes de compra. Se refiere al proceso por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la producción y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos recepción de efectos comprados almacenaje y registro entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió.

También existen actividades complementarias y derivadas de la acción de " compras que forman parte de las funciones de compras: estudio permanente del mercado de oferta, o sea análisis de proveedores y productos actuales y potenciales formulación de pronósticos y presupuestos de necesidades en función de los consumos previstos fijación de parámetros para optimizar las decisiones de compras (lotes óptimos de compras, puntos máximos y mínimos de pedido) mantenimiento de registros de existencia (sistema de información de los niveles de stock) .

Control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.

Cuando se pregunta acerca de cómo medir la competitividad en una empresa, la respuesta más simple es la de medir su participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar continuamente la competitividad de una empresa es la de producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones de los productos/servicios de los que formarán parte (por ejemplo: para producir prendas de vestir para fiestas, las telas a adquirir deben responder a requerimientos de delicadeza, buen gusto, finura y calidad) en las condiciones lo más ventajosas posibles.

De ahí se desprende la importancia de la función de compras. Se reconocen como condiciones ventajosas para la compra: el precio de compra el plazo de pago el plazo de entrega el servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador (reposición rápida de piezas defectuosas, servicio técnico garantizado, asesoramiento) la calidad obtenida en lo que se compra la estabilidad de ese proveedor como tal (ya que sirve de muy poco aprovisionar una empresa con proveedores de los cuales no se sabe si van a estar funcionando normalmente en el momento de una próxima compra, o de solicitarles servicio de posventa.

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con la producción y las ventas. La planificación de este proceso se relaciona directamente

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