La auditoría y la aplicación de controles internos

El efectivo representa el activo circulante de mayor liquidez con el que cuenta una empresa para cubrir sus inmediatas obligaciones, es por ello, que se hace necesario diseñar medidas que permita tener un control eficaz sobre el manejo de esta partida. En la actualidad, las empresas se valen de muchos mecanismos para evitar ser víctimas de fraude o robo, ya que el ingreso del efectivo ya sea por caja o banco siempre se realiza de forma constante y una adecuada revisión y control de estas cuentas permite tener una claridad en los saldos y saber a ciencia cierta de cuanto dispone la empresa.

La auditoría y la aplicación de controles internos a este activo, permiten que se establezca un monitoreo constante de todas las actividades de la empresa que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros. En la presente investigación se realizará un estudio detallado sobre el efectivo y sus generalidades, tipos, los principios de contabilidad, la evaluación de control interno y se explicaran algunos de los procedimientos que se emplean más comúnmente en la auditoria del efectivo, la información fue obtenida de fuentes bibliográficas como libros de texto y no bibliográficas como páginas web. La importancia del estudio de este tema radica en la necesidad que se tiene de conocer acerca de este importante elemento que es fuente de ingreso en la organización.

EL EFECTIVO

1.- GENERALIDADES

Concepto:

Se considera efectivo todo medio de pago o de intercambio que sea aceptado como un ingreso disponible en las comúnmente denominadas cuentas corrientes bancarias, por lo tanto se considera activo circulante disponible por intermedio de las cuentas caja o bancos.

Tal y como lo plantea Catacora (1998), podemos decir que el efectivo está compuesto por partidas que se pueden manejar con diferentes cuentas; por lo que este activo puede estar representado por un conjunto de cuentas. Cada una de estas cuentas posee unas características y funcionamiento particular.

Cuentas Asociadas al Efectivo:

- Caja

- Fondos Fijos

- Bancos

- Depósitos a plazo fijo

- Otros conceptos de equivalente de efectivo

Caja: La cuenta denominada caja está conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa con fines específicos y predeterminados. El monto disponible se caracteriza por tener movimientos continuos que son afectados diariamente. Se utiliza para agilizar ciertas operaciones.

Fondos Fijos: La cuenta que se denomina fondos fijos está constituida por la disponibilidad de efectivo en moneda nacional o extranjera disponible. Se constituyen para un fin específico y recurrente que se hayan establecido. Su custodia generalmente se le asigna a una persona, pero no puede tener la responsabilidad de efectuar los registros contables que se deriven de su operación. También se le da el nombre de caja chica.

Bancos: Esta cuenta está constituida por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos en una entidad financiera y las cuales están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria. La cuenta de bancos puede ser dividida en dos tipos: bancos nacionales y bancos extranjeros.

Depósitos a plazo fijo: Los depósitos a plazo fijo están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés, generalmente deben tener un vencimiento menor a noventa días.

Otros conceptos equivalentes: Pueden ser inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas o convertibles a efectivo y que su vencimiento por lo general es menor a noventa días a partir de la presentación del balance general y no exista riesgo para su conversión rápida en efectivo.

1.1 Clasificación

Efectivo Disponible:

Es todo aquello que se puede usar, es decir que no presenta ningún tipo de restricción de carácter legal o formal, está conformado por el dinero de curso legal, cheques (Gerencias, viajeros, cuenta corriente, giros bancarios) y las monedas extranjeras cotizadas en el banco nacional o cuando se tenga agencias o sucursales en otros países.

Efectivo Restringido:

Se considera restringido, cuando el efectivo no está disponible para las operaciones normales, presenta limitaciones o restricciones formales para su uso y disponibilidad, por ejemplo dinero a plazo fijo, depósitos en garantía, fondo para fines especiales, dinero colocado en bancos intervenidos.

Caja: Aceptados como efectivo disponible:

a) Dinero en efectivo en moneda nacional

b) Moneda extranjera en efectivo o cheques de gerencia, valorados al cambio oficial suministrado por el Banco Central

c) Cheques de terceros pagaderos en moneda nacional, no sujeto a restricciones.

d) Giros postales o bancarios

e) Boletas de Tarjetas de Crédito confirmadas

Caja: No Aceptados como efectivo disponible

a) Cheques con fecha adelantada o con restricciones para su depósito en cuentas corrientes bancarias.

b) Cheques devueltos por falta de fondos. Si es por falta de endoso, puede incluirse como efectivo.

c) Vales de caja o adelantos a empleados y vendedores

Bancos: Aceptados como efectivo disponible:

a) Depósitos en cuentas corrientes disponibles para el pago de transacciones operacionales.

b) Depósitos de ahorro disponible para el pago de operaciones

Bancos: No Aceptado como efectivo disponible.

a) Depósitos sujetos a algún tipo de restricción. Por ejemplo:

a-1 Plazo Fijo

a-2 Cumplimiento de contratos

a-3 Decisiones judiciales

b) Depósitos para la creación de fondos. Por ejemplo:

b-1 Pensiones o jubilaciones

b-2 Ampliación o compra de activos fijos

b-3 Amortización de deudas

c) Depósitos en bancos que hayan restringido o suspendido en alguna forma el retiro de fondos

d) Depósitos en un país extranjero que no tenga libertad de cambios o que de alguna forma imponga restricciones sobre los depósitos en moneda nacional o extranjera.

1.2.- Principios de Contabilidad

Según F. CATACORA (2000), los PCAG o PCGA (Principios de contabilidad generalmente aceptados) como también se les conoce tienen unos objetivos básicos para ofrecer una organización y sistematización a la teoría y práctica de la ciencia contable, con el fin de unificar los criterios contables para el registro de las operaciones, definir tratamientos especiales para operaciones específicas, orientar a los usuarios de los estados financieros y sistematizar el conocimiento contable.

De acuerdo a los Principios Generalmente Aceptados en Venezuela las DPC-0, los principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los eventos económicos que la afectan son: valor histórico original, dualidad económica, negocio en marcha, realización contable y período contable.

Valor histórico original: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad de la información contable.

Dualidad económica: Para una adecuada comprensión de la estructura de la entidad y de sus relaciones con otras entidades, es fundamental la presentación contable de:

a) Los recursos económicos de los cuales dispone para la realización de sus fines y b) Las fuentes de dichos recursos.

Negocio en marcha o continuidad. - La entidad normalmente es considerada como un negocio en marcha, es decir, como una operación que continuará en el futuro previsible. Se supone que la entidad no tiene intención ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala de sus operaciones. Si existiesen fundados indicios que hagan presumir razonablemente dicha intención o necesidad, tal situación deberá ser revelada

Realización Contable: Este principio establece que las operaciones de la entidad deben reconocerse desde el punto de vista contable y por ende registrarse desde el momento de su “Causación”, es decir, desde el momento en que se causa para la empresa un derecho que posteriormente se convierte en dinero o un compromiso que posteriormente generará un desembolso o salida de efectivo para la organización. Por esta razón al cierre de cada ejercicio contable se debe verificar que están debidamente registrados todos los ingresos obtenidos (cuando el efectivo ya se ha recibido) o causados (cuando se tiene el derecho de exigir una cantidad de dinero en el futuro) y todos los egresos efectuados (cuando ya se ha realizado el pago) o causados (cuando se tiene un compromiso para efectuar un pago en el futuro) en ese mismo lapso de tiempo. El propósito es presentar a los usuarios de la información contable los datos de todas las operaciones realizadas durante el ejercicio y además determinar el resultado real de las operaciones.

Periodo Contable: Este principio establece que las operaciones y eventos económicos que afectan

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