La planeación administrativa

Planeación

Concepto: planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en un futuro, establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

Agustín Reyes Ponce: La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de acciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización.

Burt K. Scanlan: Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

        Elementos del concepto:

1.- Objetivo: Determinar los resultados deseados. (¿Qué se quiere?)

2.- Cursos alternos de acción: Diversos caminos, formas de acción o estrategias.

3.- Elección: Determinación, análisis y selección de la decisión más adecuada.

4.- Futuro: Prever situaciones futuras (hechos inciertos, preparación para contingencias y trazar actividades futuras)

        Importancia

Esencial para el desarrollo de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen medidas para afrontarlos. Reconoce hacia dónde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

Fundamentos básicos:

1.-  Propicia el desarrollo de la empresa.

2.- Reduce los niveles de incertidumbre.

3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.

4.- Mantiene una mentalidad futurista.

5.- Condiciona la empresa al ambiente que le rodea.

6.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones.

7.- Reduce al mínimo los riesgos.

8.- Las decisiones se basan en hechos.

9.- Establece un plan de trabajo.

10.- Promueve la eficiencia.

11.- Proporciona elementos para llevar a cabo el control.

12.- Disminuye al mínimo los problemas potenciales.

13.- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

14.- La moral se eleva.

15.- Optimiza el aprovechamiento del tiempo y recursos.

        Principios

1. Factibilidad: Debe ser realizable, Debe adaptarse a la realidad y condiciones objetivas que actúan en el medio.
2. Objetividad y Cuantificación: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos (Principio de precisión); estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos.
3. Flexibilidad: Establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.
4. Unidad: Todos los planes específicos deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
5. Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende a largo plazo, será necesario rehacerlo completamente, No es abandonar los propósitos sino modificar los cursos de acción, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

Tipología de planeación

Planes: Resultado del proceso de planeación; diseños o esquemas de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones para realizarlos.

1. Corto plazo: Determinados a realizarse en un término menor o igual a un año:

1. Inmediatos: Se establecen hasta seis meses.
2. Mediatos: Periodo mayor a seis meses, o menor de 12 meses.

1. Mediano Plazo: Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
2. Largo plazo: Son aquellos proyectados a más de 3 años.

En caso de ser una planeación total puede ser:

1. Estratégica: Establece lineamientos generales, sirve de base a los demás planes (tácticos y operativos). Diseñada por miembros de mayor jerarquía y consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
2. Táctica o funcional: Determina planes más específicos, referidos a cada departamento de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos. Establecido y coordinado por directivos de nivel medio (gerentes funcionales). Se dan a mediano y corto plazo, abarcan un área de actividad.
3. Operativa: Se rige de acuerdo con los lineamientos de la planeación táctica, su función es formular y asignar actividades detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Etapas de la planeación

Misión

Razón de ser de la empresa, representa las aspiraciones o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente.

Proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico. Puede sufrir modificaciones y sus características son:

1. Es básica o trascendental.
2. Genérica o cualitativa.
3. Permanente.
4. Semipermanente.

Importancia

• Sirve de cimiento.
• Permite orientar sobre el curso de acción.
• Identifica a la empresa con una imagen de responsabilidad social.
• Razón de existencia del grupo social.
• Define el éxito o fracaso de una empresa.

Características

• Evitar que la dirección pierda tiempo en aspiraciones desatinadas.
• Darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
• Evitar dogmatizarla.
• Ir acorde a los valores institucionales del grupo social.
• Debe velar el bienestar de la organización.
• Debe implementarse.
• No debe definirse con frases ambiguas y vacías.

Investigación

Proceso que aplica el método científico que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.

La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de la misión, así como de los medios óptimos para conseguirla.

Sus etapas son:

1. Definición del problema: Para no realizar esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias.
2. Obtención de información: Recopilación de datos.

1. Observación: Puede ser heurística, documental, de laboratorio, monumental, de conducta.
2. Encuesta
3. Muestreo

1. Determinación de la hipótesis.
2. Comprobación o desaprobación de la hipótesis.
3. Presentación del informe.

Premisas

Suposiciones que se deben de considerar ante aquellas circunstancias futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Pueden ser:

1. Internas: Se originan dentro de la empresa, pueden influir en el logro de la misión: variaciones en el capital, ausentismo, rotación de personal, etc.
2. Externas: Factores cuyo origen es ajeno a la empresa, pueden ser:

1. De carácter político.
2. De carácter legal:

1. Tendencias fiscales.
2. Tendencias de legislación.
3. Económicas.

1. Social.
2. Técnicas.
3. Otros factores.

Objetivos

Los resultados que se esperan obtener, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Clasificación

1. Estratégicos o generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
2. Tácticos o departamentales: Se refieren a un área y son a mediano y corto plazo.
3. Operacionales o específicos: Se establecen en secciones más específicas, son a corto plazo y pueden ser:

1. Seccionales: Cuando se refieren a una sección o grupo.
2. Individuales: Cuando son personales.

Lineamientos para establecer objetivos.

• Asentarlos por escrito.
• No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
• Al determinarlos, recordar ¿Qué, cómo, dónde, quién, cuándo y por qué?
• Deben darse a conocer a todos los miembros de la organización.
• Deben ser estables.

Estrategias

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Al establecerlas es conveniente seguir estas etapas:

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