Manual De Control De Interno

MANUAL DE CONTROL INTERNO

CAPITULO 1: INTRODUCCION

1.0 Introducción:

En la Empresa, existe un flujo constante de movimiento de inventarios, de acuerdo a una de sus actividades fundamentales, tal cual es prestar servicios gastronómicos, lo que obliga a buscar alternativas cada vez más económicas, eficientes y eficaces, con el objetivo de obtener resultados más convenientes y eliminar o minimizar los riesgos en las mercancías e inventarios, tales como el uso indebido de recursos, deterioros, o desvíos de los mismos.

2.0 De las Funciones y Responsabilidades:

En el presente manual se definen las funciones y responsabilidades de los encargados de almacenes y administradores de las diferentes Unidades de la Empresa, respecto al control de los inventarios.

Deberes de la Unidad Organizativa Encargada de los Almacenes:

a) Recepción de los materiales en el almacén.

b) Disposiciones para el almacenamiento de todos los materiales

c) Custodia de todos los materiales almacenados y mantenimiento de los registros adecuados de almacén.

d) Comprobación material del inventario para asegurarse de que está de acuerdo con los registros.

e) Impedir el despilfarro debido al deterioro provocado por el mal acondicionamiento del almacén, falta de protección, etc.

3.0 Objetivos:

El objetivo del presente Manual, es el de proveer las normas y procedimientos necesarios para lograr un estricto y adecuado control uniforme de los Inventarios existentes en los almacenes, así como de los abastecimientos que se planifiquen para asegurar el cumplimiento de las actividades correspondientes.

4.0 Alcance:

El presente procedimiento es aplicable a todos los procesos que involucran los inventarios de la Empresa.

5.0 Nivel de Acceso:

El personal que tendrá acceso a la documentación del Manual de Control Interno, en la Sección De los Inventarios, será:

6.0 Referencias:

Normas

ISO 9001-2001 Sistemas De Gestión De La Calidad - Requisitos.

ISO 9004-2000 Sistemas De Gestión De La Calidad- Directrices Para La Mejora Del Desempeño.

7.0 Funciones:

El Departamento de Fiscalización y Control, tiene entre otras, la función de ejercer la labor sistemática de control estricto de las normas contables, financieras y administrativas, implementadas a través de la realización de acciones encaminadas a lograr la observancia de las normas establecidas y el cumplimiento de los Planes de Prevención de la Empresa y los Manuales y Procedimientos de Trabajo.

A continuación se indican requisitos a considerar:

1) Las Normas y Procedimientos son confeccionadas por el Departamento de Fiscalización y Control de la Empresa.

2) Cada instrucción entra en vigor en la fecha de emisión salvo que se exprese lo contrario.

CAPITULO 2: DEFINICIONES GENERALES

GLOSARIO DE TÉRMINOS

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CAPITULO 3: NORMAS GENERALES SOBRE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS.

3.1 DE LAS CONDICIONES Y OPERATIVIDAD DEL ALMACEN

El personal encargado de la realización de la acción de control acreditará si existen las condiciones mínimas necesarias para operar las naves y áreas de almacenamiento a fin de garantizar el control físico de los inventarios así como su debida conservación, y en tal sentido comprobará:

a) Que las naves destinadas a almacenaje estén cerradas y techadas de acuerdo con las condiciones de seguridad física requeridas por los distintos productos que en ellas se depositan, limitándose el acceso a las mismas tan sólo a quienes trabajen en éstas; o aquel personal autorizado previamente, por escrito, por el Administrador o por el Director.

b) Que las áreas destinadas al depósito prolongado de productos estén cercadas para poder ejercer el control físico y estar preparados convenientemente, a fin de que los productos depositados en las mismas no sean susceptibles de sustracción.

c) Si se ha habilitado un espacio dentro del almacén y próximo a la entrada de carga, destinado a depositar los productos que se reciban, hasta que se compruebe que los mismos se ajustan a lo consignado en la remisión o conduce y se depositen posteriormente en su lugar definitivo. Estas áreas se denominarán "Área de Recepción".

d) Que las naves destinadas a almacenamiento estén divididas en secciones y contar con anaqueles, estantes, casilleros, plataformas o cualquier otro medio que permita colocar los productos en forma ordenada, accesible y fácil de manipular, de acuerdo a sus características, a la vez que los proteja convenientemente y permita el tránsito interior de carretillas montacargas.

e) Que las secciones, anaqueles, estantes, casilleros, etc., estén identificados y rotulados convenientemente con números o letras, o ambos combinados, para usarlos en las tarjetas de control como referencia de ubicación del producto y para facilidades de localización y de conteo físico.

Los rótulos arriba mencionados deberán ser movibles preferentemente; esto facilitará cualquier reestructuración del almacén.

f) Que no existan áreas con acumulaciones de artículos heterogéneas (rincones); pues pudieran ser la causa de un accidente.

g) Periódicamente se revisarán las áreas de almacenamiento situadas al aire libre para comprobar que lo que allí esté almacenado se encuentre bien protegido de la intemperie y que:

• Las superficies cóncavas o huecas no estén colocadas hacia arriba.

• Los objetos estén en general aislados del suelo y con una pendiente adecuada.

• El área esté libre de hierbas.

• El área esté debidamente cercada y su puerta de acceso cerrada.

h) Comprobar que todos los almacenes dispongan del adecuado equipo de extinción de incendio actualizado, así como de sistemas de instalaciones eléctricas de máxima seguridad, debiendo conocer todo el personal del almacén su ubicación y su utilización en forma práctica.

i) Se comprobará el nivel de conocimientos y adiestramiento del personal que labora en el almacén, mediante seminarios periódicos.

De incumplirse alguno de los requisitos anteriores, este aspecto se contestará con un "NO" por no cumplirse con lo que se establece en los principios de control interno del Subsistema de Inventario asociados con este aspecto.

3.2 DE LA UBICACION Y ORDENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS ¬

La ubicación y el ordenamiento adecuado de los productos almacenados de acuerdo a las características propias en cada caso, es uno de los principales requisitos a cumplimentar.

Comprende entre otras las siguientes medidas, de las cuales se comprobará que:

a) Estén ordenados los productos de forma que en los lugares más accesibles se coloquen aquellos de más movimiento, y en los lugares más resguardados aquellos de poco uso, o que por su naturaleza puedan sufrir deterioro o roturas.

b) De existir productos destinados para un proyecto u orden específica, se mantengan separados de los de uso normal, para evitar se utilicen indebidamente.

c) Que esté bien visible y definida la fecha de de los productos propensos a deterioro, desgaste o roturas.

d) Comprobar que no estén almacenadas sustancias ácidas junto a productos metálicos.

e) Verificar que los líquidos contenidos en frascos o pequeños bidones estén colocados siempre en la parte baja de la estantería, de esta forma, si hubiere derrame no se estropearán los objetos colocados en los casilleros inferiores.

De incumplirse alguno de los requisitos anteriores, este aspecto se contestará con un "NO" por no cumplirse con lo que se establece en los principios de control interno del subsistema de inventario asociados con este aspecto. Se realizará además, una valoración sobre economía de almacenes, donde se tenga en cuenta, el grado de aprovechamiento de la capacidad de almacenaje, el estado de conservación y almacenamiento de los inventarios.

3.3 DE LOS MEDIOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA LA RECEPCION Y EL DESPACHO.

Un almacén es un lugar de manipulación y, tanto la fase de la recepción como la del despacho, requiere contar con el utillaje adecuado al trabajo que ha de efectuarse.

Medidas de carácter general que deberán comprobarse sobre los útiles y equipos a utilizar para la recepción y despacho de mercancías:

a) Comprobar la plena disposición las herramientas necesarias que se utilizan en el despacho de productos que se cortan en barras, planchas, etc, con rapidez y sin riesgo alguno de accidentes.

b) Verificar que se cuente con las medidas de capacidad establecidas oficialmente para el control y despacho de productos líquidos.

c) Verificar que se cuente con los medios de medición necesarios en los almacenes que tengan existencias de productos cuya unidad de medida se determina de acuerdo a su peso, longitud, calibre, etc.

d) Comprobar que los medios de medición estén certificados por los organismos competentes, a fin de asegurar su exactitud.

De incumplirse lo anterior este aspecto se contestará con un "NO".

3.4 DE LA RECEPCION Y EL DESPACHO DE LOS PRODUCTOS.

Se comprobará en la recepción y el despacho de los productos el cumplimiento de lo siguiente:

a) Que la recepción de los productos se realiza por el método “a ciegas” , en tanto, el informe de recepción se elaborara en cada almacén, sobre la base de las calidades y cantidades físicamente recibidas, (que todo material que entra en el almacén, sea contado, medido o pesado) independientemente de

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