Manuales De Organizacion Y Prodiccion Industrial

INTRODUCCIÓN

Con ésta investigación se busca proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organización y el funcionamiento de las unidades administrativas con la adopción y manejo de los conceptos y elementos vertidos en este trabajo se facilitará la elaboración de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas técnicas que permita el conocimiento a mayor profundidad del funcionamiento de dichas unidades administrativas.

Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo. Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella.

CONSTRUCCIÓN DE MODELOS Y ELABORACIÓN DE MANUALES

Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

NORMAS GENERALES

 Los manuales deberán elaborarse estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de los procesos de la Institución, a través de la eficiencia de los procedimientos.

 Los manuales deberán elaborarse en los formatos contenidos en el presente documento y Organización y el Dpto. de Sistemas se encargará de integrar la información procesada por la unidad administrativa en dicho formato.

 Es necesario que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y que además cuenten previamente con su manual de organización actualizado.

 El Manual deberá contener las políticas, normas y actividades a realizar por la unidad administrativa para contribuir al cumplimiento de los objetivos establecidos.

 En la elaboración se debe mantener la interrelación e identificación de los procedimientos con la estructura orgánica vigente y autorizada por Organización y Sistemas así como lo establecido en el Manual de Organización.

 Los procedimientos deben dar una proyección general de forma sistemática y dinámica de las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deberá reflejar de forma lógica las actividades que integran al proceso.

 En la elaboración deberán describirse los canales de comunicación, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memoranda, formatos e instructivos), para el trámite de los asuntos respectivos, así como los sistemas para obtener el resultado final correspondiente.

 Las funciones genéricas deberán dar origen mínimo a un procedimiento, sin que esto invalide la ocurrencia de más funciones en las diversas etapas de su ejecución.

 La utilidad de los manuales de procedimientos y organización radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas.

SIMBOLOGÍA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

DISEÑO

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable, que se usa en los procedimientos de oficina; puede constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos.

Es necesario que, inmediatamente después de terminada la descripción del procedimiento, se incluyan los formatos y documentos que en él se utilizan, así como sus respectivas guías de llenado. A continuación se muestra el formato que se propone para la descripción de los procedimientos y su correspondiente guía de llenado, asimismo, se presentan algunas sugerencias.

RECUADRO DE IDENTIFICACIÓN

1. Logotipo de la dependencia.

2. Nombre de la dependencia.

3. Título del Manual de Procedimientos.

4. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.

5. Índice.

6. Código.

7. Este recuadro se situará como encabezado en las páginas del documento, y se integra por los siguientes elementos:

a) Debe plasmarse el logotipo de la Organización.

b) Nombre del Documento: Se escribirá MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

c) Nombre del Área: Se escribirá la denominación del área encargada de la elaboración del procedimiento; por lo general es nivel de Dirección de Área.

d) El código es la secuencia de literales y números asignados consecutivamente, su integración es responsabilidad de la unidad administrativa. Este apartado es requerido por la Norma ISO 9000:2000 para el control de documentos. Se escribirá literal “A” cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorización se debe anotar “0”, “1” para la segunda y así consecutivamente.

e) Se anotará el número consecutivo de las hojas utilizadas en al Manual de

Procedimientos, así como el número total de éstas.

RECUADRO DE

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