POLITICAS PARTICULARES APLICABLES A GRUPO DIFORMA S.A

4. POLITICAS PARTICULARES APLICABLES A GRUPO DIFORMA S.A

4.1. Caja Menor y reconocimiento de costos y gastos

Todos los comprobantes que soporten desembolsos de caja menor (facturas, vales provisionales, etc.), deberán estar aprobados por quien la administración designe para estos eventos, o se reconozca su calidad. Todo desembolso de este fondo deberá estar respaldado con su comprobante de caja menor, anexando la factura original expedida a nombre de la compañía o beneficiario del pago, con número de cédula y/o NIT y RUT actualizado. Siempre debe haber una persona responsable del manejo del fondo de caja menor quien deberá conocer muy bien las normas para su manejo, las restricciones de uso y las instrucciones de rembolso. Se reconocerán como costos y o gastos, todos los desembolsos que cumplan con la característica como tal, además de poderse determinar de forma fácil que dicho valor es un hecho cierto y no un hecho probable, en cuyo caso se deberá reconocer una provisión para estos eventos como lo establece la sección 21 para Pymes. Los desembolsos por concepto de pago a caja menor se harán en efectivo. Se normaliza por control interno el manejo del formato para control de movilizaciones a personal diferente al administrativo. Todo egreso de caja menor deberá poseer un soporte firmado y autorizado por la administración. El manual de control interno para el manejo de la caja será el establecido por la administración o por el máximo órgano administrativo de la compañía. Las cajas menores deberán existir en tantas cuanto más se requieran dentro de la operación del negocio. Se establece el manejo de la carta de aceptación de deuda en caso de no legalización de los desembolsos de caja menor por gastos anticipados sin los debidos vales. Se podrá usar los dineros destinados en caja menor para gastos urgentes y considerables autorizados por la administración o por el máximo órgano administrativo de la compañía. Se determina para el fondo de la caja menor un valor de $2.000.000,oo como fondo restrictivo. Los determinantes de la caja menor serán los gerentes o Jefes de Departamento. La legalización de la caja menor deberá legalizarse con un mínimo de 8 días Calendario. Los vales provisionales no podrán excederse de 2 días para su legalización con el cumplimiento de la aceptación de dicho gasto por parte de la Administración o los Jefes de Departamento. El control interno de los documentos soportes será con cargo a la Dirección Contable.

4.2. Propiedades Planta y Equipo

De acuerdo al modelo de estimación del valor residual de los activos en la Sección 17 párrafo 19 de la NIIF para Pymes, la compañía aplicara el cálculo del valor residual a sus activos. La depreciación se carga para distribuir el costo de los activos menos sus valores residuales a lo largo de su vida útil estimada, aplicando el método lineal, salvo para maquinaria y equipo y para equipo de transporte cuyo modelo de depreciación será evaluado cada dos años. En caso de poseer maquinaria y equipo para el desarrollo de su actividad propia; se establecerá el modelo de saldos decrecientes con una vida útil mayor a 10 años. En la depreciación de las propiedades, planta y equipo se utilizan de la siguiente manera: Equipo de Oficina, Equipo de Cómputo, Equipo de Telecomunicaciones, La depreciación será a cinco años. Los programas Helisa GW serán considerados como mayor valor del activo en el equipo de cómputo, toda vez que sin ellos el equipo no será funcional y la metodología de depreciación aplicará el modelo lineal. Para otros programas que se requieran y hagan parte del equipo y cuya funcionalidad no se realice sin la necesidad de este programa; este programa será considerado un mayor valor del activo. Otros programas distintos de esta clase de funcionalidad no serán considerados como propiedad planta y equipo. En caso de que la compañía decida hacer un cambio en el modelo de estimación de la depreciación de los activos fijos mencionados, aplicará la valuación de los activos en cada periodo. Para ello se basara en un análisis pormenorizado de cada activo y su grado de deterioro. Si existe algún indicio de que se ha producido un cambio significativo en la tasa de depreciación, vida útil o valor residual de un activo, se revisa la depreciación de ese activo de forma prospectiva para reflejar las nuevas expectativas. Esta evaluación de la forma como se depreciarán los activos propiedad planta y equipo, metodología de revaluación, reconocimiento o desreconocimiento; se aplicarán de forma uniforme cada año.

Para la medición del equipo de transporte se aplicará la descomposición del equipo de transporte en: Chasis, Motor y Carrocería, cuyo valor razonable será considerado dentro del valor absoluto del bien sobre una base así:

Por avaluó del activo

Como metodología de valuación discriminada.

En ambos casos, el valor del activo como equipo de transporte no podrá exceder su valor avaluado, salvo exista la determinación de que se convertirá en un modelo antiguo.

La depreciación de este tipo de activos se manejará de la siguiente manera:

Equipo de Oficina 5 años

Muebles y Enseres 5 años

Dado que las Motos poseen elementos diferentes se realizará una medición diferente a las anteriores así:

Motos 15 años

Carrocería: 15 años evaluados cada dos años modelo lineal

Chasis: 15 años evaluada cada dos años Modelo lineal.

4.3. Deterioro Activos financieros no derivados

Un activo financiero que no esté registrado al valor razonable con cambios en resultados es evaluado en cada fecha de balance para determinar si existe evidencia objetiva de deterioro. Un activo financiero está deteriorado si existe evidencia objetiva de deterioro como consecuencia de uno o más eventos de pérdida ocurridos después del reconocimiento inicial del activo, y ese o esos eventos de pérdida han tenido un efecto negativo en los flujos de efectivo futuros del activo que puede estimarse de manera fiable. La evidencia objetiva de que los activos financieros están deteriorados incluye mora o incumplimiento por parte de un deudor, reestructuración de un monto adeudado a la compañía en términos que ella misma no consideraría en otras circunstancias, indicios de que un deudor o emisor se declarará en banca rota, cambios adversos en el estado de pago del prestatario o emisores, condiciones económicas que se relacionen con incumplimiento o la desaparición de un mercado activo para un instrumento. Además, para una inversión en un instrumento de patrimonio, una disminución significativa o prolongada las partidas en su valor razonable por debajo del costo, representa evidencia objetiva de deterioro.

4.4. Activos financieros medidos a costo amortizado

La Compañía considera la evidencia de deterioro de los activos financieros medidos a costo amortizado (préstamos y partidas por cobrar y de los instrumentos de inversión mantenidos hasta el vencimiento) tanto a nivel específico como colectivo. Todas las partidas por cobrar e instrumentos de inversión mantenidos hasta el vencimiento individualmente significativos son evaluados por deterioro específico. Los que no se encuentran específicamente deteriorados son evaluados por deterioro colectivo que ha sido incurrido pero no identificado aún. Los activos que no son individualmente significativos son evaluados por deterioro colectivo agrupando los activos con características de riesgo similares. Al evaluar el deterioro colectivo el Grupo usa las tendencias históricas de probabilidades de incumplimiento, la oportunidad de las recuperaciones y el monto de la pérdida incurrida, ajustados por los juicios de la administración relacionados con si las condiciones económicas y crediticias actuales hacen probable que las pérdidas reales sean mayores o menores que las sugeridas por las tendencias históricas. NIC 39.65, 66 Una pérdida por deterioro relacionada con un activo financiero valorizado al costo amortizado se calcula como la diferencia entre el valor en libros del activo y el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados, descontados a la tasa de interés efectiva. Las pérdidas se reconocen en resultados y se reflejan en una cuenta de provisión contra los préstamos y partidas por cobrar o instrumentos de inversión mantenidos hasta el vencimiento. El interés sobre el activo deteriorado continúa reconociéndose. Cuando un hecho que ocurra después de que se haya reconocido el deterioro causa que el monto de la pérdida por deterioro disminuya, esta disminución se reversa en resultados

4.5. Cuentas por Cobrar y por Pagar sección 12 y 11

Las cuentas por cobrar y por pagar serán medidas como instrumentos financieros básicos. Para la consideración de los intereses a cobrar o Por Pagar, se establecerá la autorización de la gerencia. La Tasa efectiva tratada para efectos del cálculo de los intereses será del 0,0000001% aplicable a todas las cuentas cuya mora sea mayor a un periodo.

4.6. Instrumentos financieros Sección 11 y 12

Se admite que sea reemplazada por NIC 39 (salvo en cuestiones de información a revelar). No se aplica para instrumentos financieros dentro del alcance de la Sección 12 ni de la Sección 22. Activos financieros y pasivos financieros medición inicial: Precio de la transacción (no incluye costos si se mide posteriormente a valor razonable). Activos financieros y pasivos financieros medición posterior: Instrumentos de deuda: costo amortizado (utilizando el método de la tasa efectiva).

4.7. Inventarios Sección 13

Los inventarios se deberán medir por el menor valor entre el costo o el valor neto realizable (VNR). Se requiere el empleo de un sistema de costeo completo. El sistema

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