Procesos De Caja Chica

10. ELABORACIÓN, MANEJO,

CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN

DE CHEQUES

JUNIO 2007

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELABORACIÓN

18 06 2007

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE

TESORERÍA

Página: 116

De: 302

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN DE CHEQUES

OBJETIVO:

Regular las operaciones financieras para la “Elaboración, Control, Pago y Cancelación

de Cheques’’ e instrumentar los mecanismos necesarios que permitan, mediante la

expedición de cheques, liquidar oportunamente las obligaciones contraídas por el

Organismo así como la cancelación de los mismos, apegándose a lo establecido en la

Ley de Títulos y Operaciones de Crédito y en la Normatividad vigente del Organismo.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN DE CHEQUES

POLÍTICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN.

– El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todas las áreas

involucradas en la elaboración, manejo, control, pago, cancelación y reexpedición de

cheques.

Para los efectos del presente procedimiento se deberá entender por:

• Ley.- La Ley General De Títulos Y Operaciones De Crédito

• Organismo.- Al Metrobús.

• Cheque.- El Título De Crédito Expedido Por El Organismo A Cargo De Una Institución

Bancaria Con La Cual Se Tiene Celebrado Un Contrato, Y Que Contiene La Orden

Incondicional De Pagar Una Suma De Dinero A La Vista, Para Abono En Cuenta Del

Beneficiario.

• Cancelación de Cheques.- Es La Operación Por La Cual Queda Sin Efecto La

Obligación Contraída Por Metrobús Y Que En Ningún Caso Podrá Ser Cobrado Por El

Beneficiario.

• Cheques no Cobrados.- Son Aquéllos En Los Que El Beneficiario No Se Presenta

En El Plazo Establecido, Son Endosados Incorrectamente Al Momento Del Cobro, Etc.,

Sin Que Esto Represente La Extinción De La Obligación Por El Organismo. En Estos

Casos Contablemente Debe Continuar Registrado El Pasivo A Favor Del Beneficiario.

• Beneficiario(S).- El O Los Proveedores, Acreedores, Prestadores De Servicios O Los

Gestores Que Tengan Que Recoger Un Cheque En Las Oficinas De Metrobús.

• Cuentas por Pagar.- Documento Que Registra El Compromiso De Pago Que

Generan Las Operaciones Que Efectúa El Organismo.

• Identificación Oficial.- A La Credencial Para Votar, Licencia De Manejo O Pasaporte

Vigentes, Así Como, Cédula Profesional O Cartilla Del Servicio Militar Nacional.

La Jefatura de tesorería deberá:

– Supervisar la Elaboración, Control, Pago y Cancelación de los cheques para cubrir

las operaciones del Organismo.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN DE CHEQUES

– Recibir mediante relación, las Cuentas por Pagar que emita la Jefatura de

Contabilidad y Presupuesto, para elaborar los respectivos cheques. Asimismo

deberá verificar que las Cuentas por Pagar incluyan el nombre y firma de quien

elaboró, revisó y autorizó, así como que contenga la asignación y autorización

presupuestal. Además, la Cuenta por Pagar no deberá contener errores, tachaduras

o enmendaduras en cuyo caso se devolverá a través de oficio a la Jefatura de

Contabilidad y Presupuesto para su corrección.

– Verificar que la elaboración de los cheques se apegue a lo establecido en las

cuentas por pagar, así como de coordinar que los pagos a acreedores, proveedores

y prestadores de servicios, se realicen oportunamente. La Jefatura de Tesorería no

podrá emitir cheques sin el respaldo de la cuenta por pagar.

– Elaborar los cheques correspondientes al día siguiente de recibir la cuenta por

pagar, así como tramitar ante los funcionarios correspondientes su autorización.

– Poner a disposición de los beneficiarios los cheques, durante un período máximo de

60 días naturales, contados a partir de la fecha de expedición.

– Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias para asegurar la congruencia

de los registros de las cuentas de cheques e inversión del Organismo.

Al día siguiente de haber pagado, entregar a la Jefatura de Contabilidad y Presupuesto,

debidamente relacionados, el original de la Cuenta por Pagar con los originales de la

documentación soporte, así como relación de la Pólizas de Cheques pagadas

incluyendo el original de la Póliza de cheque, con la leyenda “Pagado”, además del

nombre, fecha de entrega del cheque y firma del beneficiario. La relación de la póliza de

cheques deberá contener los siguientes datos:

• No. de cheque

• No. de cuenta por pagar

• Beneficiario

• Importe

• Fecha de pago

– Cancelar los cheques que sean solicitados mediante oficio por el área emisora

correspondiente exponiendo los motivos para su cancelación, así como aquellos

cheques que sean reportados por los beneficiarios como extraviados o por endoso

erróneo, y por vencimiento del plazo legal de acuerdo a la fecha de su emisión.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN DE CHEQUES

– Solicitará la revocación de los cheques entregados a beneficiarios, que no hayan

sido presentados para su cobro en una institución bancaria en un plazo después de

los 180 días, conforme los artículos 181 y 192, de la Ley General de Títulos y

Operaciones de Crédito, salvo petición del interesado.

– Las personas morales que tengan que efectuar el cobro de un cheque por primera

vez, deberán registrarse en la Jefatura de Adquisiciones, presentando original y

copia del acta constitutiva protocolizada o del poder notarial y de la identificación

oficial para registrarlos como proveedores y elaborar su expediente.

– Las personas físicas o morales deberán de acudir directamente al área Tesorería

para el cobro del cheque respectivo, presentando copia de la identificación oficial

(credencial de elector, pasaporte o cartilla militar); y en su caso, Carta Poder

debidamente autorizada por la Jefatura de Tesorería. Para el pago de sueldos no

cobrados y liquidaciones, adicionalmente se requiere autorización de la Jefatura de

Recursos Humanos.

– En los caso de las liquidaciones por la terminación de la relación laboral, ésta

deberá ser cobrada por el titular, o en su caso por el beneficiario con carta poder

ante Notario Publico para efectuar el cobro del finiquito.

– Los trabajadores que soliciten el pago de sueldo extemporáneo deberán presentar

su credencial del Organismo vigente.

– Para la entrega de cheques los beneficiarios deberán acudir de lunes a viernes de

9:00 a.m. a las 13:00 p.m., en el área de Tesorería, 2º piso del edificio administrativo

ubicado en la Av. Cuauhtémoc Nº 16 2ª piso Col. Doctores C.P.06720 en México

D.F.

– En caso de operaciones relacionadas con cheques no cobrados en tiempo, no

endosados correctamente, revocaciones, error en beneficiario y/o importe, etc.,

procederá a la cancelación del cheque, el que deberá contener un sello con la

leyenda “Cancelado’’, así como la mutilación de las firmas de autorización; enviando

a la Jefatura de Contabilidad el original del cheque mutilado y copia de la póliza

cheque debidamente cancelada.

– La Jefatura de Tesorería deberá emitir el reporte histórico de cheques, el cual

deberá incluir los siguientes datos:

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