Recursos Humanos

ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS

A) GENERALIDADES

La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas contribuyen a impulsar la revolución industrial.

Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con la especialización del trabajo.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma impresa.

B) CONCEPTO

* Es cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

* Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

* Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información en la empresa.

Las formas pueden clasificarse en:

Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa

De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon.

De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.

C) IMPORTANCIA

Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de construcción mas esenciales de todos los sistemas de información para la administración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas.

Un diseño y control riguroso para las formas puede:

1. Mejorar la eficiencia del procedimiento de información

2. Simplificar el adiestramiento de los empleados

3. Efectuar un control por parte de la administración

4. Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos que son insumos del sistema de información para la administración.

D) SITUACIÓN ACTUAL EN EL USO DE FORMATOS

La realidad indica que la mayoría de las formas utilizadas actualmente en las empresas son difíciles de leer, comprender y llenar, ineficientes para el procesamiento en maquinas y poco económicas para imprimir.

E) OBJETIVO DEL ANÁLISIS

La fase del análisis se enfoca hacia tres áreas especificas:

1. Evaluación de la necesidad de información.

2. Determinación del método mas eficiente de obtener la información necesaria en la forma.

3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.

F) PROPÓSITOS

La razón básica para la existencia de esta es proporcionar un medio para llevar información exacto, oportuna y significativa para la toma de decisiones, (información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas) la forma de ser también eficiente de acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.

Para las necesidades de la empresa de nuestro medio es suficiente con los propósitos siguientes:

1 Darse por enterado

2 Convertirse o estar de acuerdo

3 Aplicar

4 Autorizar

5 Cancelar

6 Certificar

7 Reclamar

8 Estimar

9 Recordar

10 Identificar

11 Instruir

12 Notificar

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