Requisitos Para La Recepción De Documentos

REQUISITOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

En la mayor parte de las organizaciones existe un departamento de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen excepto los sobré marcados.

Además en lo que se refiere a la correspondencia las asistentes o secretarias deben:

• Sellarla y registrarla.

• Leerla y verificar que sea para la oficina.

• Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender el jefe.

• Contestar y mecanografiar la que nosotros atendamos.

• Sintetizar la información de la otra.

• Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.

• Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.

• Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firmar.

• Separar y repartir las copias o sacarlas.

• Colocar la copia en expedientes para su seguimiento.

• Elaborar un acuse de recibo si es necesario.

• Archivar la copia.

Las cartas no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el departamento receptor de correspondencia porque ahí es donde determinan a quien se le debe entregar la correspondencia.

Quien quiera que sea la persona que abra el correo debe revisar en primer lugar que haya dirección de remitente en la correspondencia, porque si no existe esta, el sobre con la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. Una razón importante para registrar estas es proporcionar un control interno de la correspondencia donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia mientras que en las oficinas pequeñas se utiliza el sello y el fechador manual.

Después de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de la fecha procede a:

1- Registrarla.

2- Colocarla en su bandeja de entrada.

3- Transferirla a su jefe, para que este la lea y pueda dictar una respuesta.

4- Archivar el documento una vez cumplidos los pasos anteriores.

Para ello lo marca y autoriza su archivo.

Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:

1) INSPECCIÓN: Antes de ser archivada la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización, si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorización debe devolverse a la persona a quien estaba dirigido.

2) CLASIFICACIÓN: Es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes con características comunes que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental. Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es en este caso una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación esta puede hacerse con base a los siguientes criterios:

a) Por el nombre del membrete, correspondencia recibida.

b) Por el nombre de la persona o compañía a quien la carta esta dirigida, copias de correspondencia enviadas.

c) Por el nombre de quien firma la carta, correspondencia recibida.

d) Por el nombre del documento que ha sido clasificado.

e) Por el asunto del que trata o se refiere el documento.

...