RECEPCION Y ENVIO DE DOCUMENTOS

1. En el momento de efectuar él envió de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones del transporte, teniendo en cuenta lo anterior documéntate y:

1.1 precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

• Clase de correspondencia que maneja la entidad

• Uso o finalidad que se le dará

• Requisitos de presentación formal

• Tramite

• Normas legales de conservación

• Control y firma

• Registro de control de envió de documentos

• Contratación de empresas especializadas

• Método de empaque y embalaje

• Peso y porteo de documentos.

CLASES DE EMBALAJE:

1. Embalaje primario.

Que es el empaque que está en contacto directo con el producto

2. Embalaje secundario.

Que es el que se utiliza para transportar embalajes primarios o productos dentro de sus envases.

3. Embalaje terciario o reembalaje.

Transporta varios embalajes secundarios.

Reglas generales

El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de...

1.2 Establece la forma correcta de embalar impresos, objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documento que no pueden doblarse, ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos

EMBALAJE

Prepara la carga en la forma más adecuada para su transporte en los modos elegidos para su despacho al exterior y para las distintas operaciones a que se someta durante el viaje entre el exportador y el importador

• Documentos

Impresos. Ate los materiales impresos juntos para prevenir que se desplacen. Amortigüe suficientemente el paquete antes de empaquetarlo dentro de una caja exterior de cartón ondulado de doble pared.

• Mapas y Planos

Enrolle sus mapas, planos y proyectos e introdúzcalos en un tubo que no sea cilíndrico.

Selle ambos lados del tubo.

• Obras de arte. Aplique cinta selladora de forma cruzada en la superficie de cristal para prevenir que se raje.

• Fotografías y Carteles. Coloque los artículos planos dentro de un material rígido como contrachapado, plástico o capas de relleno en fibra de madera; como alternativa, coloque el material impreso entre piezas de relleno ondulado y selle ambos materiales unidos en todas las juntas.

• Películas sin revelar. Destacar el marcado del paquete que contenga películas sin revelar. Hay disponibles etiquetas especiales

• Instrumentos Musicales de Cuerda. Afloje la tensión de las cuerdas para eliminar la tensión en el mástil del instrumento.

• Productos Enrollados. Junte los productos enrollados utilizando varias capas de película de plástico o papel Kraft y envuélvalo con cinta de embalaje

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