TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL CONSERPRESS S.A

METODOS DE MEDICION

APRENDICES

DAMARIS POLO

JOHANA VIASUS

KATERINE MEDINA

LUZ DARY PIRA

LUZ MARINA ORDOÑEZ

VICENTE GONZALEZ

MIGUEL MONTENEGRO

INSTRUCTOR

SENA CENTRO GESTION ADMINISTRATIVA

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

CONSERPRESS S.A

MISION

Garantizar la conservación y preservación de los documentos Implementando nuestro conocimiento como empresa, bajo la normatividad archivística, para salvaguardar el patrimonio histórico de la empresa y así satisfacer la necesidad de la empresa.

VISION

Lograremos ser reconocidos a nivel nacional demostrando calidad, compromiso y responsabilidad en los servicios prestados, para crecer como empresa y proyectarnos a nivel internacional.

OBJETIVO GENERAL

Implementar la conservación de los documentos de forma organizada y controlada para garantizar eficacia y agilidad en la búsqueda de la información, aplicando la normatividad archivística correspondiente

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Dar a conocer a nuestros clientes la importancia de salvaguardar el patrimonio histórico documental de su empresa.
• Brindar un servicio adecuado
• Demostrar nuestro interés en ser reconocidos como una empresa líder en conservación documental.
• Transmitir a cada uno de nuestros clientes la importancia que tiene para nosotros la conservación de sus documentos
• Adecuar el espacio necesario haciendo uso de herramientas y materiales.
• Organización de los documentos de tal manera que se pueda prestar un servicio ágil y eficiente.

ORGANIGRAMA[pic 1]

FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO

[pic 2]

DIAGNOSTICO

Es el proceso de identificación y evaluación del estado de un fondo desde el punto de vista de su organización archivística y de la conservación física de los documentos.

El diagnóstico se hace a partir de la observación, recolección, sistematización y análisis de los datos necesarios para poder definir cuáles de los procesos requeridos para la valoración, deben ser abordados.

Para la primera fase, cuyo objeto es la selección de la documentación que debe ser conservada o eliminada, se recolectan los datos necesarios para definir los procesos de organización física, identificación y descripción que deben ser abordados para valorar la masa documental.

Para el diagnóstico de la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales tales como:

• Entidad y dependencia responsable del fondo.
• Número y ubicación de los depósitos.
• Personas responsables.
• Estructura de archivos de la entidad.
• Número de fondos almacenados.
• Evaluación de la importancia de cada fondo.
• Antecedentes. Entidad o entidades productoras.
• Panorama de riesgos. Programa de salud ocupacional.

Esta recolección se hace mediante observación, entrevistas dirigidas y aplicación de cuestionarios a los responsables de los fondos y sus depósitos, sobre aspectos tales como:

• Área.
• Condiciones constructivas y ambientales.
• Mantenimiento.
• Áreas de trabajo disponibles para realizar la organización
• Dotación de estas áreas.
•  ¿Cuál es el volumen documental en metros lineales, número de unidades de almacenamiento o de piezas documentales?
• ¿Cómo está distribuida la documentación? ¿se presentan conjuntos?
• ¿Están identificados con un número o código?
• Ubicación de los conjuntos identificados: estantes, mesas, otros muebles, suelo.
• Criterios de agrupación: ¿los conjuntos están formados por fondos, dependencias, series, subseries, asuntos, fechas, otros criterios?
• ¿Qué sistemas de almacenamiento presentan los documentos?: cajas, carpetas, AZ, paquetes, bultos, etc.
• ¿Están rotuladas las unidades de almacenamiento? ¿Qué datos tiene el rótulo?
• ¿Cada unidad tiene un número que permita su ubicación? ¿Están ordenadas en forma lineal o arrumada?
• Sí están ordenadas linealmente, ¿cuál es el criterio de ordenación?
• Estado de descripción: ¿está inventariado, ¿cuáles son los datos que se usaron en la descripción, estructura o formato del inventario?
• ¿El inventario está sistematizado?
• ¿Bajo qué formato?
• ¿Qué clases de documentos se almacenan en el depósito?
• ¿Qué formatos, técnicas y soportes?

Los datos recolectados deben ser tabulados en una ficha técnica, de tal manera que puedan ser consolidados y analizados los resultados para poder elaborar el diagnóstico.

ELEMENTOS PARA LA VALORACION DE UN FONDO ACUMULADO

Para la primera fase, cuyo objeto es la selección de la documentación que debe ser conservada o eliminada, se recolectan los datos necesarios para definir los procesos de organización física, identificación y descripción que deben ser abordados para valorar la masa documental.

1. DIAGNÓSTICO DEL FDA

Para el diagnóstico de la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales tales como:

• Entidad y dependencia responsable del fondo.
• Número y ubicación de los depósitos.
• Personas responsables.
• Estructura de archivos de la entidad.
• Número de fondos almacenados.
• Evaluación de la importancia de cada fondo.
• Antecedentes.
• Entidad o entidades productoras.
• Panorama de riesgos.
• Programa de salud ocupacional.

Se recolecta y se tabulan en una ficha técnica información sobre: Área, Condiciones constructivas y ambientales, Mantenimiento, Áreas de trabajo disponibles para realizar la organización, dotación de estas áreas, volumen documental en metros lineales, número de unidades de almacenamiento o de piezas documentales, Cómo está distribuida la

Ubicación de los conjuntos identificados: estantes, mesas, otros muebles, suelo.

Criterios de agrupación: conjuntos están formados por fondos, dependencias, series, subseries, asuntos, fechas, otros criterios, Qué sistemas de almacenamiento presentan los documentos en cajas, carpetas, AZ, paquetes, bultos, etc. Están rotuladas las unidades de almacenamiento, datos tiene el rótulo, orden en forma lineal o arrumados, Estado de descripción: está inventariado, sistematizado, que formato.

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