Tecnologo en gestion documental

A NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

EDWIN ALEXANDER MELO RINCÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

BOGOTA

2015

ORGANIZAR LOS FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

EDWIN ALEXANDER MELO RINCÓN

GUIA Nº3

INSTRUCTOR

RUBEN DARIO YAIMA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

BOGOTA

2015

1. Para la organización de fondos acumulados se debe conocer la estructura orgánico-funcional de la entidad sea pública y/o privada con el fin de Aplicar Tablas de Valoración Documental.

Investigar:

a. Directrices para la disposición final de los documentos.

Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información)

Selección de documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su Conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a los dispuestos por las herramientas

b. Conservación total: Concepto, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología de conservación.

En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura”. (Mini-manual tabla de retención y trasferencias documentales

Conforme al Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33 y 34

Entre los criterios de valoración “Es necesario tomar en consideración otros criterios que no dependen tanto de las características internas de los documentos ni de la entidad que los produjo, sino de circunstancias externas tales como el desarrollo tecnológico de la época, que eventualmente puede determinar un mayor o un menor volumen de producción así como la existencia de uno o varios soportes de información. Desde esta perspectiva es evidente que la documentación producida en la primera mitad del siglo XX es sensiblemente menos voluminosa que la generada a partir de los años 60.”

“La anterior consideración unida a la pérdida de la documentación por circunstancias de orden público, inestabilidad política, guerras civiles, y violencia durante la primera mitad del siglo XX, conduce a la posibilidad de conservar totalmente la documentación producida en esta etapa sin aplicar procesos de Selección y menos de eliminación; se advierte que se aplicará este criterio después de depurar dicha documentación”

Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conservación permanente. Es el caso de microfilmes, bandas sonoras y video-gráficas, cintas magnéticas y otros más.

Romero, Manuel en su obra “Archivística y archivos” expone algunos criterios relacionados con la conservación total, así:

Criterios diplomáticos: Es preferible un documento rico o ampliado en cautelas diplomáticas de autenticidad sobre el que es pobre en ellas.

Las particularidades artísticas (miniaturas, emblemas grabados) o las peculiaridades paleográficas o meramente graficas de un documento pueden realzar su valor de conservación.

En relación con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos que presenten mayor garantía y durabilidad

c. Eliminación: Concepto, procedimiento, actas, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología para eliminación.

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes” (GRGA).

CRITERIOS PARA LA ELIMINACIÓN

“La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad.

Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas de valoración documental.

(Mini -manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.28-29.) (Acta de Eliminación Formato AGN-FTR135)

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.”

Los documentos sometidos al procedimiento de selección y valoración reguladas en este Manual, serán susceptibles de eliminación cuando hayan superado su vigencia administrativa y legal y si a criterio de la Comisión, no poseen valor científico-cultural.

UNESCO, 1991. Vol. 0, P. 42 -43. Los métodos y procedimientos aplicados para la eliminación de documentos dependerán del soporte de que se trate y del grado de confidencialidad del documento. En lo que respecta al papel, el reciclaje y el despedazamiento se impone, a menos que se trate de documentos confidenciales.

En cuanto a las cintas magnéticas y magnetoscopias, cabe pensar en reutilizarlas después de ser borradas electrónicamente. Es claro que se recurrirá a métodos más drásticos y por consiguiente más seguros (despedazamiento) cuando así lo requiera la confidencialidad del documento

d. Selección: Concepto, metodología, procedimiento, normas, políticas institucionales y aplicación de tecnología.

Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

CRITERIOS DE SELLECCION

• La selección puede aplicarse a documentos que ya han perdido su vigencia.

• La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo informativo informativo se repite o se encuentra registrado en otras series

• La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita la conservación total

• Se aplica cuando las series documentales no se requieren conservar en su totalidad se selección mediante un muestreo.

Lo podemos evidenciar en el mini-manual de TRD y trasferencias documentales y el manual de organización de fondos acumulados

e. Microfilmación: Concepto y procedimiento

Todas las instituciones que conservan documentación valiosa o libros antiguos enfrentan desde siempre un conocido dilema, derivado, de manera inevitable, de su doble misión: por un lado preservar esos materiales y por otro lado ponerlos a disposición del público interesado en consultarlos o, simplemente, admirarlos. Se deben conservar los objetos para garantizar su existencia futura en beneficio de las próximas generaciones y para mantener a salvo las fuentes de la memoria histórica y cultural de cada sociedad. Se preserva para permitir el uso continuado de los originales.

Se puede considerar como punto de partida de la Microfilmación en el año 1839, cuando el inglés John Benjamín Dancer, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y elaboró la primera microfotografía con una reducción de 160 veces el original.

En el aspecto administrativo uno de los impulsadores de esta técnica fue George McCarthy quien en 1928 convención a la Eastman Kodak Company para que impulsara sus ideas sobre microfilmación, dando origen a la Recordak Company que se dedicó a motivar a la banca norteamericana de las ventajas de este sistema como medio eficaz y práctico de defensa contra el peligro de falsificación de las firmas de los cuenta corrientistas.

En el año 1933 la Corporación Recodak introdujo la primera microfilmadora automática que pareó la película con los documentos e medida que eran alimentados sobre un tambor giratorio. Esto hizo posible microfilmar documentos de cualquier largo.

En 1950, la Microfilmación para salidas del Computador ( COM ) fue iniciada por Kodak laborando con

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