Trabajo Final Fundamentos de Administración (UNAD)

UNIDAD 4: EVALUACIÓN FINAL EN RELACIÓN CON LA ESTRATEGIA DE APRENDIZAJE: UNIDAD 1, UNIDAD 2 Y UNIDAD 3

FABIÁN ALEJANDRO CICUAMIA

BENJAMÍN MÉNDEZ ROMERO

CARLOS ANDRÉS GÓMEZ

TUTORA

NORA ELSY MÁRQUEZ

AGOSTO DE 2017

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Tabla de contenido

Introducción.........................................................................................................................3

Informe Final  de la Fábrica de Perfumes “Linda Rosa”....................................................... 4

Conclusiones……………………………………………………………………………………………………………………..9

BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………………………………………… …10.

INTRODUCCIÓN

El objetivo de este informe se divide en tres partes: la primera consiste en la síntesis de las conclusiones del  debate referente a la fase final del caso de estudio, en cuanto a la toma de decisiones e implementación de alternativas para la solución de los problemas que afectan a la fábrica de perfumes “ LINDA ROSA”; la segunda parte corresponde a la articulación de las conclusiones en las fases del caso desarrolladas previamente y, por último,  una reflexión concluyente sobre la fundamentación teórica que soporta el ejercicio académico realizado.

Fábrica de Perfumes “Linda Rosa”

Luego de aplicado el método Deming^[1] en la fábrica de perfumes “Linda Rosa”, en donde se han identificado las diferentes falencias que se presentan en el funcionamiento de la empresa, se inicia nuevamente el ciclo y se comienza con la Planeación como primera etapa del proceso Administrativo y como  parte del Ciclo Deming.

Así pues,  es claro que la razón de ser de la empresa sigue siendo la fabricación y comercialización de perfumes para hombre y mujer, al igual que una línea de esencias de olor para pisos y desinfectantes y que el nuevo objetivo es ampliar las ventas a otros departamentos de Colombia. Para lograr esto es razonable decir que se cuenta con una buena infraestructura, equipos y calidad en las formulas con las que se elaboran estos productos. Lo que hay que mejorar es la organización en tema del número de personal y cargos asignados. Por lo cual se propone una  estructura orgánica con algunas de las funciones a desempeñar.

Ahora bien, es menester definir la Organización como “la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.^[2]

Otra definición que se contextualiza identifica a la Organización con “el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización”.^[3]

Con lo anterior, ¿qué fundamentos determinan que una Organización sea la más eficiente y adecuada? Cinco fundamentos son los principales en la consecución de una óptima Organización:

• La existencia  de un conjunto de recursos físicos, económicos y humanos.
• Una base de organización: orden.
• El cumplimiento de las bases de organización.
• La estructura de la organización, que se deriva de las relaciones entre los recursos
• El conocimiento de los propósitos de la empresa.^[4]

Así pues, para comprender el manejo Organizativo de la perfumería  es menester entender  que es una estructura organizacional y cuales elementos la componen.

La estructura organizacional es “el sistema formal de relaciones de trabajo tanto para la división como para la integración de las tareas”.^[5] La división de tareas decreta que subordinados realizan una tarea determinada, mientras que la integración fija como se combinan los esfuerzos para alcanzar los objetivos acordados.

Asimismo, la estructura organizacional se beneficia de cuatro elementos básicos para su correcto desarrollo: la especialización, la estandarización, la coordinación y la autoridad.

La especialización corresponde al “proceso de identificación de tareas particulares y de su asignación a individuos y equipos calificados para llevarlas a cabo”^[6]. Una persona o un grupo que se encargue de una responsabilidad específica en el organismo empresarial.

El segundo elemento se identifica con la estandarización, el cual “se refiere a la uniformidad y consistencia de los procedimientos que los empleados deben seguir en el desempeño de sus labores”.^[7] Significa mantener unos procedimientos ya definidos para su desarrollo por parte del personal de la empresa que manejen niveles de eficiencia y eficacia en la producción de los productos que se generen.

El tercer elemento, la coordinación “comprende los procedimientos formales e informales para la integración de las actividades desempeñadas por los individuos, equipos y departamentos en articular”.^[8] Normas, reglas y modelos que deben se seguidos por los individuos pertenecientes a la organización para la integración de sus debidas tareas.

Por último, la autoridad “es, en esencia, el derecho a decidir y actuar”^[9]. Los administradores de alto nivel, en algunas organizaciones, comunican sus decisiones a seguir a los mandos medios; mientras que en otros, son los mandos medios y los equipos los que toman las decisiones.

En el caso que compete, la fábrica de perfumes “Linda Rosa”, los individuos que la conforman tiene sus funciones establecidas de la siguiente manera: el gerente (propietario y químico), la secretaria (auxiliar contable), la supervisora (esposa del gerente e ingeniera química), una operaria de servicios generales, 10 operarios, 3 conductores (bodegueros y despachadores) y un celador, componen el equipo de trabajo de la empresa.

Cabe añadir, que al solventar la necesidad de contar con más personal y estructurar mejor la organización sería prudente proponer una nueva estructura orgánica con algunas de las funciones a desempeñar.

[pic 1]

A partir de esta estructura se puede establecer la Organización y la etapa Hacer, en donde es importante orientar a cada uno de los funcionarios para que conozca, acepte y ejecute de la mejor manera sus actividades. Con la contratación de más personal y la delegación funciones se pueden liberar sobre cargas en multiplicidad de funciones que tenían algunos de los integrantes de la empresa, es el caso del gerente que asume unas labores que le serían más competentes a un encargado o jefe de ventas  ya que  “el gerente entre sus diversas labores, se dedica a promocionar los productos y concretar las ventas en el mercado nacional”. Por ende, rompe con el elemento de la especialización, y se adjudica labores que no le competen generalmente.

Además, lo anterior genera que en algunos casos no alcance a cumplir con todas las obligaciones pactadas y deba pedir excusas a sus compradores lo que le ocasiona pérdidas de gran cuantía. Ahora podría delegar muchas de estas funciones y enfocarse en las de mayor prioridad.

Otro caso de falta de organización oportuna, recae sobre la secretaria, encargada de las tareas de contabilidad y la toma de pedidos. Tareas que no cumple a cabalidad, ya que al estar ocupada con los teléfonos de la empresa en otras tareas ajenas a las propias, le ordena a la encargada de servicios especiales que asuma esta responsabilidad.

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