Técnicas E Instrumentos Para Elaborar Un Plan De Adiestramiento: Entrevista, Cuestionario Y Perfiles De Cargo

Técnicas e instrumentos para elaborar un plan de adiestramiento: Entrevista, cuestionario y perfiles de cargo.

Desde el punto de vista administrativo, se entiende por técnica el conjunto de procedimientos y recursos para llevar a cabo una labor, así como el arte y la pericia para usar esos procedimientos. Las técnicas para la Detección de Necesidades de Adiestramiento (DNA) implican los dos elementos de la definición.

Las técnicas para DNA pueden ir desde una simple pregunta formulada por escrito u oralmente (por ejemplo; ¿en qué tareas presentan deficiencias sus subordinados originados por la falta de conocimientos, habilidades y actitudes, y qué problemas operativos manifiestan?, hasta un complejo diseño de investigación. A continuación se describen algunas técnicas:

• Análisis del Cargo o Puesto de Trabajo: El primer paso, en este caso, es el de analizar cuidadosamente la misión del cargo, ello permitirá visualizar con claridad los aspectos básicos del cargo en cuestión. El segundo paso, es la de analizar las funciones y tareas del cargo, para determinar necesidades más específicas. El tercer paso, es la de analizar el tipo de relación de trabajo y comunicacional del cargo, tanto interna como externamente, este análisis determinará la necesidad, grado e importancia de sus relaciones. El cuarto pasó, es el del análisis de los perfiles del cargo. A través de este análisis se detectan cada uno de los requisitos exigidos por el perfil.

• Escala de Actitud: Es un instrumento que permite medir la predisposición favorable, desfavorable o indiferente que existe en los individuos hacia personas, objetos o situaciones. Se parte del supuesto de que toda persona posee una predisposición, cualquiera esta sea. La predisposición es aprendida a través del proceso de socialización y por ende susceptible a ser medida.

• Entrevista: Es un interrogatorio dirigido por un investigador (entrevistador), con el propósito de obtener información de un sujeto (entrevistado), en relación con un aspecto especifico. Para su desarrollo se requiere el siguiente material: Guión de entrevista y grabadora, cuando el entrevistado no tiene inconveniente en que se utilice. Según la naturaleza de las preguntas y el control que ejerza el entrevistador, las entrevistas pueden ser:

1. Dirigida.

2. Semidirigida.

3. Abierta.

• Cuestionario: Que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas específicas dirigidas a reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempeña la persona, o la empresa.

• Encuesta: Que consiste en recoger la información aplicando un cuestionario previamente diseñado en el que las respuestas se dan por escrito.

• Evaluación de desempeño: Que consiste en comparar el desempeño de una persona con los estándares establecidos para ese puesto. Esto permite conocer las áreas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeño del empleado.

Determinación de necesidades de adiestramiento

La diferencia entre el desempeño real y el requerido en determinadas áreas de actividad de la empresa, en la que el mejoramiento de la formación profesional constituye la manera más económica de eliminar esa diferencia; de ahí que las Necesidades de Adiestramiento de los trabajadores van a constituir esos estados carenciales a nivel de conocimiento, psico-motriz y afectivas, que van impedir la realización de tareas asignadas de una manera eficiente, bloqueando cambios actitudinales y obstaculizando el desarrollo de los recursos humanos.

Es por ello, que dentro de las responsabilidades de tipo humano, está la capacitación y formación de los trabajadores, para ello debe contar con habilidades que le permitan instruir y esto lo logra mediante acciones dirigidas aumentar los conocimientos y destrezas, para obtener mayor eficiencia en el desempeño de sus funciones. A tal fin, debe desarrollarse programas de adiestramiento que en una forma continua y progresiva lleve a los trabajadores mediante la teoría y la práctica a cumplir con los requisitos exigidos en el puesto de trabajo.

Es aquí, donde se basa el Diagnóstico de Necesidades de Adiestramiento, utilizando todas las técnicas o recursos, tales como: entrevistas, cuestionarios, análisis y otros, calificándolos según la situación del trabajador dependiendo de la necesidad presente, basándose en el tipo de instrucción y de adiestramiento a recibir para lograr los objetivos que en este aspecto se requieren.

Tipos de adiestramiento

Manifiesto: Esta necesidades surgen por algún cambio en la estructura organizacional, por la movilidad del personal o como repuesta al avance tecnológico de la empresa, reciben el nombre de manifiestas, dado que son bastante evidentes. Su especificación no resulta por lo general muy complicada; es imprescindible conocer las metas de la gerencia y mantener al día la planeación de los recursos humanos. El personal de nuevo ingreso, el que será ascendido o transferido, el que ocupará un puesto de nueva creación, los cambios de maquinaria, herramientas, métodos de trabajo y procedimientos, así como el establecimiento de nuevos estándares de actuación, representan necesidades manifiestas. El adiestramiento requerido para atender tales necesidades ha recibido el nombre de preventiva, se asume que los recursos o alguna otra modalidad deberán impartirse antes de que los trabajadores involucrados ocupen sus nuevos puestos o de que se establezcan los cambios.

Encubiertas: se presentan en casos en que los trabajadores ocupan normalmente sus puestos y presentan problemas de desempeño, derivados de la falta u obsolescencia de conocimientos, habilidades o actitudes. En esta situación, el personal continuará indefinidamente en su puesto y las acciones de capacitación que presenten se denominarán correctivas, dado que pretenden resolver la problemática existente. Las necesidades encubiertas enfrentan comúnmente resistencia tanto de trabajadores como de directivos y supervisores; su determinación es más difícil que las de tipo manifiesto.

Las necesidades de carácter organizacional: Ya analizadas se dan cuando "...estamos hablando de debilidades generales..." En este caso está implicada una parte importante de la empresa. El cambio de equipo, la introducción de nuevos procedimientos o la modificación de las políticas, son ejemplos de este tipo de necesidades. Los departamentales son las que afectan un área importante de la empresa, llámese división, gerencia, departamento o

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