UN ENFOQUE ADMINISTRATIVO EN LA GESTIÓN DE COMPRAS

UN ENFOQUE ADMINISTRATIVO EN LA GESTIÓN DE COMPRAS

Conceptos modernos en la gestión de compras

Edwin Suárez Correa

MARIO ALBERTO EUSSE BERNAL

ITM 2010

PRÓLOGO

Hoy y desde el principio de los tiempos la Administración ha estado presente de una u otra manera, debido a que el hombre como integrante de la sociedad y como parte de un estado en el mundo, ha tenido la necesidad de establecer jerarquías y normas para organizar y estabilizar el comportamiento y mejor funcionamiento de la sociedad.

El Instituto Tecnológico Metropolitano en cabeza del programa en Gestión Administrativa, considera de gran importancia en la formación de sus estudiantes, en el Área Administrativa, especialmente en el departamento de compras, el proveerles de las herramientas necesarias para su desempeño profesional.

Por ello se ha puesto en la tarea de entregar el modulo un enfoque administrativo en la gestión de compras, con el ánimo de complementar la didáctica y el aprendizaje, que desde los contenidos de su asignatura se imparten a través del aula y el campus virtual.

A continuación encontrará además de los conceptos básicos necesarios para una excelente gestión en el área de adquisiciones, un enfoque donde se plasma con total realismo el empleo y aplicaciones de conocimientos y técnicas para garantizar en las organizaciones la optimización de funciones como: tiempos de respuesta mas efectivas a los clientes, manejo eficiente de los recursos, los errores más comunes que cometen las empresas y cómo corregirlos.

INTRODUCCION

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION EN COMPRAS

1.1 Conceptos generales en compras

1.2 Punto de vista de la Administración en compras

1.3 El administrador de compras y estructuras organizacionales

1.4 La cadena de abastecimiento

1.5 Compras nacionales

1.6 Compras internacionales

1.7 Alianzas estratégicas internacionales

CAPITULO II

LOS PROVEEDORES

2.1 Importancia de los proveedores en la cadena de suministros

2.2 Tipos de proveedores

2.3 Las cualidades de un buen proveedor

2.4 Registro, clasificación y selección de los proveedores

2.5 Indicadores de gestión en compras

2.6 La importancia de la logística

CAPITULO III

PLANEACION EN COMPRAS

3.1 Diagramación utilizada en compras

3.2 Procesos de calidad en compras

3.3 Plataformas tecnológicas de apoyo a la gestión de compras

3.4 Control de inventarios

3.5 Control en la entrega de las mercancías

CAPITULO IV

MODELOS DE NEGOCIACION

4.1 Negociación en compras

4.2 Métodos de negociación

4.3 Características de los negociadores

CAPITULO I

Introducción a la administración en compras

La administración en compras

El origen de las compras nos permite comprender que sus inicios comenzaron con el comercio primitivo, se dio a través de intercambio de bienes, alimentos, e innovaciones científicas y tecnológicas. De acuerdo a lo anterior el trueque era la manera en que las pretéritas civilizaciones empezaron a comercializar sus productos, es la herramienta con la cual se intercambiaban productos por otros artículos de igual valor.

La Administración es una actividad propia de cualquier grupo social existente, es por esto que en las compras se permite planear, organizar, y coordinar, los recursos para dar alcance a los objetivos comunes ya sea en una empresa, pequeña, mediana o grande, debe aplicarse dicho proceso de administración para que su función sea eficiente; esto le permitirá crear una estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen y controlen todas las actividades de la empresa.

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1.1 Conceptos generales en compras

La actividad de compras es tan antigua como las ventas. Son básicas para el progreso de toda empresa y el fundamento de ellas no debe ser únicamente la buena fe. Hoy están integradas al comercio, a la organización funcional y a las técnicas que impone el comercio; han alcanzado tal importancia, y aún sigue creciendo, que la productividad y comercialización depende de las compras.

Los compradores de las empresas modernas buscan los métodos para realizar su actividad de una manera cada vez más perfecta y con un mayor nivel de efectividad.

Su aplicación se percibe como una amplia gama de nuevas oportunidades y amenazas de comercialización de los productos y servicios ofrecidos a la sociedad y hace que la producción sea más eficiente, posibilitando el avance tecnológico, el conocimiento de estilos de vida desconocidos y ha forjado una red de enlaces globales que nos vincula a todos más estrechamente que antes.

Las adquisiciones o compras son un proceso cíclico que soportan todas las acciones de la empresa.

Definiciones en compras conceptos

Importancia de la función de compras

• Las compras manejan y controlan el flujo de dinero, debido a que representan una inversión.

• Permite mantener continuo abastecimiento de materiales al departamento de producción.

• El área de compras junto a Producción y Mercadeo definen la calidad de los materiales adquiridos para los productos.

• Evitan los desperdicios de las materias primas.

• Las Compras intervienen directamente en el aumento o decremento de las utilidades de la empresa, puesto que depende de la calidad y el tipo de producto.

• Ayuda a que la gerencia tome decisiones acertadas en cuanto a la información de su gestión de objetivos y metas que el departamento de compras suministra.

EMPRESA

Concepto:

Se define como un grupo social, en el cual se administran un capital y la mano de obra, para alcanzar a producir bienes y/o servicios que terminan por satisfacer las necesidades de la comunidad.

Clasificación:

Actividad que desarrollan:

• Industriales: Producción de bienes, mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Se clasifican en:

• Extractivas: Explotación de recursos naturales Ej.: empresas pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

• Manufactureras: Transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser de dos tipos:

- Empresas que producen bienes de consumo: pueden ser duraderas o no. Ej.: Productos alimenticios, prendas de vestir y accesorios eléctricos.

- Empresas que producen bienes de producción: Demanda de las industrias de: Papel, materiales de construcción, Maquinaria pesada, maquinaria ligera, productos químicos, etc.

• Agropecuaria: Explotación de la agricultura y ganadería.

• Comerciales: Son empresas dedicadas a la intermediación productores y consumidores, su función primordial es la compra-venta de productos terminados.

Se clasifican en:

• Mayoristas: Dedicadas a venderle a empresas minoristas y distribuyen el producto directamente al consumidor.

Minoristas o detallistas: Las que venden productos al menudeo, pequeñas cantidades.

Comisionistas: venden mercancía en consignación, percibiendo una ganancia o comisión.

Servicios: Aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos.

Se dividen en:

Transporte, Turismo, Instituciones financieras, Servicios públicos: Comunicaciones, Energía, Agua, Gas, Servicios privados: Asesorías contables, administrativas, industriales, producción, ventas y agencias publicitarias; Educación, Hospitales, Finanzas, seguros, etc.

Origen de capital

Públicas: El capital pertenece al estado.

Centralizadas: Secretarías de estado, (presidente).

Estatales: Ferrocarriles nacionales.

Desconcentradas: Instituto Nacional de Bellas Artes (Decisiones limitadas).

Descentralizadas: Matriz con varias sucursales.

Privadas: Cuando su capital pertenece a los Inversionistas privados y la finalidad es lucrativa.

POR SU ÁMBITO TERRITORIAL

COMPRAS NACIONALES: Son las que se efectúan dentro de las fronteras de un país, con apego a sus leyes. Locales o Foráneas.

COMPRAS INTERNACIONALES: Se efectúan entre dos o más países

Elementos que integran una Empresa:

Recursos Humanos.

Recursos Materiales.

Recursos Técnicos o Tecnológicos.

Recursos Financieros.

MODELO CENTRALIZADO:

Existe una unidad básica de compras, que se encarga de todas las compras con el apoyo de la unidad administrativa a las diferentes dependencias o departamentos.

MODELO DESCENTRALIZADO:

Es una unidad independiente en cada departamento, división o área de la empresa, donde se hacen las adquisiciones respectivas según las necesidades propias

1.3 ADMINISTRADORES DE COMPRAS Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Papel del Administrador de compras

¿Qué es un Administrador? Es la Persona que se encarga de la asignación recursos humanos y materiales, y que dirige las operaciones de un departamento u organización con la finalidad de optimizar los recursos y generar valor a la organización.

Por qué comenzar con los Administradores de compras:

La mayoría de los administradores se desempeñan a un nivel de errores, ya que no cumplen con los cronogramas, comienzan tarde las reuniones, no hacen seguimiento, no retroalimentan. A continuación se presenta un listado de los errores más comunes:

• Porque existen obstáculos:

• Porque no hay confianza en el empleado

• Porque no hay entrenamiento

• Porque no existe información: Eficiente, a tiempo, exacta y clara.

• Porque no existe delegación

• Porque no existe toma de decisiones

• Porque no se asumen riesgos

• Porque no existe lealtad del empleado

• Porque no existe continuidad en los procesos y procedimientos.

Niveles Administrativos básicos

Administradores de primer nivel

Administradores de mandos intermedios

Gerentes de primera línea

(Tomado de Administración un enfoque basado en competencias Don Henriegel – Susan E. Jackson- JHON w Slocum JR.)

Gerentes de Primera Línea de compras: Administradores responsables de la producción de bienes y servicios:

• Tienen relación directa con los administradores de mandos intermedios.

• Son responsables de dirigir y coordinar los operarios

• Se les puede llamar: Jefes de sección, Supervisores.

La mayor parte de su tiempo lo pasa junto a las personas a las que supervisan.

Administradores de mandos Intermedios de compras: Son aquellas personas que reciben estrategias y políticas de los Administradores de primer nivel, los cuales se convierten en objetivos, planes, procedimientos para ser ejecutados por los Gerentes de primera línea.

Son responsables de dirigir y coordinar las actividades de los Gerentes de primera línea.

Se les puede llamar: Jefe de departamento, Gerente de planta, Director de área.

Administradores de Primer Nivel de compras: Responsable de la Dirección y operaciones generales de una organización.

Administradores Funcionales:

Ejecutivos que supervisan a empleados con habilidades especializadas en un área de operación, como contabilidad, personal, nómina, finanzas, comercialización y producción. Se les puede llamar Director de área.

Gerentes Generales:

Administradores responsables de una unidad, como una compañía.

Funciones Administrativas en compras:

Planeación:

Proceso a través del cual se analizan las diferentes alternativas con el fin de lograr resultados mediante las definiciones de los objetivos, que queremos lograr en el futuro.

Organización:

Crear una estructura de relaciones que permita a los empleados ejecutar los planes y cumplir los objetivos.

Dirección:

Comunicación entre la planeación y la organización. Debe existir motivación, desempeño y cumplimiento de los objetivos de la organización.

Control:

La evaluación y medición de lo planeado, para detectar desviación es para establecer medidas correctivas.

Principales Deberes de los Administradores de compras Hoy:

Son siete los deberes que deben cumplir:

Estilo Administrativo: Brindando asesoría, guiando a cada integrante de la organización.

Brindar Dirección: Definiendo los resultados que se esperan de cada integrante.

Establecer Metas: Determinando las metas a cada empleado que contribuyan con la culminación de la labor.

Evaluación: No sólo se evalúa a los empleados, sino que también se debe realizar el proceso con la gerencia Doble vía.

Remuneración: Debe ser adecuada tanto por el desempeño, como por el conocimiento.

Toma de Decisiones: Deben ser planteadas por consenso, siendo definidas como un trabajo en equipo.

Forma de Corregir Problemas: Se deben analizar los procesos y procedimientos para determinar las causas y consecuencias, encontrando luego el correctivo adecuado.

Estructura organizacional

Es el soporte funcional y operativo que debe tener toda organización para su funcionamiento, teniendo en cuenta cinco elementos:

1. Departamentalización

2. Jerarquización

3. Coordinación

4. Estandarización

5. Normalización

Organigramas:

Son conocidos también como gráficas o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, las cuales muestran las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Por su Objeto

ORGANIGRAMAS

Por su Área

Por su Contenido

(Fuente: Fundamentos de Administración, Münch Galindo-García Martínez.)

Vertical:

Es donde los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Horizontal:

Los niveles jerárquicos se presentan de izquierda a derecha.

Comercial

Finanzas

Gerente General

Compras

Recursos Humanos

Circular:

Los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro

hacia la periferia.

Comercial Compras

Gerente General

Finanzas Recursos Humanos

Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el

vertical.

Gerente General

Comercial

Finanzas

Compras

Recursos Humanos

Organigrama del departamento de compras

Coordinador de materiales

Coordinador de maquinaria y tecnología

Director de compras

Coordinador de suministros

Coordinador de importaciones

1.4 CADENA DE ABASTECIMIENTO

¿Qué es la cadena de abastecimiento?

La cadena de abastecimiento, llamada también de suministro o supply chain (SC) es una red interconectada de proveedores, fabricantes, distribuidores y clientes la cual ha sido establecida para proveer un servicio o producto a los consumidores.

La cadena de abastecimiento incluye todas las acciones y actividades relacionadas con las adquisiciones de materiales, transformación de bienes y productos y entrega al consumidor final, así como el flujo de información relacionada.

El objetivo fundamental de la cadena de abastecimiento es generar efectividad, eficiencia y eficacia (teoría administrativa de las tres E) en las adquisiciones, procesos de transformación y entrega del producto final, mejorando no sólo calidad en las adquisiciones y en la producción, si no también reducción de costos y de tiempos, cimentado en una firme y constante interrelación entre proveedores, productores y distribuidores.

Supply Chain Management

La Gestión de la Cadena de Abastecimiento es:

Gestionar de forma efectiva y al mejor coste posible

los flujos, movimientos, inventarios de productos

terminados e información relativa a los mismos, desde un lugar de origen a un lugar de destino para satisfacer las necesidades del cliente.

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