Gestion De Compras

PRINCIPALES CONCEPTOS:

• Materiales:

Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan para la elaboración de un determinado producto.

Llamados también materia prima, son todos aquellos de procedencia agrícola, minera o de otras industrias, por medio de los cuales tendrán su primer grado de transformación, es decir son todos aquellos bienes utilizados en el proceso de producción y que sufren una transformación parcial, para ser vendidos más tarde.

• Compras:

Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. También puede ser definida como una operación que se realiza para satisfacer una determinada necesidad. Dentro de una Organización las compras pueden ser definidas como las operaciones que se proponen suministrar, en las mejores condiciones posibles a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materia prima y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.); con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido.

• Administración de Compras:

Es el proceso a través del cual se controla de manera específica todas las operaciones de compra dentro de una empresa, de tal manera que no se incurra en gastos innecesarios.

• Administración de Materiales:

Es el proceso que permite un adecuado manejo, distribución y aprovechamiento de los materiales con que cuenta una empresa. La misma comprende la adquisición, traslado, almacenamiento, y control de materiales desde la negociación con el proveedor hasta que termina en la línea de producción. Su objetivo consiste en lograr el costo global más bajo de los materiales para la firma compradora.

• Sistemas de Compras:

Son procedimientos que se llevan a cabo para establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un área determinada de la misma.

• Flujo de Materiales:

Es una serie de pasos secuenciales que se siguen para la elaboración de un producto.

 ORGANIZACIÓN PARA LA FUNCION:

La Organización e la parte de la administración que comprende la asignación de las tareas en una empresa para así alcanzar sus metas. La organización es poner a trabajar en conjunto todos los recursos que posee la empresa:

Recurso Humanos: Personas, empleados admitidos

Recursos Financieros: Capital, inversiones, prestamos, créditos, etc.

Recursos Materiales: maquinas, equipos, materias primas, tecnología.

 COMPRAS:

Están a cargo de compradores profesionales que tienen conocimientos especializados acerca de las líneas seleccionadas de productos y están familiarizados con especificaciones de ingeniería, contratos legales, reglamentación de embarques y otros factores.

Función:

1. Identificar y desarrollar fuentes de abastecimientos.

2. Seleccionar proveedores y negociar contratos.

3. Mantener relaciones de trabajo y controlar la eficiencia de los proveedores.

4. Evaluar economías de oferta – demanda e iniciar estudios de costos de fabricar los artículos que se compran.

5. Mantener una base de datos del sistema de aprovisionamiento.

 CONTROL DE MATERIALES:

Es el conjunto de actividades que tiene como finalidad verificar la conformidad de los materiales y suministros desde la solicitud hasta la colocación en el proceso productivo.

Función:

1. Mantenimiento de los niveles de Stock dentro de los límites establecidos, de acuerdo con los niveles de servicios requeridos por la empresa.

2. Realiza la programación de la producción de forma que se obtenga la máxima rentabilidad del área de producción.

3. Realiza las políticas de aprovisionamiento de forma que satisfagan las necesidades de planificación de la producción, así como que mantengan los Stock dentro de los límites establecidos.

4. Realiza el seguimiento de entrega de los materiales, contactado directamente con los proveedores.

 TRAFICO:

Transporte de Material. Asume la responsabilidad de desplazar todo tipo de materiales dentro de toda extensión abarcada por la instalación fabril.

Función:

1. Maneja el transporte Nacional e Internacional de materia prima y bienes comercializados.

2. Codificar de acuerdo a la normativa arancelaria.

3. Gestionar el transporte y flete para traslado de las mercancías de importación y exportación.

4. Velar por la tramitación de permisología ministerial y cualquiera otra establecida de los decretos y resoluciones que se efectúan de acuerdo a los mismos.

5. Representar a la organización en los actos administrativos relacionados con el comercio internacional.

 ALMACEN:

Es el lugar donde se guardan los materiales, materia prima y suministros.

Función:

1. Mantener las materias primas cubiertas para protegerlas de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3. Mantener en constante información al Departamento de Compras sobre la existencia real de materia prima.

4. Llevar en forma minuciosa controles sobre la materia prima (entrada y salida).

5. Vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos).

6. Guardar los materiales o materia prima hasta que los requiera producción.

7. Guardar los productos acabados hasta que estén a punto de ser expedidos al cliente.

8. Guardar de una manera optima en cuanto a calidad las materias primas y productos

FACTORES QUE DETERMINAN LA FUNCION DE COMPRAS:

 FACTORES:

• Tamaño de la Empresa:

1. Pequeña: (Nivel mínimo de Organización)

En una empresa pequeña se entiende que el volumen de compras es mínimo y poco heterogéneo, por lo que dicha función recae sobre una sola persona (generalmente el mismo dueño) y con otra que la auxilie para realizar trabajos complementarios.

Estas empresas son las que ganan anualmente 50.000 $, y dentro de las cuales se pueden mencionar a las tiendas comestibles, estaciones de servicio, farmacias, restaurantes, entre otros.El principal obstáculo es obtener los fondos necesarios para tener un capital inicial.

2. Mediana: (aumenta el volumen de las compras y se contratan obreros)

En este tipo de empresas la actividad de compras se hace un poco más compleja, la organización deberá contar con más personal capacitado y en algunos casos con cierto grado de especialización.

En las empresas medianas se tiene un ingreso anual mayor a 50.000 $ y menor de 150.000 $ y se caracterizan porque la venta de sus productos aumentan, la empresa es más conocida, inversiones no relacionadas con el negocio, existencia de una estructura organizativa, entre otras.

3. Grandes:

En una empresa grande la función de compras es más amplia y especializada por lo que se crea un departamento especializado, bien definido y claro en cuanto a sus funciones, procedimientos, políticas y objetivos.

En comparación al número de empresas pequeñas, existen pocas empresas grandes, las cuales a su vez, por su gran capacidad de producción obtienen mayores beneficios y un elevado grado de ventas anuales, las cuales van a depender del ramo en que se desenvuelvan, calidad de sus gerentes, número de sucursales, productos que elaboran, entre otras cosas. Dentro de las grandes empresas podemos mencionar a la General Motors, Exxon, IBM, TEXACO, entre otras.

VENTAS PROMEDIOS EN DOLARES

• Tipos de Industria:

1. Industriales: Son las que se encargan de transformar la materia prima en productos terminados, para el uso de la sociedad.

2. Extractivas: Se encargan de extraer la materia prima, un ejemplo son las empresas mineras que adquieren maquinarias y equipos pero no compran materia prima.

3. Manufactureras: Estas se encargan de transformar la materia prima en productos terminados.

4. Comerciales: estas no adquieren materia prima, adquieren productos terminados, es decir, para ser vendidos y distribuidos.

5. Independiente: No dependen de nadie, realizan sus compras cuando lo necesitan, no hay compromiso de compra, porque son independientes y deciden lo que van a adquirir, cuando hacerlas y a que empresa comprar.

6. Tiendas por Departamentos: trabajan con sucursales, compras diferentes tipos de gamas de productos, la función de comprar puede ser centralizada y se distribuye a las sucursales.

7. De servicio: son las que prestan sus servicios a la comunidad o a otras empresas, ejemplo de estas son: Electricidad, Gas, entre otras.

• Características de los modelos de comportamientos de Compras:

1) Modelo Clásico o Simplificado:

- La función de compras es reducida.

- No tiene contacto directo con los proveedores y usuarios.

- El comprador tiene información racional sobre el mercado.

- En este modelo el objetivo fundamental de la función de compras es adquirir al precio más bajo.

2) Modelo Neoclásico:

- Es un proceso más complejo.

- El objetivo fundamental es minimizar los costos.

- Mantener contacto directo con los proveedores.

- Aplicar el criterio de subjetividad

3) Modelo de Consumidor o Capitalista:

- Su función fundamental es resolver problemas inherentes a la organización.

- Define

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