Benchmarking

BENCHMARKING

Método de comparación y medición las operaciones o procesos internos de una organización contra los de un representante mejor de su clase y de su sector; un proceso sistemático, continuo de investigación y aprendizaje para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones. Los diferentes grados de eficacia y eficiencia registrados entre los diversos sectores de una misma empresa, hacen posible la aplicación de procesos de Benchmarking internos y descubrir así las "mejores prácticas de la organización".

Consiste en la exploración, la caracterización y el análisis de las mejores prácticas logísticas de referencia (en el mismo mercado, en otros mercados, en el mismo sector industrial, en otros secto¬res industriales...) para procesos logísticos clave, con particular énfasis en aspectos tecnológicos, y en tendencias en outsourcing, así como la formulación de una estrategia para implantarlas.

Tipos de Benchmarking

• Interno:

Parte de la base de que dentro de una organización existen diferencias entre sus distintos procesos de trabajo. *Algunos de ellos pueden ser más eficientes y eficaces que los de otras áreas de la misma empresa.

• Competitivo:

Identifica productos, servicios y procesos de los competidores directos de la empresa y los compara con los propios.

• Funcional:

Identificar productos, servicios y procesos de empresas no necesariamente de competencia directa. Generalmente apunta a las funciones de Marketing, Producción, Recursos Humanos o Finanzas.

• Genérico:

Algunas funciones o procesos en los negocios son las mismas con independencia en las disimilitudes de las industrias, por ejemplo el despacho de pedidos. El beneficio de esta forma de benchmarking, la más pura, es que se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria propia del investigador.

Fases: Según Spendolini

• Definir a que se le va a aplicar el Benchmarking: definir los clientes, sus necesidades de información, definición de los factores críticos de éxito.

• Formar el equipo de Benchmarking: formar equipos de acuerdo a la función o interfuncionalidad, las personas involucradas en el proceso de Benchmarking, definir las funciones y responsabilidades del equipo, capacitarlos.

• Identificación de los socios del Benchmarking: personas u organizaciones relacionadas con la investigación, búsqueda de las mejores prácticas.

• Recopilación y análisis de la información: definición de los métodos como entrevistas, encuestas, publicaciones, archivos, asociaciones, organizar la información, analizar la información.

• Aplicación

Áreas que desarrollan el proceso de benchmarking

• Logística integrada

Las áreas de abastecimiento, producción, comercialización, y logística de distribución enfocan su investigación desde una logística integrada, en donde el marco de trabajo son los alcances del problema logístico de abastecimiento y distribución en las empresas. En todo el proceso de planificación se reconoció que el tradicional manejo de la cadena de abastecimiento y logística ha perdido eficacia para que las empresas puedan operar más eficazmente en un entorno competitivo, lo cual hace necesario iniciar un crecimiento de cambio en la cadena de Abastecimiento - Producción - Distribución. Esta cadena de valor permite hablar de un input y un output, es decir, desde el pensar que debo producir hasta la satisfacción del cliente. Para lograr este cambio se definen, y redefinen nuevos enfoques de manejos, parámetros y sistemas, que permitirán que las empresas que se manejen bajo este nuevo concepto creen nuevas ventajas competitivas.

• Gestión ambiental, Salud y Seguridad

Se diseña y concreta la prueba piloto de un proceso de Benchmarking en los temas de su competencia, con énfasis en la obtención de las mejores prácticas empresarias en reducción de costos, minimización de riesgos, aumento de seguridad, e identificación de eventuales pasivos contingentes ambientales, sumado al adecuado manejo de imagen comunitaria de la empresa. En la etapa de relevamiento de información consta de los siguientes temas:

• Sistema Integrado de Gestión

• Gestión de Recursos, como por ejemplo de agua, de energía, de residuos, etc.

• Capacitación y comunicación

• Seguridad industrial

• Higiene y salud Ocupacional

• Desempeño Ambiental del Producto

• Impacto Económico de la Gestión Ambiental

• Recursos Humanos

Se analizan temas tales como: comunicaciones internas, estructuras de compensaciones y beneficios, evaluación de desempeño, premios y remuneración variable, políticas de traslado y viviendas, sistemas de descripción y evaluación de puestos.

Recolecta y analiza los datos obtenidos en primera instancia y luego centraliza su foco en la profundización de los temas, análisis de tendencias, y detección de las mejores prácticas.

• Auditoria Interna

Este proceso se encuentra en su etapa de planificación, en donde ya establecido el alcance del proceso, se están delimitando los Factores críticos de éxito y los indicadores que permitan su medición.

Los temas sobre los cuales se está trabajando y procesando la información son:

• Definición del Cliente de Auditoría Interna

• Misión de Auditoría Interna

• Factores Críticos de Éxito

• Objetivos específicos de Auditoría

• Indicadores de Performance

• Estrategias de Auditoría Interna

• Mejores Prácticas en el área de Auditoría Interna

Desventajas

• Objetivos de Benchmarking demasiado amplios

• Calendarios poco prácticos

• Mala composición del equipo.

Ventajas

• Búsqueda del cambio

• Orientación a la acción

• Apertura frente a nuevas ideas

• Concentración en la mejora de las prácticas

• Disciplina

• Adecuada coordinación de recursos y esfuerzos

El Benchmarking en el proceso de la reorganización

El Benchmarking es una forma en la cual las organizaciones observan y hacen un acercamiento con otras empresas para generar información valiosa mediante el proceso de medición, valuación y comparación, información que le ayudara para poder tomar mejores decisiones ayudando a las organizaciones a aprender de si mismas y de las demás para mejorar sus procesos, productos y servicios.

En definitiva, el Benchmarking es una herramienta que nos sirve para descubrir, analizar e implementar el "cómo", las empresas que son líderes hace sus procesos. Simplificando: analizar, aprender y adaptar para ser competitivos, es una herramienta para "proponerse metas utilizando normas externas y objetivas, y aprendiendo de los otros; El benchmarking plantea los desafíos como: velocidad de respuesta, productos y servicios de calidad, bajo costo y capacidad de innovar.

El Benchmarking nos permite analizar y mejorar procesos claves del negocio, eliminando todo aquello que suponga derroche. El secreto del éxito del Benchmarking reside en que se trata de una técnica que nos permite tomar decisiones en base a hechos y no en base a la intuición; nos genera un panorama dentro del enfoque organizacional y cultural dentro de la misma organización dando como resultado las diferencias en los procesos laborales y posteriormente obtener un ensayo de consulta a nivel externo.

En el área administrativa, no tener bien organizadas las tareas produce una pérdida de tiempo y perjudica a la toma de decisiones, imposibilitando la obtención de una contabilidad de gestión rápida y eficiente; por medio del Benchmarking apoya a que la organización mejore, evitando que las tareas puedan llegar al punto de hacer obsoleta o ineficaz a la administración.

El Benchmarking se convierte en una herramienta fundamental de búsqueda externa de ideas y estrategias, pues nos proporciona el medio para que una organización identifique aquellos procesos que le darán una ventaja sobre sus competidores; al analizar otras organizaciones es inevitable que se realice una comparación con la propia, adoptando un nuevo punto de vista que hace percibir a nuestra organización "desde afuera". Esta situación amplía horizontes señalando una gama de nuevas posibilidades en lo referente a las acciones a seguir para mejorar los servicios, productos o aspectos en estudio.

Cabe resaltar que ninguna herramienta de calidad y productividad se vale por sí misma para solucionar todo lo que una organización necesita a nivel competitivo, pues ellas conducen al logro de objetivos específicos propios; El Benchmarking es una herramienta de amplio foco debido a que se aplica desde el conocimiento y la comprensión de las necesidades de los clientes hasta el servicio de post venta, no obstante, se sostiene que un proceso de Benchmarking requiere de reingeniería, ya que ésta permite modelar las necesidades de los clientes con las de la organización.

El Benchmarking cubre la gran debilidad que presenta una organización en cuanto al planteamiento estratégico se refiere, debido a que es un gran facilitador para la implementación de los cambios y se pueden presentar fallas en la ejecución táctica de los planes, Esto se cubre gracias a que requiere de un estudio interno que abarque a todos los empleados y a todos los niveles, preparándolos para que no se presenten las resistencias típicas que se producen

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