CAPITULO II. DESGLOSE POR AREAS O DEPARTAMENTOS

Contenido

Introducción        4

CAPITULO I. PLANEACIÒN        5

1.1        Temática        5

1.1.1        Temas elegidos:        5

1.2        SELECCIÓN DE SEDE        5

1.3        Presupuesto y patrocinadores        6

1.3.1        Patrocinadores        6

1.4        EQUIPO  DE TRABAJO        8

1.5        Cronograma de actividades        11

CAPITULO II. DESGLOSE POR AREAS O DEPARTAMENTOS        12

2.1 Coordinador general del evento y secretario de evento        12

2.1.2 Cronograma/programa del FORINUN        13

2.2 Comité de Revisión de trabajos        13

2.3 Departamento de Finanzas        14

Sede/ salas        14

Otros gastos:        15

2.4 DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA        16

IMAGEN CORPORATIVA DEL CONGRESO        16

2.4.1 Análisis del mercado:        17

2.4.2 Mercado Meta        18

2.4.3 Precio        18

2.4.4 publicidad y promoción        18

2.5 relaciones públicas        20

2.6 logística y registro        24

2.6.1Proceso de inscripción        26

2.6.2 Distribución del lugar (equipo, mobiliario, etc.)        29

2.6.3 RECEPCION        30

2.6.4 Requerimientos de equipo        34

2.6.5 Ceremonias de inauguración, clausura y conferencias Magistrales        35

Introducción

CAPITULO I. PLANEACIÒN

1. Temática

Foro Internacional de Universitarios (FORINUN)

La temática del congreso será el abordaje de temas en relación a las carreras de Comercio Internacional y de Mercadotecnia/Publicidad.

1. Temas elegidos:

•  
• EL TRATADO DE LIBRE COMERCIO CON AMERICA DEL NORTE
• EL MARKETING EN REDES SOCIALES

1.  SELECCIÓN DE SEDE

La sede para el congreso se llevará a cabo en la Ciudad de Tuxpan de Rodríguez Cano, Veracruz. En Centro De Convenciones Tochpan Del Hotel Crowne Plaza Tuxpan., Con Domicilio en carretera a la barra km 6.5, colonia la calzada.

Código de Evento: CS2[pic 1]

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1. Presupuesto y patrocinadores

Una vez definida la temática del congreso es conveniente establecer un presupuesto base considerando las necesidades específicas del evento para proceder a la gestión de recursos tanto internos como externos a la institución sede.

1. Patrocinadores

Tipos de patrocinios

Existen dos tipos de patrocinios: en efectivo y en especie. Al tener el presupuesto que se utilizará en cada una de las áreas nos podemos dar una idea de la cantidad y tipo de patrocinios que se necesitarán. Una lista de posibles patrocinadores por área es una forma de ayudar al equipo encargado de realizar las cartas y solicitar el patrocinio correspondiente.

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• HOTEL CROWN PLAZA: patrocina por medio de descuentos en hospedajes para los oyentes y ponentes del foro. Al igual da descuento del 15% en la renta del salón de eventos con todo y ambientación.
• LA PARROQUIA: Proporciona Desayunos y comidas a los ponentes y al equipo de trabajo del Foro.
• ADO: Descuento a estudiantes foráneos, boletos a mitad de precio en su compra para asistir al foro.
• GOBIERNO MUNICIPAL DE TUXPAN: Patrocina monetariamente con un apoyo económico de $40,000 mx. Destinados a la logística del Foro.
• OFFICE DEPOT: patrocinador para los Souvenirs y obsequios para los asistentes de foro (libretas, lapiceros, borradores, etc.)  al igual patrocina con las playeras del foro serigrafeadas.
• SAMS CLUB: materias primas y alimentos para la mesa de Snacks que se colocara para la audiencia el día del foro.
• COORDINACION GENERAL DE PUERTOS Y MARINA MERCANTE: colabora como parte del otorgamiento de reconocimientos por asistir al foro al igual a los ponentes, de manera directa del corporativo. Al igual brindan una ayuda de $10,000 mx.
• UNIDEP: patrocina con becas de descuento en todas las sedes participantes en el congreso.

1. EQUIPO  DE TRABAJO

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Coordinador general del evento: persona encargada de coordinar las actividades y los comités mediante la designación de actividades. Es el enlace de comunicación con la asociación organizadora, la institución sede y el contacto para cualquier asunto relacionado con el evento. Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y oradores. Estipular deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y tiempos, a través de un cronograma general de trabajo. Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular. Seleccionar y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc.

Comité de Revisión de trabajos: Dependiendo de la magnitud del evento, este comité estará formado al menos por seis personas encargadas de la recepción, revisión y envío de trabajos para modificaciones en plazos y fechas establecidos en la convocatoria.

Finanzas: Garantizar la entrega de servicios de calidad y excelencia coordinando adecuadamente las áreas de, Finanzas, Contabilidad, Administración General y Desarrollo y Gestión de Personas, Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc. Pagos a proveedores. Prever pago de alojamiento, pasajes y traslados internos para participantes, oradores, invitados o asistentes de afuera, según lo estipulado. Ponente: Persona o grupo de personas encargadas de exponer los temas del Congreso.

Dpto. de Mercadotecnia

Encargado de Programación de reuniones con candidatos a patrocinar el evento y posibles proveedores, siempre viendo las potencialidades del evento en cuestión. Respecto a proveedores cabe negociar servicios por publicidad, si no conspira con otros anunciantes y patrocinadores de interés. Destinar personal a cargo de la relación con patrocinadores y asociados al evento durante todo el proceso de gestión del proyecto y presentación del post evento, siempre bajo estricta supervisión, encargado de supervisar la logística y la difusión del evento y conllevar estrechamente las actividades e relaciones públicas. Al igual asigna, supervisa y autoriza los diseños y la temática a realizar y gestionar por parte del sub departamento de publicidad y diseño.

Diseño y publicidad: encargados de producción gráfica o audiovisual, de las estrategias creativas para promocionar el evento (relaciones publicas), Diseño, edición y la impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas, folletería en general, señalizaciones, carteles, banners, etc. Armado de material de presentación y difusión del evento a través de la página y sitio web para promocionar, vender y difundir el mismo, y para usar como nexo de comunicación con participantes, invitados, anunciantes, y público en general. Actualización permanente de la base de datos, para dar seguimiento a invitados, participantes e inscripciones. Comunicación vía email con participantes, contacto con patrocinadores, respuestas a consultas y confirmaciones. Estas tareas se van intensificando más, hacia la fecha del evento. Manejo de agenda de prensa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también.

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