Informe de auditoria

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1. Propósito de la auditoria

El propósito de esta auditoria consiste en aumentar los niveles de eficiencia de los procesos, haciendo que la información llegue en forma adecuada entendible y en los tiempos establecidos a cada una de las dependencias que intervengan, también busca la opción de restructurar áreas administrativas donde se tiene demasiadas cargas a un mismo empleado y que retrasan procesos, la búsqueda de tecnología óptima que ayude a unificar procesos dando un mejor enfoque siendo más eficaz y eficiente dentro de un mercado tan competitivo.

1. Hechos relevantes a nivel de empresa

• El recurso informático que se maneja actualmente es muy limitado y no cumple con lo esperado tanto la parte de producción como la administrativa.
• Falta de estandarización de los procesos, para un control adecuado en las diferentes áreas de la empresa.
• La organización general de la empresa no es la más apropiada para el continuo crecimiento y futuras operaciones.
• La organización no tiene un control sobre la documentación enviada y recibida debido al manejo físico y de tantas personas de esta información.

1. Hechos relevantes de departamento o sección

Área Administrativa

• En el área administrativa el recurso humano es limitado no por la falta de capacidad de cada uno de ellos, si no por el gran número de actividades que tienen a su cargo.
• Los procesos realizados dentro de las áreas son muy manuales realmente no se tiene un estándar de los procesos, ¿Cómo se deben realizar? ¿Cómo se deben documentar?, para guardar evidencia de fácil acceso, ya que toda la documentación que se guarda es física.
• No se tiene una forma práctica de llevar un control sobre la facturación de la empresa debido a que los sistemas que se manejan son islas independientes, la facturación no se realiza en forma automática se debe generar en forma manual mirando el pedido y digitando nuevamente los productos que se están vendiendo.

• La creación y unificación de códigos no debería estar tan lejos del área de producción o de la persona que genera nuevas referencias, también se encuentra que se duplican los códigos únicamente por una observación que debe llevar el producto como incrementar o disminuir unos centímetros (esto son solo observaciones para el área de producción).
• No se tiene una comunicación asertiva en las diferentes áreas existentes actualmente.
• El manejo del archivo se hace difícil de controlar por las cargas laborales que se tienen actualmente, retrasa otras actividades.
• Se tiene un control interno que no está cumpliendo las labores que realmente debería desempeñar.
• Se manejan cajas menores con montos muy altos.
• No se tiene un departamento de compras y financiero.

Producción

• Producción no lleva el control adecuado del inventario de producto terminado que manejan, en este caso por bodegas.
• Las facturas proveedores son entregadas a quienes solicitan los insumos, pero estos no están al pendiente de realizar la entrega en el debido tiempo.
• La persona encargada de realizar las entradas al inventario del producto terminado está lejos del área de producción.
• Los talleres satélites que se tienen no cumplen con los tiempos de entrega establecidos.
• No se tiene un área encargada de las entradas y salidas de mercancía producto terminado.
• Gestión humana interviene en los procesos de producción y retrasa entregas a contabilidad de seguridad social.

Inventarios

• no se tiene un control óptimo de los inventarios.
• La bodega de materia prima (telas), es muy pequeña para la gran cantidad de rollos que se tienen.
• No se conoce el estado de la mercancía y tampoco la cantidad real si es igual a la del sistema.
• Falta de personal para las labores que se tienen actualmente en cabeza de una sola persona.

• El sistema no permite que se realice la entrada o salida del inventario por la persona encargada de cada una de las bodegas, debido a que el módulo de proveedor es quien enlaza las entradas de inventario.

1. Metodología

Esta auditoria se realiza en forma presencial analizando y preguntando al área administrativa como es el manejo de cada una de las operaciones que se realizan, se tiene muy en cuenta la opinión de cada una de las personas entrevistadas ya que ellos son los que conocen el día a día de la empresa y tienen una mejor visión de lo que puede estar ocasionando cuellos de botella.

1. Recomendaciones

• Replantear el área administrativa, tanto inventarios, cartera, tesorería, contabilidad, facturación y control interno, se necesita una persona adicional en el área de contabilidad debido a que la persona que está actualmente maneja una gran cantidad de tareas, lo que puede ocasionar que se cometan errores involuntarios.
• Se recomienda que el puesto que realiza María Helena sea llevado al lado de producción, para hacer más eficientes los procesos.
• Las funciones que realiza actualmente Sonia de control interno deberían ser las funciones que realice María Helena que es la persona encargada de inventarios, de esta forma Sonia puede apoyar y llevar un control sobre todos los procesos de la empresa, pero debido a que por ahora está dedicada al inventario no puede ejercer sus verdaderas funciones.
• Hacer un análisis general y detallado del sistema Syscom verificando que realmente satisfaga las necesidades y continuo crecimiento de la empresa.
• Cada bodega debería tener un responsable ya que la persona de inventario no puede estar todo el tiempo haciendo inspección y control físico de lo que entra y sale realmente, esto solo lo puede saber el área o persona encargada.
• Debería existir un departamento de compras de insumos para producción y para el área administrativa, para tener un control efectivo sobre los recursos utilizados por cada una de las áreas.

• Gestión humana no debería estar encargada de procesos de producción, ya que esto retrasa la entrega de la información requerida por contabilidad de nómina, seguridad social y aportes.
• Se deberían estandarizar todos los procesos de la empresa, debido a que el excesivo manejo de información en documentos o no sistematizada puede generar que las personas no tengan un control óptimo de lo que se debe realizar; la movilización de personas hasta otras áreas hace mucho menos eficientes los procesos.
• Se podrían tener flujos por medio de un sistema para que la información fluya mucho más rápido.
•  Estandarizar los tiempos de entregas de información, para tener una información contable real que ayude a la toma de decisiones.
• La entrega de la información clara y entendible es fundamental para que los procesos adicionales sean más eficientes, la no comprensión de la información demora el funcionamiento normal de los procesos.
• Capacitación de todo el personal que deba hacer uso del software, ya que con el continuo cambio en los mercados se hace necesario para ser competitivos, y la única forma es mejorando tecnológicamente, el tener personal competitivo y capacitado para realizar las funciones es importante.
• Revisiones esporádicas por parte de control interno a los procesos para evitar posibles errores en alguna de las áreas involucradas.
• Desarrollar indicadores que permitan evaluar el cumplimiento de metas y objetivos de cada área, acuerdos de niveles de servicios (ANS).
• ¿Los gastos realizados por las cajas realmente son los adecuados? se debería general una política para el uso de cajas, revisar en que gastos incurrimos muy constantemente y cómo podemos hacer para que los pagos a estos gastos se realicen por parte de tesorería, sería bueno generar contratos con ellos para que los cobros sean mensuales y no cancelados por caja menor.
• Toda factura cliente debería realizarse con una remisión realizada previamente por logística, y así la persona encargada de la facturación minimiza los errores que se puedan cometer involuntariamente y por la rapidez con la cual se deben entregar estas facturas.
• No se deberían realizar facturas cliente hasta no tener la mercancía en físico y lista para despachar, para realizar la anulación de una factura se deben tener soporte que fundamenten dicha anulación.

• Se recomienda tener a un analista financiero con el fin de evaluar o tener una mejor visión de las líneas de negocio que se manejan actualmente, para revisar cuales son más rentables y si alguna de ellas le está representando perdida a la empresa, con estos análisis realizados por dicha persona se hace mucho más fácil la toma de decisiones para la gerencia.
• Se recomienda una persona adicional en la bodega de telas ya que una solo persona alimentando el sistema, entregando y recibiendo mercancía, puede cometer errores y retrasar los procesos.
• Se recomienda realizar un inventario físico y si se encuentran diferencias ajustar y mejorar el control, las personas de otras áreas que soliciten telas o insumos deben enviar con anticipación una orden para que la persona de inventario tenga lista la tela que necesitan, y no las personas entrar y sacar la tela.

1. Conclusiones

• El compromiso de todas las personas que conformamos esta empresa es fundamental para el desarrollo óptimo de las actividades diarias.
• Mantener a sus empleados motivados y con actitud positiva frente a las tareas diarias y el trabajo que desempeñan es clave para que todos los procesos en los cuales se encuentran involucrados sean más productivos. Por esto es importante generar políticas que velen por el bienestar y satisfacción de los empleados.
• Si cada uno de sus colaboradores entiende que sus responsabilidades van más allá del simple cumplimiento de unas funciones específicas y que en realidad lo que importa es que los procesos en los que está involucrada la empresa se realicen, porque con ello se benefician todos, usted contará con un grupo de empleados comprometido y dispuesto a dar lo mejor de sí para ayudar a la empresa.
• Un elemento fundamental para la dirección de una empresa es la planeación estratégica, ya que ésta ayuda a definir los objetivos, metas, estrategias, políticas y procedimientos que se desarrollarán en favor de la organización. Si quiere realizar una buena gestión directiva, es importante que planee con tiempo y claridad el proyecto de vida de su empresa, contemplando su contexto y todos los actores que lo conforman.

• Un rasgo importante que comparten las personas y empresas exitosas es la adecuada gestión del tiempo. Para que una organización o empresa pueda ejecutar y llevar a cabo todas las actividades que se ha propuesto, debe organizar y priorizar tareas en función del tiempo. Éste es uno de los principales recursos cuyo uso es necesario optimizar para aumentar la productividad.
• La comunicación es un elemento indispensable para que su empresa sea más productiva, ya que por medio de una buena gestión de la comunicación interna y externa usted podrá establecer planes de acción que apoyen la consecución de sus objetivos, mejorar el clima laboral, generar una buena reputación, dar a conocer a sus clientes su portafolio y coordinar adecuadamente el trabajo al interior de su empresa, entre muchas otras acciones beneficiosas para su ejercicio empresarial.
• Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo, maquinaria, equipos, procesos y gestión. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología, también es una forma de pensar y proyectar su empresa hacia el futuro. Por medio de la modernización su empresa puede aumentar su capacidad de adaptación al cambio y de mantenerse vigente, a través del tiempo.
• Los cambios que se realizan dentro de una empresa son sinónimo de crecimiento, de querer estar por encima de la competencia.

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CARLO JOSE DIAZ REMOLINA

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