Unidad De Planeacion

Unidad 1.

LA PLANEACION.

Elementos esenciales de la planeación.

Planeación.

Al diseñar un entorno para el eficaz desempeño de individuos que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal debe basarse en el conocimiento por parte de las personas de lo que se espera de ellas. Ésta es la función de la planeación, la función administrativa más básica de todas. La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos futuros de acción. De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados. La planeación supone asimismo y en forma destacada, innovación administrativa. Tiende un puente entre el punto donde se está y aquel otro donde se desea ir. Cabe señalar que “planeación y control” son inseparables, los hermanos siameses de la administración. Todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la gente no tendrá manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir (resultado de la tarea de control) sin antes saber a dónde quiere ir (parte de la tarea de planeación). Así, los planes proporcionan las normas de control.

1. TIPOS DE PLANES.

Los planes se clasifican en:

• Propósitos o misiones

• Objetivos o metas

• Estrategias

• Políticas

• Procedimientos

• Reglas

• Programas

• Presupuestos

1.1. Propósitos o Misiones.

En la misión o propósito (términos que suelen usarse indistintamente), se

Identifica la función o tarea de una empresa o institución o de una parte de ésta.

Todo establecimiento organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe

Tener sí se desea que su existencia sea significativa) un propósito o misión. En

todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea básica que la

sociedad les asigna. Por ejemplo, el propósito de una empresa comercial es

generalmente la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito de un

departamento estatal de caminos es el diseño, construcción y operación de un

sistema estatal de carreteras. El propósito de los tribunales es la interpretación de

las leyes y su aplicación. El propósito de una universidad es la enseñanza, la

investigación y la prestación de servicios a la comunidad.

Algunos autores distinguen entre propósitos y misiones. Una empresa, por

ejemplo, puede tener el propósito social de producir y distribuir bienes y servicios,

y alcanzarlo cumpliendo la misión de producir ciertas líneas de bienes. Las

misiones de una compañía petrolera como Exxon son la búsqueda de petróleo y la

producción, refinación y comercialización de petróleo y de los numerosos

productos derivados de éste, desde diesel hasta productos químicos. La misión de

Du Pont Company ha sido expresada como “mejores cosas mediante la química”,

en tanto que Kimberly-Clark (famosa por su marca Kleenex) entiende su misión

empresarial como la producción y venta de papel y de bienes elaborados con

papel. En la década de los sesenta la NASA se fijó la misión de la presencia

humana en la Luna antes que los soviéticos. Hallmark, que ha ampliado sus

actividades empresariales más allá del terreno de las tarjetas de felicitación, define

su misión como “el negocio de la expresión social”. No obstante, el propósito o

misión de otras empresas y áreas de actividad es generalmente más vago. Por

ejemplo, muchos consorcios conciben su misión como sinergia, la cual se consigue

mediante la combinación de varias compañías.

1.2. Objetivos o Metas.

Los objetivos o metas, son los fines que se persiguen por medio de una actividad

de una u otra índole. Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino

también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de

personal, la dirección y el control. En secciones posteriores de este capítulo

abundaremos en la naturaleza de los objetivos y en la administración por

objetivos.

1.3. Estrategias.

En el ejército se ha empleado tradicionalmente el término “estrategias” para

designar los grandes planes resultantes de la deducción de las probables acciones

u omisiones del enemigo. Pero a pesar de que el término “estrategia” sigue

teniendo implicaciones competitivas, los administradores lo usan cada vez más

para referirse a extensas áreas de la operación de una empresa. En este módulo,

definimos estrategia “como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo

de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos

necesarios para su cumplimiento”.

1.4. Políticas.

Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en

enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son “enunciados”; a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los administradores. El presidente de una compañía, por ejemplo puede seguir rigurosamente (más por conveniencia que como una política propiamente dicha) la práctica de ascender a empleados de dentro de la empresa; esta práctica puede interpretarse como política y ser seguida celosamente por los subordinados. En realidad, uno de los problemas de los administradores es cerciorarse de que sus subordinados no interpreten como políticas lo que en verdad son decisiones administrativas menores no previstas para fungir como patrones de conducta.

En las políticas se define un área dentro de la cual habrá de tomarse una decisión

y se garantiza que ésta sea consistente con y contribuya a un objetivo. Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados.

Existen muchos tipos de políticas. Como ejemplo de ellas pueden mencionarse las políticas de contratación exclusiva de ingenieros con grado universitario, la promoción de sugerencias de los empleados para elevar la cooperación, el ascenso desde dentro, el estricto apego a un elevado estándar de ética empresarial, la fijación de precios competitivos y la insistencia en precios fijos, no basados en los costos.

1.5. Procedimientos.

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método

para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de

las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se

detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

Es común que los procedimientos crucen las fronteras departamentales. Por

ejemplo, el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía

manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a

causa del pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmación de

la recepción de fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de

contabilidad (para el registro de la transacción), el departamento de producción

(dado que el pedido implica la producción de bienes o la autorización para

extraerlos del almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de

los medios y ruta de transporte para su entrega).

Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y

políticas. La política de una compañía puede conceder vacaciones a los

empleados; en los procedimientos establecidos para la instrumentación de esta

política se determinará un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el

flujo de trabajo, se fijarán métodos y tasas para el pago de vacaciones, se

especificarán los registros para asegurar que todos los empleados gocen de

vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones.

1.6. Reglas.

En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la

discrecionalidad de cada persona. Son por lo general el tipo de planes más

simples, “no fumar” es una regla que no permite ninguna desviación respecto del

curso de acción estipulado. La esencia de una regla es reflejar una decisión

administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción. Es

preciso distinguir entre reglas y políticas. El propósito de las políticas es orientar la

toma de decisiones mediante el señalamiento de las áreas en las que los

administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio, no permiten

discrecionalidad alguna en su aplicación.

1.7. Programas.

Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas,

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