DESARROLLO ORGANIZACIONAL

ACTIVIDADES

A) CONOCIMIENTO (5 puntos):

1.- ¿Cuál es el rol del director del proyecto y sus características? Responda en un párrafo de no más de 150 palabras (1 punto).

El rol del director del proyecto es la dirección de la ejecución, buscando tener un producto, servicio o resultado único; con base a las especificaciones previamente establecidas y cumpliendo con las limitaciones presupuestales, alcance, calidad en fin con toda la programación acordada.

En la dirección de proyectos efectiva requiere que el director del proyecto cuente con las siguientes características:

1) Conocimiento. Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre la dirección de proyectos.

2) Desempeño. Se refiere a lo que el director del proyecto puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en dirección de proyectos.

3) Personal. La capacidad personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo).

2.- Según la guía del PMBOK, qué son los interesados en el proyecto. Identifique los interesados en un proyecto que haya realizado o ejecutado (1 punto).

Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o el público), que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto. Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo. El equipo de dirección del proyecto debe identificar tanto a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas.

IDENTIFICAR LOS INTERESADOS EN UN PROYECTO

La identificación de los interesados es un proceso continuo y puede resultar difícil. Por ejemplo, se puede argumentar que un operario de una línea de montaje cuyo empleo futuro depende del resultado de un proyecto de diseño de un nuevo producto, es un interesado.

Resulta crucial identificar a los interesados y comprender su grado relativo de influencia en un proyecto. No hacerlo puede prolongar la duración y elevar sustancialmente los costos del proyecto. Un ejemplo es el reconocimiento tardío de que el departamento legal es un interesado significativo, lo cual trae como resultado retrasos y un incremento en los gastos, debido a los requisitos legales.

NOMBRE DEL PROYECTO:

PROYECTO DE GASTO CORRIENTE, GPR 1005 - 2013

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS Y ROTULACIÓN DE LIBROS

INSTITUCIÓN QUE LLEVA A CABO EL PROYECTO:

DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN

INTERESADOS DENTRO DEL PROYECTO REALIZADO:

• Ciudadanos/Usuarios. Los ciudadanos/usuarios son las personas que usarán el servicio o tendrán el resultado del proyecto; van a ser tanto internos o externos al Registro Civil, Identificación y Cedulación. Debido a que al obtener el resultado adecuado del proyecto los ciudadanos podrán obtener en el menor tiempo posible sus documentos de identificación en cualquier lugar del país independientemente del lugar de inscripción, de la misma manera se benefician los funcionarios de la institución pues será más rápida la búsqueda de los documentos en mención.

• Patrocinador/ Dirección Nacional de Registro Civil, Identificación y Cedulación. En este caso es la misma institución quien proporciona los recursos financieros, en efectivo o en especie, para el proyectode Levantamiento de Información.

• Directores del portafolio/Directores del Departamento Técnico, Archivo, Legal. Los directores de los departamentos antes indicados son los responsables de la gobernabilidad de alto nivel del proyecto.

• Directores del programa/ Ing. Bolívar González, Líder de Archivo Nacional. El Ing. Gonzáles es el responsable de la gestión coordinada de los proyectos relacionados (Restauración y Rotulación de Archivo a Nivel Nacional), para obtener beneficios y un control que no serían posibles si los proyectos se gestionaran individualmente.

• Oficina de dirección del proyecto/ Ubicada en cada Dirección Provincial. Una oficina de dirección de proyectos está dentro de cada Dirección Provincial la misma que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada que se encuentran bajo su jurisdicción.

• Director del proyecto/ Dr. Marco Jijón P. Designado por la institución ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto, el mismo que tiene de un rol lleno de desafíos, con una responsabilidad significativa y prioridades cambiantes.

• Equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por el Dr. Marco Jijón P, director del proyecto; el equipo de cada una de las Direcciones Provinciales otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo como son las Jefaturas Cantonales y las Jefaturas de cada Parroquia.

• Gerentes funcionales/Jefes de Departamento Archivo en cada Dirección Provincial, Jefes Cantonales, Jefes Parroquiales. Los mismos que son personas clave que desempeñan el rol de gestores dentro del área archivo.

3.- Describa los cinco procesos IPECC y las nueve áreas de conocimiento que se utiliza en la gerencia de proyectos (3 puntos).

CINCO PROCESOS IPECC:

Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o grupos de procesos):

• Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Donde lo fundamental sería revisar su pertinencia y viabilidad, dando respuesta a las siguientes preguntas: qué se va hacer, por qué es necesario, qué tiempo requiere llevarlo a cabo, con qué recursos se disponen para ello, y particularmente jerarquizando prioridades personales y profesionales. Esto implica dar el primer paso para el inicio de un proyecto.

• Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo, La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de proyectos. El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc.

• Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. La ejecución de proyectos se encarga de la coordinación de personas y los recursos necesarios para llevar a cabo el plan de gestión previsto, y también integra y realiza las actividades del proyecto de acuerdo a este plan.

• Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Demás podemos acotar que el procedimiento de Seguimiento y Control del Proyecto establece el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su planificación.

• Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo. La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecución del proyecto y el cliente acepta el resultado. El propósito de realizar de realizar un cierre formal, adicionalmente a ser un escenario de verificación de cumplimiento de objetivos y criterios de éxito, es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro. Por lo tanto, las actividades relacionadas con la terminación del proyecto se deben identificar e incluir en el plan de línea base.

Estas actividades pudieran incluir organizar y archivar documentación del proyecto, recibir y hacer los pagos finales y realizar reuniones de evaluación posteriores a la terminación del proyecto, tanto dentro de la organización del contratista como en la del cliente.

NUEVE ÁREAS DE CONOCIMIENTO EN LA GERENCIA DE PROYECTOS:

Las nueve áreas que permiten manejar los conocimientos y competencias dentro de un proyecto son:

a) Integración: se refiere a los procesos requeridos para asegurarse de que todos los elementos

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