Informe de practicas adquisicion de bienes y servicios

1.2. ASPECTOS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

1.2.1. CREACIÓN

La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado es una Organización Desconcentrada de Ministerio de Educación, creada por Resolución Suprema N° 2013-2002-ED; cuya finalidad es administrar el servicio educativo en las Instituciones Educativas y programas en el ámbito de la provincia de Leoncio Prado; dependiendo orgánicamente de la Dirección Regional de Educación de Huánuco y administrativamente del Gobierno Regional Huánuco, ejerciendo la autoridad administrativamente del Gobierno Regional Huánuco; ejerciendo la autoridad sobre las Instituciones Educativas y programas que funcionen en su ámbito.

1.2.2. MISIÓN.

Garantizar un servicio educativo de calidad en los diferentes niveles y modalidades, basados en el liderazgo democrático acorde con los avances de ciencia y tecnología, con personal capacitado y mentalidad abierta al cambio, brindando una administración moderna y de orientación pedagógica oportuna a los agentes educativos.

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1. FUNCIONES

1.6.1. FUNCIONES DE LA UNIDAD EJECUTORA 302 - LEONCIO PRADO

La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene las siguientes funciones:

• Asegurar y supervisar los servicios educativos que brindan las Instituciones Educativas en su jurisdicción, preservando autonomía institucional.
• Conducir el proceso de evaluación y de ingreso del personal docente y administrativo y desarrollar acciones de personal, atendiendo el requerimiento y la participación de las Instituciones Educativas.

1.6.2. ÁREA DE DIRECCIÓN

Es responsable de dirigir La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, en concordancia con las normas del Gobierno Regional de Huánuco y de la Dirección Regional de Educación de Huánuco y los lineamientos de política sectorial local y regional en acción directa hacia las instituciones educativas y programas educativos.

1.6.3. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

1.6.3.1 Oficina de Planilla

• Ejecutar las resoluciones que son emitidas por La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, referidas a remuneraciones, bonificaciones, gratificaciones, descuentos, etc.
• Realizar controles de los números de plaza presupuestadas y pagadas.
• Revisar y firmar los informes de liquidaciones, adelanto por compensatoria, planillas mensuales, proyectos de resoluciones y créditos internos (devengados).
• Elaborar las planillas mensuales.

1.6.3.2. Oficina de Personal

Encargados de formular y actualizar el cuadro de plazas vacantes tanto de la Unidad de Gestión Educativa Local, como los Centro, Programas e Institutos de Educación Superior de acuerdo a sus respectivos cuadros para Asignación de Personal.

1.6.3.3. Oficina  de Abastecimiento

Es responsable de las siguientes funciones:

• Participar en la elaboración del plan operativo anual del Área de ADMIE.
• Programar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del sistema administrativo de abastecimiento.
• Organizar y dirigir, coordinar y evaluar la programación de necesidades de bienes y servicios con las oficinas usuarias y Unidades de Costeo.
• Formular el plan de anual de adquisiciones, para ejecutar la programación.
• Afectación Presupuestal de los compromisos adquiridos, a través del SIAF, en sus fases de Compromiso y Devengado.
• Analizar, clasificar y ejecutar los cuadros de necesidades, concluyendo en un Plan Anual de Adquisiciones de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado.
• Establecer y racionalizar la cantidad de bienes a comprar en concordancia con el presupuesto disponible.
• Efectuar las adquisiciones debidamente autorizadas mediante la orden de compra.
• Revisar y firmar las órdenes de compra.
• Verificar la correcta aplicación de los códigos de los cuadros de necesidades de acuerdo al catálogo de bienes; así como la información COA y el estado de Registro SEACE-CONSUCODE.
• Tramitar las adquisiciones aprobadas de bienes hasta su internamiento en el almacén.

1.6.3.4. Oficina de Contabilidad

• Elabora y formula las notas de contabilidad en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

• Verifica el avance de la ejecución del gasto de asignaciones genéricas, especificas por programas, sub programas y por metas en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).

• Registrar y mantener actualizado los libros y registros contables de la institución.
• Realizar el control previo de las órdenes de compra y/o servicios, las rendiciones del fondo para pagos en efectivo, recibo de ingresos, comprobantes de ingresos y comprobantes de pago, notas de cargo y abono.

1.6.3.5. Oficina de Tesorería

Sus funciones principales son:

• Revisar y firmar los documentos que constan de libros auxiliares de bancos, caja y bancos RDR.

• Elaborar la información y conciliación de las cuentas de enlace con tesorería de la oficina de administración financiera del Gobierno Regional.

1.6.4.ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA  

Sus funciones principales son los que se detalla a continuación:

• Registro de información de nóminas y actas escolares de manera tradicional.
• Asesorar al Órgano de Dirección en asuntos que son competencia del Área.
• Brindar asesoramiento en asuntos generales que compete a su área.

1.6.5. ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

1.6.5.1. Oficina de Racionalización

Su función principal abarca los siguientes puntos:

• Estudia, propone y realiza acciones para racionalizar estructuras, funciones, cargos, procedimientos y métodos de trabajo de acuerdo a las normas del sistema.
• Procesa expedientes relacionados con el registro de autorización para el funcionamiento de Centros, Programas Educativos y Academias Pre Universitarias No Estatales.

1.6.5.2. Oficina de Estadística

Tiene las siguientes funciones:

• Procesar y consolidar el Padrón de Centros, Programas e Instituciones Educativas de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, clasificándolos por niveles, modalidades y formas educativas. El Padrón lo actualiza anualmente.
• Colaborar en los en los proceso de formulación y evaluación del Plan de Trabajo Institucional, así como en el proyecto de Presupuesto.
• Desinterés por parte de los diferentes directores de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, por remitir sus fichas estadísticas (Estadística Básica y Censo Escolar) en el momento oportuno, siendo su efecto para el año siguiente.

1.6.5.3. Oficina de Finanzas

Sus funciones abarca los siguientes puntos:

• Procesar y consolidar el Padrón de Centros, Programas e Instituciones Educativas de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, clasificándolos por niveles, modalidades y formas educativas. El Padrón lo actualiza anualmente.
• Elaborar e interpretar la estadística presupuestaria y realizar el control y distribución de plazas presupuestadas y de incremento en las Instituciones Educativas en coordinación con los especialistas de Planificación, Racionalización y Estadística.

CAPÍTULO II

1. DETALLE DE LAS LABORES REALIZADAS EN LA INSTITUCIÓN

Las prácticas pre profesionales II se realizarán en La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado en el Área de Gestión

Administrativa - Oficina de Abastecimiento, la cual se conforma de la siguiente manera:

• Jefe del Área de Gestión Administrativo

• Lázaro Huamán Oscar Willy

• Responsable de la Oficina de Abastecimiento                                

• Eco. Ventura Llanos, Cynthia.

Las actividades que se realizan en dicha área son las siguientes:

Ejecutar y controlar las actividades del  Sistema de Abastecimiento a través de los registros y sistemas informáticos.

Coordinar con su Jefatura, los requerimientos de bienes y materiales que solicitan las Áreas usuarias y equipos de la Sede y las Instituciones Educativas.

Revisar y dar conformidad a los documentos  que se preparan para la adquisición y distribución de recursos: solicitud de cotización, órdenes de compra, cuadros comparativos de cotizaciones, guías de internamiento, pedidos y comprobantes de salida (PECOSA), notas de entrada, pólizas, etc.; remitiendo a la jefatura del Área para su aprobación.

Coordinar con la jefatura, la formulación de los documentos o instrumentos de trabajo y gestión:

• Recepcionar todos los requisitos de las áreas usuarias.
• Programar, ejecutar, y evaluar el plan anual de contrataciones.
• Realizar cotizaciones es decir estudios de mercado.
• Realizar los procesos de selección para las adquisiciones y contrataciones según                  la nueva ley de contrataciones.
• Emitir órdenes de compra y de servicio según los requerimientos de las áreas usuarias utilizando los programas informáticos SIAF, SIGA.
• Coordinar con el Área de Gestión Pedagógica para la distribución de material pedagógico y otros.
• Promover y apoyar la conformación e implementación de los   Comités: de Contrataciones y Adquisiciones, de Distribución de materiales; otros comités.
• Comprometer pago de los servicios básicos, CAS SEDE, CAS JEC, publicidad entre otros.
• Desarrollar actividades programadas por la política de gestión administrativa según memorándum entre otros documentos de gestión.
• Ejecutar el presupuesto institucional de apertura realizando contrataciones de bienes y servicios.
• Asaltar de presupuesto, solicitar según estudio de mercado.
• Adoptar o prever medidas de austeridad y prioridad, relacionado con el control de calidad, uso y mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles, vehículos, maquinarias, equipos y enseres de la Sede; para lo cual coordina con el responsable de Patrimonio lo referente a inventario, altas y bajas.
• Llevar el control de la información que se registran en la Tarjetas de Existencia Valoradas de Almacén (SA  RIC  07) para lo cual coordina con el responsable de almacén.        

Cautelar el adecuado uso de los sistemas informáticos de su competencia, para   la eficiencia del servicio del equipo de abastecimientos: 

        -   Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE).

        -   Instalación del SOFTWARE de altas y bajas.

        -   Proceso de almacenamiento del material, maquinarias y equipo con sus respectivas tarjetas visibles de existencia (Kardex).

• Depurar, clasificar y preparar los documentos que va a ser parte del Acervo Documentario Físico y Digital del Área.
• Otras funciones que se le asigne y corresponda.

Durante el periodo de prácticas, desarrolle muchas actividades los mismos que fueron asignados por la encargada del área abastecimiento, a continuación se detallará manera de  ejemplo un requerimiento de un servicio y los respectivos documentos serán incluidos en el anexo del presente informe.

1.  Requerimiento de un servicio de revisión técnica de vehículos:

El área que solicite el requerimiento o adquisición del servicio en este caso es el Lic. Adm.Tuler Pio Ríos Panduro, responsable del área de Control Patrimonial lo cual se convertirá en el área usuaria al momento que en que realice su pedido.

Este requerimiento que se materializa a través de un documento de requerimiento establecido en las normas internas de la entidad, lo cual deberá detallar las características generales del servicio que se requiere (necesidad), así mismo justificar que labores administrativas serán realizadas.

1.  Estudio de mercado y adjudicación de la buena pro:

El área de administración se encarga de dar el visto bueno para la ejecución de la adquisición, caso seguido el área de abastecimiento elabora las respectivas cotizaciones de 3 proveedores que ofrecen el servicio de revisión técnica de vehículos para luego elaborar el cuadro comparativo de  necesidades o requerimiento (precio) y elegir que opción es la que más se ajusta a las necesidades pactadas, se debe tener en cuenta que el proveedor tenga RUC, cuenta corriente y estas inscrito en el R.N.P (Registro Nacional de Proveedores).

Esta también consiste en la evaluación de la propuesta de cada postor de acuerdo a las características del servicio y el precio, adjudicación de la buena pro al proveedor con menor precio en función al producto o servicio que solicito el área usuaria.

1.  Elaboración del contrato u orden de servicio o compra:

dado la buena pro por el órgano encargado de la contratación, el área de abastecimiento elabora el respectivo Orden de Servicio, esta es la parte en la cual se compromete el servicio y se espera su ejecución, posteriormente se elabora el contrato y una vez que se haya cumplido con el servicio previa conformidad del área solicitante.

 Una vez que se elabora la Orden de Servicio se elabora el contrato que será firmado entre la Unidad de abastecimiento y la entidad contratada por otra parte, además el contratado anexa su factura en dos copias, para pasarlo a control previo contemplando plazos de ejecución entre otros.

1.  Constancia de conformidad:

Después que se elabora la orden de servicio, se revisa si es lo que se requirió para luego dar la conformidad a través de una constancia que va a ser firmada por el área usuaria, luego sale la orden para el área de contabilidad y por consecuencia al área de tesorería quien se va a encargar de realizar la fase de devengado y girado para el respectivo pago.

CAPITULO III

1. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL

A continuación se va a presentar algunos conceptos de los puntos más utilizados en el área de abastecimiento con respecto al tema de dicho informe:

• Bienes: Son mercancías u objetos y pueden clasificarse de varias maneras. Vamos a enumerar algunas de las posibles clasificaciones de los bienes (la mayoría de los autores normalmente mencionarán muchas otras).

Clasificación según se encuentren disponibles

Bienes escasos: No están disponibles libremente y son los que generalmente se adquieren en el mercado.

Bienes libres o abundantes: Si bien son necesarios para satisfacer necesidades, los mismos están disponibles libremente en la naturaleza o al alcance.

Clasificación según puedan o no ser trasladados

Bienes muebles: Son aquellos que pueden ser transportados de un lugar al otro. Por ejemplo: una computadora.

Bienes inmuebles: son aquellos que no pueden ser trasladados, por ejemplo una vivienda.
Clasificación según la variación de la demanda respecto a la variación del ingreso

Bienes normales: Una aumento del ingreso genera un aumento en la demanda. Por ejemplo los bienes de lujo, entretenimientos, etc.

Bienes inferiores: Un aumento del ingreso genera una disminución en la demanda.

• Servicios: Un servicio es la realización de una actividad por parte de un prestador (de servicios). A diferencia de un bien, los servicios son intangibles.

Servicios Públicos

En el caso de los servicios públicos, los mismos son prestados hacia la comunidad en general, aunque no necesariamente por parte del estado. Ejemplos de este tipo de servicios son los transportes públicos, la electricidad, las comunicaciones, etc.

• Adquisición: La palabra adquisición es un término que usualmente empleamos para expresar la compra que se realizó de algo, un producto, un servicio, un inmueble, entre otras cuestiones que son plausibles de comprar.
• Requerimiento: Petición de una cosa que se considera necesaria, especialmente el que hace una autoridad.

• Estudio de mercado: El estudio de mercado es un proceso sistemático de recolección y análisis de datos e información acerca de los clientes, competidores y el mercado. Sus usos incluyen ayudar a crear un plan de negocios, lanzar un nuevo producto o servicio, mejorar productos o servicios existentes y expandirse a nuevos mercados.

El estudio de mercado puede ser utilizado para determinar que porción de la población comprara un producto o servicio, basado en variables como el género, la edad, ubicación y nivel de ingresos.

El estudio de mercado es generalmente primario o secundario. En el estudio secundario, la compañía utiliza información obtenida de otras fuentes que aparecen aplicables a un producto nuevo o existente. Las ventajas del estudio secundario incluyen el hecho de ser relativamente barato y fácilmente accesible. Las desventajas del estudio secundario: a menudo no es específico al área de investigación y los datos utilizados pueden ser tendenciosos y complicados de validar.

El estudio de mercado primario implica pruebas como focus groups, encuestas, investigaciones en terreno, entrevistas u observaciones llevadas a cabo o adaptadas específicamente al producto.

Muchas preguntas pueden ser respondidas gracias a un estudio de mercado:

¿Qué está pasando en el mercado?

¿Cuáles son las tendencias?

¿Quiénes son los competidores?

¿Qué opinión tienen los consumidores acerca de los productos presentes en el mercado?

¿Qué necesidades son importantes?

¿Están siendo satisfechas esas necesidades por los productos existentes?

• La buena pro de una compra o servicio: “El otorgamiento de la buena pro es la declaración que una Entidad realiza en el marco de normas de derecho público – la normativa vigente de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – que va a producir efectos jurídicos sobre determinados administrados – admitir y calificar las propuestas presentadas por postores determinados y otorgar la buena pro a la que haya obtenido la mejor puntuación – en el desarrollo de un procedimiento administrativo especial denominado “proceso de selección”. Por tanto, de conformidad con el artículo 1º de la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444 y sus modificatorias -en adelante, “la LPAG” –, el otorgamiento de la buena pro se configura como un acto administrativo.”

• Registro Nacional de Proveedores (R.N.P): Es el sistema de información único cuyo objeto es registrar y mantener actualizada la información de personas naturales y jurídicas nacionales y extranjeras que estén interesadas en contratar con entidades des Estado peruano, por ello y para facilitar el acceso a los servicios que se brinda, ponemos a disposición el usuario información organizada de los tramites, bajo un enfoque del ciclo de vida.

• OSCE: (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado) es la entidad encargada de velar por el cumplimiento de las normas relacionadas con las adquisiciones públicas del estado, este organismo técnico está adscrito al MEF (Ministerio de Economía y Finanzas).

• Proveedor: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
  Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o negocio principal de la empresa que compra esos elementos.

• Orden de compra: La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

• Orden de servicio: Las órdenes de servicio son utilizadas para registrar los distintos pedidos que llegan, ya sean: pedido de presupuesto, confirmación de un presupuesto, realización del servicio, etc., y determinar qué técnico realizará el servicio, qué día y en qué hora según la prioridad que se le asigne, especificando también en caso de que se realice el servicio, los materiales utilizados en el mismo.

• PECOSAS: Pedido de Comprobante y Salida, Sirve de documento fuente, en él se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de almacén.

• SIAF: El SIAF es el Sistema Integrado de Administración Financiera, es un sistema informático que permite administrar, mejorar y supervisar las operaciones de ingresos y gastos de las Entidades del Estado, además de permitir la integración de los procesos presupuestarios, contables y de tesorería de cada entidad.

Todos estos datos son transmitidos al MEF (Ministerio de Economía y Finanzas), cabe destacar que esta información también se utiliza para la elaboración de reportes y registros de otros Organismos del Estado Peruano, por ejemplo, la Dirección General de Presupuesto Público, la Dirección General de Tesoro Público y la Dirección General de Contabilidad Pública.

En el SIAF se registra la siguiente información:

Fecha en que se realizó la operación

¿Quién recibió el pago?

El concepto de gasto o ingreso

¿Quién realizó el gasto?

La fuente de financiamiento que se utilizó

¿Cuál es el proyecto en que se realizó el gasto?

Concepto por el cual se recaudaron los fondos

La fuente de financiamiento por el cual se recaudan fondos

Fechas de recaudación y depósito de los fondos.

• Registro del Devengado: está asociado a la verificación del cumplimiento de la obligación por parte del proveedor, esto es la entrega del bien o prestación del servicio. Esta fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso (dentro del mismo ejercicio presupuestal).

• Registro del Girado: requiere un Devengado previo, se puede proceder a extinguir, parcial o totalmente, las obligaciones contraídas, hasta por el monto del devengado. El Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado.

• Registro del pagado: será procesado automáticamente por el Sistema cuando se utilizan Recursos Ordinarios, con la información de los Cheques y Cartas Ordenes pagadas, remitidas por el BN.

CAPÍTULO IV

1. INDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Durante mi permanencia de realización de prácticas pre profesionales II, pude identificar los siguientes problemas:

• En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de abastecimiento no se lleva un adecuado control de los bienes que se adquieren.
• En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de abastecimiento no se revisan adecuadamente la tramitación de las solicitudes de cotización.
• En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de abastecimiento no cuenta con un programa que le permita dirigir, coordinar, y evaluar las actividades del sistema administrativo de abastecimiento.
• En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de abastecimiento se presenta demora de pagos a los proveedores.
• En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de abastecimiento no se revisa en el tiempo pactado la documentación administrativa contable que se genera en esta área.

1.  APORTES PARA LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

A continuación se presenta algunos aportes para dar solución a los problemas identificados que surgen en el área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado:

4.1.1. Propuesta para mejorar el control de los bienes que se adquieren en el proceso de adquisición:

El control de bienes realizados por el área abastecimiento es la función logística mediante la cual se provee a un área de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.

Para mejorar y tener un correcto control de abastecimiento de productos y materiales en la organización se puede proponer:

• Un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

• Mantener existencias en cantidad suficiente por medio del área de almacén para atender los requerimientos por parte de las áreas existentes tanto de  productos y servicios.

• Definir técnicamente los productos y materiales que se necesitan.

• Buscar y mantener relación con proveedores competentes.

• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible, sin renunciar a una calidad mínima establecida.

En definitiva, necesitamos abastecernos, tener existencias para operar con normalidad, pero debemos conseguir hacerlo procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

4.1.2. Propuesta para una mejor revisión de las solicitudes de cotización:

El proceso de solicitud de cotización realizada por el área de abastecimiento dirigida a un fabricante, comercio o prestador de servicios, sobre los costos de un producto o servicio, para evaluar posibles compras, aunque también puede usarse para comparar precios con otros proveedores. En una solicitud de cotización se piden además de los precios, las especificaciones del producto, marca, una breve descripción, formas de pago, términos de entrega, precio por unidad, precio total de los productos.

Estos procesos no son bien elaborados por lo cual se puede proponer tomar en cuenta puntos específicos para que la cotización sea favorable como por ejemplo:

• Antecedentes de la empresa.
• Pedido o datos de referencia.
• Datos de contacto.
• Plazo de entrega.
• Precio.
• Formas de pago.
• Fecha de vencimiento de la cotización.

4.1.3.  Propuesta para mejorar aplicar un programa que ayude a dirigir, coordinar, y evaluar las actividades del sistema administrativo de abastecimiento.

La aplicación de tecnología a través de programas informáticos son herramientas que facilitan la visibilidad en la cadena de suministro, aportando información acerca de los procesos y mejorando el intercambio de datos entre todos los miembros de la cadena.

Ya que muchas veces la elaboración de las órdenes de compra y servicios es elaborada manual o en Excel, lo cual no permite llevar un control detallado de la cartera de sus proveedores, ni control de las Órdenes de Compra o Servicio ni control de existencias. Por lo que pensado en la institución y para mejorar las labores del área de Abastecimiento, se propone buscar diseño de herramientas para a mejorar la capacidad de gestión del funcionario responsable, implementado un software que le ayude a  conocer en tiempo real los gastos realizados, cuanto se está gastando en un adquisición  y que cantidad de materiales se está usando. Es decir tener la información al instante para la toma de decisiones.

El Software tiene como finalidad el procesamiento de la información en forma confiable, precisa y oportuna, facilitando la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

4.1.4. Propuesta para mejorar el problema de demora de pago a proveedores.

El área de abastecimiento como sabemos está constituido por normas, métodos y procedimientos que van a regular los procesos de abastecimiento (programación, adquisición, almacenamiento y distribución) de bienes y servicios, esto conlleva a programar y pactar de manera precisa los pagos a los proveedores lo cual se ve afectado por políticas administrativas que recalcan en la falta de puntualidad en los pagos que pueden mermar la confianza del proveedor.

Una propuesta seria implementa un flujograma donde describan eficazmente los procedimientos de pago a los proveedores, otro punto a recomendar es que se deben regir a las leyes plasmadas por el organismo supervisor de las contrataciones del estado para resarcir con intereses la demora en los pagos a los proveedores.

4.1.5. Propuesta para mejorar eficazmente la revisión de la documentación administrativa contable que se genera en esta dicha área.

El área de abastecimiento utiliza varios documentos fuente como: documento de requerimiento, órdenes de compra, órdenes de servicio, guía de remisión, cuadros comparativos, facturas, pedido de comprobantes de salida (PECOSA) y otro, lo cuales necesitan una revisión por su importancia ya que se va a utilizar en varias ocasiones en que se realice el proceso de adquisición para luego pasar por los diferentes procesos contables, para mejorar la revisión optima de los documentos administrativos contables se puede implementar un plan sistemático para  un registro optimo que nos facilite ahorrar tiempo en la búsqueda de documentación, a reducir la cantidad de documentación, se podría escanear documentos para optimizar su duración, en cuanto al proceso de archivo crear un cuadro de clasificación y ordenar en forma cronológicamente por fecha y se concreta en la secuencia año, mes, día, por orden alfabético, orden numérica(implementando códigos) y por ultimo tipo de documento(bienes o servicios) y por materiales.

CONCLUSIONES

1. El área de abasteciendo de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado  lleva un inadecuado control de los bienes que se adquieren, porque no cuentan con un diseño de control interno que le permita la verificación periódica de los bienes y servicios que se adquieren.
2. En el área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado no se revisa adecuadamente la tramitación de las solicitudes de cotización debido a un manejo excesivo de papelería o tramites que en lugar de facilitar la operación la entorpecen, por lo cual no le permite llevar un buen registro de proveedores que le facilite poder actualizar sus datos.
3. El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene dificultades al dirigir, coordinar, y evaluar las actividades del sistema administrativo de abastecimiento debido a que no cuenta con software que le facilite las tareas y una rápida interacción en las actividades que realiza ya sea con la selección de proveedores, cuadros comparativos, etc.  
4.  El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene inconvenientes a la hora de pagar a los proveedores debido a que no se respetan los plazos de pago como también a las políticas administrativas y en algunos casos por burocracia lo cual impiden un manejo optimo del presupuesto pactado, el retraso en el pago afecta la finalidad de los procesos, lo cual es contar con la mayor participación de proveedores potenciales.
5. El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene conflictos para revisar la documentación administrativa contable que se genera debido a que no se entregan a tiempo las ordenes ya sean de compra o servicio, otro punto que dificulta la revisión de la documentación es algunos errores que pueda tener estos documentos como montos que no coinciden o alguna distorsión que dificulte su entendimiento por parte del contador.