Ventajas de los presupuestos

3.1.2 Ventajas de los presupuestos

Las principales ventajas de los presupuestos son:* Motiva a la alta gerencia a definir los objetivos básicos de la empresa.* Defina una estructura donde se especifica la responsabilidad y la autoridad decada una de las partes involucradas.* Incrementa la participación de todos los niveles de la organización.* Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.* Facilita a la gerencia la utilización óptima de los diferentes insumos.* Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía* Obliga a realizar un auto análisis cada cierto tiempo.* Facilita el control administrativo.* Es un reto para comprobar y ejercitar la creatividad y el criterio profesional desus ejecutivos a fin de mejorar la empresa.* Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.

3.1.3 Limitaciones de los presupuestos

Como toda herramienta tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas alelaborarlo o durante su ejecución. Entre éstas tenemos:* Está basado en estimaciones, limitación que obliga a la administración a utilizar determinadas herramientas estadísticas para reducir la incertidumbre al mínimo,ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos conque se cuenta. La correlación y la regresión estadística ayudan a eliminar estalimitación.* Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo quesignifica que es una herramienta dinámica que debe adaptarse a cualquier inconveniente que surja, ya que de otra manera pierde su sentido.* Su ejecución no es automática. Es necesario que en la organización secomprenda la utilidad de esta herramienta, si no es así serán infructuosos todoslos esfuerzos por aplicarlo.* Es un instrumento que no debe sustituir a la administración. Es sólo unaherramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido y nopara competir con ella.* Toma tiempo y cuesta prepararlo.* No se deben esperar resultados demasiado pronto.

3.4.1 Elección de los períodos.

El período conveniente para un presupuestoes de un año. La mayoría de las compañías preparan presupuestos anualesmientras que otras lo hacen en forma semestral o trimestral. Al término de cadaperíodo se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real conrespecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios.Cada empresa elige el período que mejor convenga a sus necesidades. Elpresupuesto se puede dividir por meses. El mes constituye el período básicopara comparar lo real y lo presupuestado. Sin embargo el presupuesto puededividirse por trimestre o semestre, según se considere oportuno. Es necesariorecordar que la función fundamental de los presupuestos es su utilización como

7

instrumento de control administrativo. Cuando dentro del período presupuestalocurran cambios significativos en algunos elementos básicos como la inflación,el costo del dinero, sueldos y salarios, tipo de cambio, crecimiento del PIB, entreotros, éstos deben ser considerados en el análisis de control.

3.4.2 Organización para la preparación de presupuestos.

Un comité depresupuesto integrado por algunos miembros de la alta gerencia, puede vigilar lapreparación de estas herramientas indispensables. Ese comité debe fijar laspautas generales que la organización debe seguir y coordinar los presupuestosque por separado preparen las diversas unidades de la organización,resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter elpresupuesto final a la consideración del director general y del consejo. Lasinstrucciones deben ser transmitidas a través de las vías de mando ordinarias yel presupuesto debe devolverse para su revisión y aprobación por los mismoscanales. Una vez determinado el período presupuestario, el comité depresupuestos se debe dedicar a la elaboración del instrumento. Debe solicitar alresto de la organización que presente sus objetivos y expectativas, haciendohincapié en las ventajas de una buena elaboración presupuestal. Esindispensable la coordinación de todas las áreas si se quiere lograr la eficiencia.Por ello, se requiere fijar fechas límite en las que la información de cadadepartamento deba estar a disposición de dicho comité. Aquí es de muchaayuda la utilización de un camino crítico (diagrama de flujo que ejemplifica elproceso de desarrollo de un presupuesto) para determinar los puntos querequieren mayor atención del comité de presupuestos.

3.4.3 Ejecución de los presupuestos.

La tarea de elaborar el presupuesto esde todos, desde los obreros hasta la alta gerencia. Por esa razón es necesarioformular manuales específicos para las actividades que deberán desarrollarse,así como para cualquier otra labor administrativa.

3.4.4 Control del presupuesto.

Esta labor debe ser desarrollada por el comitéde presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en elmomento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas. Estecontrol se realiza partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado.Al comparar lo presupuestado con lo real se determinan las variaciones quedeben ser estudiadas y analizadas. Finalmente, se hacen ajustes

...