PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA
Enviado por Manuel Alejandro Santos • 29 de Agosto de 2019 • Apuntes • 1.290 Palabras (6 Páginas) • 182 Visitas
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA
Contenido
1.- Objetivo 3
1.1.- Alcance 3
2.- Documentos de referencia 3
3.- Asignación de responsabilidades 3
4.- Definiciones 3
5.- Descripción de actividades 4
5.1 Comunicación interna 4
5.2 Comunicación externa 5
5.3 Comunicaciones relacionadas con el servicio 5
5.4.- Comunicación de riesgos 6
5.5.- Documentos y registros relacionados 6
6.- Historial de cambios 6
1.- Objetivo
Describir la metodología que la empresa utiliza para los procesos de comunicación en el trabajo con su personal, sus partes interesadas, tanto internas como externas.
1.1.- Alcance
Este procedimiento es válido para todos los procesos y sitios de la empresa.
2.- Documentos de referencia
- Norma Internacional ISO-9001, versión 2015, elemento 7.4
- Política integrada
3.- Asignación de responsabilidades
DGE: Director general | RED: Representante de la Dirección | ESGEA: Encargado del SGE por área | COM: Comité | REC. Recepcionista | CD: Control documental | TP: todo el personal | PIN: Partes interesadas (externos) | PAD: Personal administrativo |
E: Elaboración y análisis | C: Coopera en la elaboración y análisis | I: Debe mantenerse informado | A: Aprueba documentos o recursos | R: Gestiona su cumplimiento | ||||
ACCIONES A REALIZAR | DGE | RED | ESGEA | COM | REC | CD | TP | PIN |
Procedimiento de comunicación | I | A | I | I | I | C/E | I | I |
Llenado de formulario comunicación | I | I | I | I | R | C/R | E | I |
Lista de Control de comunicaciones | I | I | I | I | I | C/R | I | I |
Respuesta de formulario de comunicación | I | R | I | I | I | C/R | I | I |
4.- Definiciones
Comunicaciones internas: Es la información relacionada con Sistema de Gestión que se da a conocer a todos los colaboradores directos e indirectos de la empresa.
Comunicaciones externas: Es toda información relacionada al Sistema de Gestión, que es solicitada por los públicos interesados externos a la empresa como podrían ser: vecinos, autoridades, clientes, proveedores, etc.
Formulario de comunicación: Es el formato impreso mediante el cual, los públicos interesados internos y externos solicitan información o hacen propuestas a la organización.
Lista de control de las comunicaciones: Es la lista donde se registran todas las comunicaciones internas Lista de comunicaciones (RG-SGE-04) recibidas por el coordinador del SGE.
5.- Descripción de actividades
5.1 Comunicación interna
La comunicación interna se lleva a cabo mediante:
Reuniones con el Comité donde se da a conocer toda la información referente al sistema de gestión que se debe bajar a los colaboradores directos o indirectos en relación a:
- Preguntas o solicitudes de información por parte de los colaboradores.
- Comunicación de los resultados de monitoreos, auditorias, revisiones gerenciales y todo lo relacionado con la efectividad del SGE (objetivos, resultados del desempeño del SGE, Política Integrada, Cambios dentro del SGE, otros)
- Llenado e interpretación de documentos y registros
Las comunicaciones o preguntas referentes al SGE dentro de la empresa pueden realizarse en forma electrónica a través de correos, para al fin se estableció un correo corporativo para el SGC ….., por medio del cual los usuarios pueden enviar sus solicitudes de información y por el cual también el SGC puede enviar cuando sea necesario notificaciones, avisos, invitaciones, recomendaciones y toda la información que se considere debe de ser informada. Es a través de ese correo con el que se generan y agendan las invitaciones a reuniones del comité o alguna otra convocatoria que resulte importante, también puede haber comunicación en forma física por los interesados mediante el llenado de un Formulario de Comunicación el (RG-SGE-05). Este registro es entregado por la persona que se interesa en el SGE al Coordinador del Sistema ya sea en forma directa o a través de su jefe inmediato. Dicho formulario se encuentra disponible para los interesados en buzón de formularios de comunicación, recepción o por medio electrónico en la plataforma. Todas las comunicaciones internas deben ser elaboradas por escrito y tener incluido el nombre del emisor.
...