Procesos Administrativos

El Proceso Administrativo

La Teoría de los Procesos

El origen de la teoría de los procesos administrativos se remonta en la revolución Industrial debido al crecimiento de las Empresas y al mismo tiempo, una compleja y creciente administración que trajo como consecuencia un enfoque científico capaz de sustituir el empirismo y la improvisación con la que se trabaja en ese momento, Un avance fueron los intentos de realizar una planeación de largo plazo de la producción con el fin de reducir la inestabilidad y la improvisación. El segundo punto importante de este momento fue que, al crecer de la forma en que lo hicieron las empresas se presentó la necesidad urgente de hacer más eficientes a las organizaciones y optimizar mejor los recursos para hacer frente a la competencia desmedida que día a día se incrementaba entre las empresas. Es aquí, donde surgen conceptos como la división del trabajo que como su nombre lo indica, se refiere a la división de actividades de carácter intelectual y operativo.

El enfoque clásico tomó dos vertientes diferentes pero al mismo tiempo complementarias y que marcaron de manera significativa este período. La primera conocida como la escuela de la administración científica, cuyo iniciador fue el ingeniero Frederick W. Taylor y formada por otros seguidores en su mayoría ingenieros como Henry Lawrence Gantt, Frank Bunker Gilbreth, Harrington Emerson y otros como Henry Ford.

El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades de producción de bienes y servicios son planeadas, coordinadas, dirigidas y controladas por organizaciones, que están compuestas de recursos humanos y no humanos. La vida de las personas depende de las organizaciones y éstas dependen de las personas,

La teoría y la práctica administrativa se aplican a todo tipo de Organización tanto Pública como Privada, grandes o pequeñas empresas, a las Industrias manufactureras y las empresas de servicios, organizaciones lucrativas o sin fines de lucro, a los hospitales, universidades y a las escuela.

Los Gerentes, Ejecutivos, Supervisores y Directores son administradores, desempeñan funciones administrativas. Ellos pueden diferir en forma considerable de acuerdo con el nivel que ocurre dentro de la estructura organizativa de la empresa, así como el poder asociado, al mismo tiempo que dedique a cada una de las funciones que tengan asignadas.

Las Políticas Administrativas

La Políticas son los lineamientos que serán la base para la toma de decisiones. Una Política refleja un objetivo y orienta a los administradores y empleados hacia el logro de ese o esos objetivos en situaciones que requieren análisis y juicio.

Las Políticas de la empresa contribuyen a la unificación de criterios porque dan lineamiento para la toma de decisiones.

Puede plantearse que las políticas se presentan de la siguiente manera:

 Las Políticas expresas: son las que proporcionan información a quien toman decisiones y los ayudan a solucionar entre varias alternativas, y esta contenida en enunciados escritos u orales.

 Las Políticas Implícitas: No son enunciadas directamente por escrito o en forma oral, pueden corresponder a la tradición de como realizar una operación dentro de la empresa.

 Estratégicas o Generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

 Tácticas o Departamentales: Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinará los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

 Operativas o Específicas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

En cuanto a su Origen estas políticas pueden ser:

 Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.

Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear.

 Internas: Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.)

Las políticas son una guía para la reflexión y la decisión en un proceso administrativo, en un ambiente de alta competencia entre empresas, las políticas requieren quede decisiones estratégicas siempre orientadas a la innovación y el cambio para asegurar la sobrevivencia y la rentabilidad.

Como ya lo hemos dicho que las políticas es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo en una dirección especifica. Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo, también ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

Entre sus ventajas podemos mencionar:

 Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

 Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

 Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

 Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

 Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

 Las Políticas Administrativas están representadas por Manuales, estos son:

Manuales Generales de Políticas:

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

Manuales específicos de Políticas:

 Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

Contenido del Manual de Políticas establece:

 Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

 El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.

 Introducción: este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de él, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

 Alcance debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas.

 Como usar el Manual indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual.

 Revisiones y actualizaciones: indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.

 Organigrama: en este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica.

 Declaraciones de Políticas: en este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.



Estos Manuales deben de llevar:

1. Propósito: Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política.

2. Definición: Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. Contenido: Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política.

4. Responsable de Observación: Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las prácticas de la política.

Una vez elaborado el manual de políticas y para poder .facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por intervienen:

 Por la .alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.

 Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar

...