Proceso Administrativo

1.- Proceso Administrativo.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

2.- Importancia del Proceso Administrativo.

Radica en que sigue siendo utilizado hoy en día por la mayoría de las empresas en el mundo, debido a la universalidad de sus términos y funciones las cuales cuentan con su propia importancia. Ayuda y permite a la empresa orientarse hacia el futuro y prevenir escenarios que se puedan desarrollar en un futuro, así como determinar la cantidad de recursos que la empresa necesitara para desarrollar sus planes.

3.- Etapas del Proceso Administrativo.

Las etapas del proceso administrativo son 4: Planificicación, Organización, Dirección y control estas cuatro etapas las definiremos a continuación.

3.1.- Planificación: Es la primera etapa del proceso administrativo, comprende el análisis y diagnostico de la situación de la organización, identificación de las prioridades, delimitación de las alternativas de acción, elaboración de los objetivos y formulación del plan de acción.

Es concebida como "la articulación sistemática de las actividades que requieren de un tiempo, espacio, información, técnica, recursos y organización para su desarrollo".

3.1.1.- Importancia: Su importancia principal radica en que ayuda y permite a la empresa orientarse hacia el futuro y prevenir escenarios que se puedan desarrollar en un futuro, así como determinar la cantidad de recursos que la empresa necesitara para desarrollar sus planes y hacerle frente a las situaciones que se le puedan presentar. Dentro de la planeación se debe de tener una importante consideración que esta no predice el futuro ayuda para saber qué hacer si se presenta determinada situación en el futuro.

3.1.2.- Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.

Clasificación de los objetivos:

a) Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

b) Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.

c) Operacionales o específicos se establecen en niveles o secciones más especificas de la empresa e invariablemente son a corto plazo.

3.1.3.- Características: entre las características de la planificación tenemos.

* La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

* La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.

* La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

* La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.

3.2.- Organización: Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

3.2.1.- Importancia: Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

* Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

* Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

* Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

* Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

* Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

3.2.2.- Objetivos: entre los objetivos de la organización tenemos:

* Detectar las causas que producen conflictos llamada espina de pescado o causa y efecto.

* Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño.

* Incrementar la productividad mediante la optimización de los recursos.

* Mejorar la calidad de los servicios.

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