Capitulo 3 - Sistema De Informacion Gerencial

Sistemas de información, organizaciones y estrategia (3)

Las organizaciones y los sistemas de información

Los sistemas de información y las organizaciones se influyen entre sí. Se construyen sistemas de

información para servir a los intereses de las organizaciones. Al mismo tiempo, éstas deben estar

conscientes de la influencia de los sistemas de información y adoptar una actitud abierta hacia ellos

para beneficiarse de las nuevas tecnologías.

La interacción entre la tecnología de información y las organizaciones es muy compleja y recibe la

influencia de muchos factores mediadores, como la estructura, los procesos de negocios, las

políticas, la cultura, el entorno y las decisiones administrativas.

¿Qué es una organización?

Una organización es una estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los

procesa para producir bienes y servicios. Esta definición técnica se enfoca en tres elementos: el

capital y el trabajo son los factores primarios de producción proporcionados por el entorno. La

organización transforma estos insumos en bienes y servicios a través de una función de producción.

Los entornos consumen esos bienes y servicios a cambio de los insumos que administran.

Las organizaciones son entidades legales formales porque deben acatar leyes y cuentan con reglas y

procedimientos internos. También son estructuras sociales porque constituyen un conjunto de

elementos sociales.

Una definición conductual es que una organización se trata de un conjunto de derechos, privilegios,

obligaciones y responsabilidades que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a través de los

conflictos y la resolución de los mismos.

Las definiciones técnica y conductual de las organizaciones no se contradicen. De hecho, se

complementan.

Características de las organizaciones

Rutinas y procesos de negocios

Las rutinas están conformadas por reglas, procedimientos y prácticas precisos que se han

desarrollado para enfrentar prácticamente cualquier situación que surja. A medida que los

empleados aprenden estas rutinas, se vuelven más productivos y eficientes, y con el tiempo la

empresa puede reducir sus costos conforme se encrementa la eficiencia.

Los procesos de negocios son conjuntos de estas rutinas. A su vez, una empresa constituye un

conjunto de procesos de negocios.

Política organizacional

En las organizaciones, las personas ocupan diversos puestos con diferentes especialidades,

inquietudes y perspectivas. En consecuencia, tienen puntos de vista divergente en cuanto a la

manera en que se deben distribuir los recursos, los premios y los castigos.

Los gerentes que sepan manejar la política de una organización tendrán más éxito en la

implementación de nuevos sistemas de información que los gerentes menos capaces.

Cultura organizacional

Todas las organizaciones tienen supuestos fundamentales, irrebatibles e incuestionables que definen

sus metas y productos. La cultura organizacional engloba estos conjuntos de supuestos sobre qué

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productos debe elaborar la organización, cómo y dónde debe producirlos y quién debe hacerlo.

La cultura organizacional es una potente fuerza unificadora que limita el conflicto político y

promueve el entendimiento común, el acuerdo sobre procedimientos y las prácticas comunes. Si

todos compartimos los mismos supuestos culturales fundamentales, es más factible que nos

pongamos de acuerdo en los demás asuntos.

Al mismo tiempo, la cultura organizacional es una traba poderosa para el cambio, sobre todo para el

cambio tecnológico. Por lo general, cualquier cambio tecnológico que amenace los supuestos

culturales comunes se topa con una gran resistencia.

Entornos organizacionales

Entre las organizaciones y los entornos hay una relación recíproca. Sin recursos financieros y

humanos la empresa no existiría. Las organizaciones deben responder a los requerimientos legales y

de otro tipo impuestos por el gobierno, así como a las acciones de clientes y competidores. Por otra

parte, pueden ejercer influencia en sus entornos.

Los sistemas de información ayudan a las organizaciones a percibir los cambios en los entornos y

actuar sobre éstos.

Estructura organizacional

Todas las organizaciones tienen una estructura o forma. Mintzberg identifica cinco tipos básicos de

estructura organizacional:

• Estructura de empresario emprendedor: empresa joven, pequeña, en un entorno que cambia con

rapidez. Tiene una estructura sencilla y la administra un empresario emprendedor que funge como

director general único.

• Burocracia mecánica: burocracia grande que existe en un entorno que cambia con lentitud y

elabora productos estándar. La domina un equipo administrativo centralizado y la toma de

decisiones también esta centralizada.

• Burocracia con divisiones: combinación de varias burocracias mecánicas, en la que cada una

produce un bien o servicio distinto y todas están bajo el mando de una oficina central.

• Burocracia profesional: organización basada en el conocimiento, en la que los bienes y servicios

dependen de la ezperiencia y el conocimiento de profesionales. La dominan jefes de departamento

con autoridad centralizada débil.

• Adhocracia: organización de “fuerzas de tarea” que debe responder a entornos rápidamente

cambiantes. Consta de grupos grandes de especialistas organizados en equipos multidisciplinarios

de vida corta y una administración central débil.

El tipo de sistema de información que se encuentra en una empresa suele reflejar el tipo de

estructura organizacional.

Otras características de las organizaciones

Las organizaciones tienen metas y recurren a diferentes medios para alcanzarlas. Las

organizaciones también dan servicio a grupos diversos o tienen diferentes grupos de interés;

algunas tienen la finalidad de beneficiar sobre todo a sus integrantes, otras a sus clientes, a sus

accionistas o al público. La naturalaleza del liderazgo difiere de manera considerable de una

organización a otra.

Además son diferentes las tareas que desempeñan y la tecnología que utilizan.

DE QUÉ MANERA INFLUYEN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES Y LAS EMPRESAS

Los sistemas de información se han convertido en herramientas integrales, en línea e interactivas,

profundamente involucradas en las operaciones minuto a minuto y en la toma de decisiones de

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grandes organizaciones.

Impactos económicos

Desde el punto de vista económico, la TI cambia tanto los costos relativos del capital como los

costos de la información. Es posible considerar a la tecnología de sistemas de información como un

factor de producción que se puede sustiruir por el capital o el trabajo tradicionales. Conforme baja

el costo de la tecnología de información, la sustituye el trabajo, que históricamente ha sido un costo

ascendente.

A medida que el costo de la tecnología de información disminuye, también sustituye a otras formas

de capital, como los edificios y la maquinaria, que son relativamente costosas.

La tecnología de información también ayuda a que las empresas reduzcan su tamaño, ya que pueden

disminuir los costos de las transacciones. De acuerdo con la teoría del costo de la transacción, las

empresas y los individuos buscan economizar en los costos de transacción, tanto como en los costos

de producción. Utilizar los mercados es caro por los costos implícitos en localizar y comunicarse

con proveedores distantes, supervisar el cumplimiento de los contratos, comprar seguros, obtener

información de productos, etcétera.

La tecnología de información, el uso de redes, puede ayudar a que las empresas bajen sus costos de

participación de mercado, haciendo que valga la pena que las empresas contraten proveedores

externos en vez de utilizar sus recursos internos.

La figura muestra que conforme bajen los costos de producción, el tamaño de la empresa (número

de empleados) se debe contraer porque llega a ser más fácil y barato para la empresa contratar la

compra de bienes y servicios en el mercado que hacerlos por sí misma. El tamaño de la empresa

puede ser constante o reducirse incluso si la compañía incrementa sus ingresos.

La tecnología de información también puede reducir los costos administrativos internos. Según la

teoría de la agencia, la empresa es como un “conjunto de contratos” entre individuos interesados en

sí mismos más que como una entidad unificada, de maximización de utilidades. Un director emplea

“agentes” para desempeñar un trabajo en su beneficio. Sin embargo, los agentes necesitan

supervisión y administración constantes porque de otra manera tenderán a perseguir su propio

interés en vez del de los dueños. Conforme las empresas crecen en dimensiones y alcance, los

costos de la agencia o coordinación se elevan, ya que los dueños deben invertir más y más esfuerzos

en supervisar y administrar a los empleados.

Al bajar los costos de adquisición

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