PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL DEL ÁREA DE VENTAS EN EL SECTOR UNIVERSITARIO

PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL DEL ÁREA DE VENTAS EN EL SECTOR UNIVERSITARIO

Por: Tito Llerena Rojas

1. GENERALIDADES

1. DESCRIPCIÓN 

El Plan de gestión de personal plantea los roles, responsabilidades y la línea del personal que forma parte de la institución.

Una de las mejores técnicas que se pueden usar es un cuadro donde se puede tabular las responsabilidades. En muchos libros de administración de proyectos la llaman Matriz de responsabilidad. “La Matriz de responsabilidad es un método utilizado para mostrar, en formato de tabla, a las personas responsables de la realización de los elementos de trabajo en la EDT”. (Gido y Clements, 2006).

Por otra parte, el departamento de ventas se encargará de la venta de los servicios, así como de dar seguimiento a las personas encargadas de ofrecer los servicios en la institución y en sus diversos canales de venta.

1. OBJETIVOS

El objetivo fundamental y concreto del plan de gestión de personal es conseguir que el talento humano sea una ventaja competitiva sostenible a largo plazo que contribuya al logro de los objetivos generales de la institución.  

1. ESTRATÉGIA

Es el posicionamiento de la institución, a través de buenas estrategias de venta, así como la adecuada organización del área, la gestión de ventas y las mejoras en la propia organización.

1. PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL DE VENTAS

1. Organigramas:

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura organizativa. Su objetivo es el suministrar un cuadro que ponga en evidencia:

• La articulación de las distintas funciones dentro de la estructura.
• Los puestos de trabajo y las unidades existentes, y su posición en la estructura.
• Las relaciones formales, las líneas de comunicación y las conexiones existentes entre los distintos puestos y unidades.

Para la elaboración del organigrama que nos permitirá seguir con este Plan de Gestión de Personal se ha elegido su representación general y sectorial, es decir, el organigrama general resume en un único gráfico toda la estructura de la organización y se completa con una serie de organigramas particulares que lo desarrollan y que representan con más detalle la estructura a nivel de unidades menores.

La estructura vertical, la más difundida y común, nos permite conocer cuál es el puesto más elevado de la organización, ya que éste se situará en la parte superior de la hoja y a partir de ahí le siguen los puestos en orden decreciente de autoridad. Todos los que en el organigrama quedan a la misma altura tienen el mismo puesto jerárquico, la misma autoridad y ocupan el mismo escalón en la estructura.

Gráfico 1: Organigrama Departamento de Personal

[pic 1]

1. Análisis de las Necesidades y Diseño del Puesto de Trabajo:

Nuestra institución no cuenta con una detallada descripción de los puestos de trabajo, problema que se solventará a continuación cuando se muestre el diseño de los mismos en base a los resultados obtenidos a través de los cuestionarios de descripción de los puestos de trabajo.

• Director del Departamento de Personal.

La creación de un departamento específico de Personal sería la herramienta estrella para la implementación y control del Plan de Personal que vamos a proponer.

Estudiadas las dimensiones de la organización así como el volumen de negocio y no por ello olvidar la realidad actual del sector, un director de Personal y un administrativo en el departamento sería suficiente.

• Director del Departamento Comercial.

En las filiales de la institución los comerciales dependen directamente del director de la misma; no es un problema ya que el número de trabajadores en las filiales no es excesivamente elevado.

• Director del Departamento de Ventas.

La figura de este director sería clave a la hora de controlar todas las ventas de servicios de Post – Grado de la institución.

Por ahora existen  muchos trabajadores en el área de ventas que deben ser supervisados por un director.

1. Selección y Reclutamiento del Personal:

La misión del proceso de selección es dotar de la mayor eficiencia personal (la del trabajador) a cada puesto de trabajo: elección de la persona adecuada para el puesto adecuado.

Hay tres factores clave de los que dependerá el proceso de selección:

• Posición de la empresa. (Características del puesto de trabajo, Características del posible trabajador).
• Situación del mercado de trabajo. (Mercado de Talento Humano).
• Situación de las personas a contratar. (Buscan mejores beneficios, Buscan mejores cargos, Buscan mejores condiciones de trabajo, Desempleados, Buscan nuevas oportunidades).

Teniendo un buen análisis del diseño de puestos de trabajo ya se pueden definir los puntos que se irán tratando durante el proceso de selección.

Este proceso que nos disponemos a configurar está formado por:

• Reclutamiento
• Preselección.
• Selección.
• Incorporación y Acogida.

Cada unos de estos puntos será tratado a continuación pormenorizado, pero no sin antes ponernos en situación y analizar la política de selección actual de nuestra institución.

Reclutamiento

El reclutamiento supone la búsqueda de uno o varios candidatos para cubrir una vacante, o, el conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente cualificados y capaces de ocupar puestos y cargos dentro de la organización.

Con el siguiente esquema se intenta mostrar los que la organización puede ofrecer al mercado de trabajo a través de sus procedimientos de reclutamiento y cómo este mercado reacciona ante tales ofertas.

Preselección

La funcionalidad de la preselección reside en que actuará como un primer filtro de aspirantes. Consta de tres sencillos pasos:

• Estudio del Curriculum.

La recepción de los C.V.´s será el primer contacto que tendrá la empresa con el candidato.

Debemos ser meticulosos con los mismos y aceptar sólo aquellos que sean concretos, claros, precisos, verídicos, comprobables o documentados.

Deben tener una fotografía en color tamaño carnet y se pondrá especial hincapié en la formación académica y en la experiencia profesional.

Si el Curriculum va acompañado de una Carta de Presentación donde el aspirante nos muestra sus principales motivaciones por las que trabajar entre nosotros así como el valor que podría añadir a la organización es un plus.

• Unificación de Referencias.

En este apartado se estudiaran los Curriculum previamente recibidos y se seleccionarán aquellos que cumplan los requisitos mínimos del Análisis de Diseño de Puestos de Trabajo para el puesto ofertado.

• Determinación del Colectivo De Candidatos.

Serán los que entraran en el proceso de selección.

Selección

La selección de personal es el proceso por el cual los individuos atraídos en la fase de reclutamiento y que potencialmente podrían ser contratados por la organización, son analizados para conocer el conjunto de Conocimientos, Habilidades y Aptitudes (CHAs) que poseen para el desarrollo de las actividades en el puesto de trabajo.

Hasta el momento, la institución no sigue un proceso de selección estructurado ni definido, cuando reclutan a una persona, el encargado lleva a cabo una charla con el candidato, pero con una estructura informal. No hay una citación, tampoco hay una preparación por parte del entrevistador. Es simplemente una conversación entre ambos.

Nosotros vamos a proponer al Grupo que gestionen este proceso tan importante de una forma más eficiente.

Puesto que la empresa busca la adecuación entre empresa, puesto y organización, debería llevar a cabo procesos de selección para conocer en profundidad a los candidatos y seleccionar a los mejores.

La prueba más importante del proceso, sería la “entrevista”. Es la herramienta por excelencia en la selección de personal. Será el factor que más influya a la hora de tomar la decisión final sobre la aceptación o no del candidato.

Se trata de un diálogo que se sostiene con un propósito definido. Cada persona tiene su papel, tanto entrevistador como entrevistado y tienen que actuar dentro de él, estableciendo una norma de comunicación en un marco acotado por el tiempo y el tema a tratar. El objetivo del entrevistador es obtener la máxima información posible del candidato, haciéndole una serie de preguntas que le confirmarán la adecuación o no del candidato al puesto ofertado, o si no hay una vacante en ese momento, a una futura necesidad de la institución.

Nuestra propuesta para la institución, es que deberían utilizar como principal herramienta de selección la entrevista mixta, donde se establezca un guión de principales cuestiones a tratar con los candidatos, y se aclaren ciertos aspectos básicos sobre ellos y su curriculum y posteriormente cuestiones libres, donde podamos comprobar realmente como se expresa cada candidato, cómo reacciona ante las cuestiones, y como se desenvuelve ante preguntas inesperadas. Respecto al tipo de preguntas, sería conveniente que realizaran las que estimen oportunas.

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